Thị trường chứng khoán (TTCK) Việt Nam thời gian qua liên tục nhận được những thông tin gây “sốc” bởi báo cáo tài chính (BCTC) của các doanh nghiệp đang từ lãi chuyển sang lỗ và ngược lại, mà điểm chung đều có liên quan đến hàng tồn kho và/hoặc nợ phải thu.

Su tin cay cua bao cao tai chinh - Anh 1

Ảnh minh họa

Điều này đã khiến các nhà đầu tư không khỏi hoài nghi về chất lượng và sự đáng tin cậy của các báo cáo kiểm toán hiện nay

Chuyện gì đang xảy ra với hệ thống kiểm soát nội bộ (KSNB) của các doanh nghiệp đó? Rõ ràng, quản trị công ty đang là vấn đề nghiêm trọng của không ít doanh nghiệp niêm yết khi sự giám sát của cổ đông và ban kiểm soát dường như không hiệu quả. Chất lượng giám sát kém cỏi cùng với tính độc lập của kiểm toán độc lập suy giảm đang ảnh hưởng rất lớn đến chất lượng thông tin tài chính và niềm tin của các nhà đầu tư trên TTCK hiện nay.

Môi trường cho những điều đúng

Doanh nghiệp cần có môi trường tốt để những điều đúng luôn xảy ra trước tiên; tất cả nhân viên làm việc hết mình và không ai dám làm bậy. Môi trường tốt và những điều đúng bao gồm các tiêu chuẩn đạo đức xã hội, những quy định của luật pháp, các giá trị, nguyên tắc và quy định của công ty (giá trị cốt lõi, nguyên tắc quản trị công ty, hệ thống ủy quyền, các chính sách công ty...). Trong đó, nguyên tắc quản trị công ty là một công cụ quan trọng, đặc biệt với những doanh nghiệp đang trong quá trình chuyển đổi thành công ty cổ phần đại chúng, bằng việc thông qua, tuân thủ, và cập nhật thường xuyên nguyên tắc quản trị, giúp HĐQT và ban giám đốc ý thức được những lợi ích cao nhất của công ty và cổ đông mà mình đang phục vụ, qua đó sẽ làm tăng hiệu quả quản trị rủi ro và KSNB.

Cơ chế đảm bảo doanh nghiệp hoạt động trong khuôn khổ quy định

Trong thực tế, hàng tồn kho là khoản mục rất khó kiểm chứng. Do đó, một cá nhân với uy quyền lãnh đạo không quá khó khăn khi can thiệp trực tiếp hoặc gián tiếp vào hoạt động quản lý hàng tồn kho hoặc ghi sổ kế toán. Hoặc cũng có thể, những chênh lệch được tạo ra bởi một nhóm cá nhân có trách nhiệm trong những phần hành có liên quan do những lợi ích cục bộ từ trong doanh nghiệp.

Do đó, việc phân quyền và ủy quyền lúc này trở nên quan trọng hơn bao giờ hết trong hệ thống KSNB của một doanh nghiệp. Trách nhiệm phải đi đôi với quyền hạn. Hoạt động ủy quyền (xem bảng 1) được thực thi bằng một hệ thống quản lý dạng ma trận bao gồm cả thước đo tài chính và phi tài chính. Sự ủy quyền đúng mực sẽ giúp nâng cao hiệu quả công việc tập thể, giảm được áp lực công việc của người ủy quyền, góp phần đào tạo các nhà quản trị kế cận, mang đến cơ hội phát triển cho các thành viên có năng lực, tăng trách nhiệm và trách nhiệm giải trình của cấp lãnh đạo và quản lý.

Đi cùng với hệ thống ủy quyền là hệ thống kiểm soát trách nhiệm (SOD) giúp loại trừ được những nguy cơ lạm dụng quyền hạn, tham ô tài sản, sửa đổi, can thiệp vào cơ sở dữ liệu, những sai sót làm sai lệch BCTC... mà không bị phát hiện. Sự phân chia nhiệm vụ này được thực hiện bằng hệ thống quản lý dạng ma trận (xem bảng 2):

Phương thức ngăn ngừa rủi ro tại nguồn khởi phát

Các thủ tục kiểm soát phòng ngừa được thiết kế để ngăn chặn, hoặc sớm phát hiện ra những sai phạm có tính hệ thống. Thủ tục kiểm soát này được thực hiện ngay trong công việc hàng ngày của nhân viên theo chức năng của họ thông qua việc xác định mục tiêu kiểm soát, nhận diện rủi ro, tập trung vào các hoạt động chủ chốt, sau đó là phân chia trách nhiệm, giám sát và kiểm tra... Tất cả được hệ thống hóa thành chuẩn mực trong chính sách KSNB của doanh nghiệp.

Ví dụ, việc hạch toán chi phí và đánh giá hàng tồn kho có thể có những rủi ro như: giá vốn không chính xác, hàng tồn kho bị mất mát, lượng hàng tồn không chính xác, việc đối chiếu số liệu và đánh giá giá trị hàng tồn kho không đúng thẩm quyền, hạch toán kế toán không kịp thời..., khiến BCTC không còn chính xác. Để ngăn ngừa những rủi ro này, doanh nghiệp tập trung sự kiểm tra, giám sát vào những hoạt động như: định nghĩa và xem xét định kỳ quy tắc xác định giá trị, đánh giá chi phí chênh lệch giữa chi phí thực tế và dự toán. Những chênh lệch đáng kể phải được điều tra và giải quyết, thay đổi trong đơn giá được tính toán, theo dõi và xem xét lại bởi cấp quản lý. Việc điều chỉnh các khoản mục phải đúng thẩm quyền, việc hạch toán kế toán phải kịp thời...

Phương thức chặn đứng hoặc sớm phát hiện những lỗi sai sót, gian lận

Thứ nhất, vai trò độc lập của kiểm toán nội bộ. Theo đó, các thủ tục kiểm soát phát hiện được thiết kế nhằm phát hiện các sai phạm, tức sau khi nghiệp vụ đã xảy ra, do đó rất đề cao tính độc lập của kiểm toán nội bộ trong hoạt động KSNB của doanh nghiệp. Kiểm toán nội bộ phải có chức năng thẩm định độc lập, được thiết lập bên trong doanh nghiệp để xem xét và đánh giá các hoạt động của doanh nghiệp với tư cách là một sự trợ giúp đối với doanh nghiệp, nghĩa là kiểm toán nội bộ ngoài trách nhiệm kiểm tra sự chính xác số học và sự tồn tại của tài sản, nó còn có chức năng xác minh với trình độ cao hơn công việc kiểm toán mà không bị ràng buộc bởi thế lực nào kể cả những người lãnh đạo cao cấp nhất trong doanh nghiệp về phạm vi, hiệu quả kiểm tra, báo cáo, những phát hiện và kết luận.

Thứ hai, sự tham gia của thành viên HĐQT/ban kiểm soát độc lập. Hệ thống KSNB có hai tầng kiểm soát. Tầng quản trị giúp HĐQT giám sát hoạt động của TGĐ, bao gồm: thành tích chung của công ty, sự tuân thủ của bộ máy điều hành đối với luật pháp và quy định của công ty, việc triển khai chiến lược, các chỉ tiêu kinh doanh và kết quả tài chính... Tầng quản lý giúp TGĐ kiểm tra, giám sát mọi vấn đề liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh, các hoạt động tác nghiệp của các đơn vị kinh doanh, phòng ban, và nhân viên công ty.

Với vị thế độc lập, thành viên HĐQT/ban kiểm soát độc lập giúp củng cố hơn nữa các hoạt động thực chất của hệ thống giám sát nội bộ, nâng cao trách nhiệm trong các hoạt động kiểm toán của kiểm toán nội bộ, và tính khách quan trong hợp tác với công ty kiểm toán độc lập.

Theo TBKTSG

Trần Khắc Điền -