GÓC NHÌN: BIÊN BẢN PHIÊN THẢO LUẬN CỦA QUỐC HỘI CỘNG HÒA LIÊN BANG ĐỨC, NHỮNG GIÁ TRỊ THAM KHẢO CHO QUỐC HỘI VIỆT NAM

Tại phiên họp mùa Xuân của Hiệp hội các Tổng Thư ký nghị viện (ASGP) vừa diễn ra tại Thụy Sĩ, tháng 3/2024, công tác lập, phát hành và lưu trữ biên bản đã trở thành chủ đề thu hút sự quan tâm đặc biệt của các Tổng Thư ký Nghị viện, Ban Thư ký Quốc hội các nước. Tại diễn đàn, Phó Tổng Thư ký Thượng viện CHLB Đức Georg Kleeman đã chia sẻ những thông tin về: (1) Công cụ ghi biên bản diễn biến phiên họp của Nghị viện CHLB Đức (gồm bản điện tử/text, bản giấy, ghi âm, ghi hình và ứng dụng trí tuệ nhân tạo…); (2) Xuất bản, phát hành, lưu trữ biên bản phiên họp của Nghị viện; (3) Các thủ tục phát hành công khai biên bản phiên họp của Nghị viện. Từ những kết quả trong công tác biên bản của Ban Thư ký Nghị viện Đức sẽ có những kinh nghiệm cho Quốc hội Việt Nam trong hoàn thiện quy trình, thủ tục lập, phát hành và lưu trữ biên bản các phiên họp của Quốc hội và các cơ quan của Quốc hội.

1. Biên bản và ý nghĩa của việc lập biên bản

Nghị viện các nước đặc biệt coi trọng công tác lập biên bản phiên thảo luận của Quốc hội. Bởi lẽ, đây là chứng cứ pháp lý quan trọng phục vụ cho việc tiếp thu ý kiến các nghị sĩ, chỉnh lý những nội dung thuộc quyết sách của Nghị viện.

Bản chất hoạt động của Nghị viện là công khai; việc công khai xuất phát từ lý do: cử tri bầu ra các nghị sĩ – người đại diện cho mình và ủy quyền cho họ thực hiện các công việc tại Nghị viện. Nghị viện trở thành cơ quan đại diện cho ý chí, nguyện vọng, mong muốn của cử tri; đóng vai trò cân bằng giữa lợi ích của cử tri và lợi ích quốc gia. Vì thế, cử tri có quyền giám sát hoạt động/hành vi của các nghị sĩ tại Nghị viện để theo dõi, xem xét nghị sĩ do họ bầu có thực sự phản ánh những ý kiến của cử tri không, có giải quyết những vấn đề đặt ra trong đời sống của cử tri tại diễn đàn Nghị viện hay không. Quốc hội một số nước có không gian riêng cho cử tri đại diện vào dự, theo dõi phiên họp. Tuy nhiên, không phải cử tri nào cũng có thể bố trí được thời gian, điều kiện cần thiết để theo dõi, giám sát nghị sĩ do mình bầu. Vì vậy, diễn biến phiên họp cần được tường thuật và được công khai để cử tri và nhân dân theo dõi, nhất là những cử tri sinh sống, học tập và làm việc ngoài lãnh thổ.

Tổng Thư ký Quốc hội, Chủ nhiệm Văn phòng Quốc hội Bùi Văn Cường dẫn đầu Đoàn Ban Thư ký Quốc hội Việt Nam tham dự Hội nghị ASGP tại Thụy Sĩ từ 24 - 26/3/2024. Ảnh: Khắc Phục

Bên cạnh đó, tính minh bạch và khả năng truy xuất nguồn gốc của quá trình đưa ra những quyết định chính trị là yếu tố cần thiết cho một nhà nước dân chủ. Do đó, hồ sơ biên bản diễn biến phiên họp của nghị viện là một cơ chế bảo đảm được yếu tố công khai, minh bạch của nghị viện.

Tại Nghị viện CHLB Đức, hồ sơ biên bản là bằng chứng về các cuộc tranh luận đối với những vấn đề/quyết sách chính trị của đất nước. Biên bản phiên họp còn có ý nghĩa trong việc mô tả bối cảnh, diễn tiến sự phát triển của nền lập pháp thông qua việc ban hành các dự án luật dựa trên các ý kiến phát biểu của nghị sĩ và số lá phiếu được bỏ cho dự luật/tổng số nghị sĩ. Vì vậy, biên bản phiên họp của nghị viện còn có tính lịch sử. Cựu Chủ tịch Hạ viện CHLB Đức Wolfgang Schäuble từng mô tả “Biên bản cho phép thế hệ tương lai có cái nhìn sâu sắc về những thời khắc tươi đẹp nhất cũng như thời khắc đen tối nhất của chủ nghĩa nghị viện”. Cựu Chủ tịch Hạ viện này còn nhấn mạnh một cách sinh động về yêu cầu đối với người tốc ký, đó là phải bảo đảm “độ trong suốt tối đa” của phiên họp (tức là bảo đảm phản ánh tính trung thực nhất diễn biến phiên họp) với tối thiểu các ký tự nhưng vẫn phải đạt được mức độ chính xác cao nhất.

Một phiên họp của Quốc hội Đức. Ảnh TTXVN

Ngày nay, mặc dù có nhiều sự hỗ trợ của công nghệ thông tin nhưng nghị viện nhiều nước vẫn duy trì hoạt động ghi biên bản truyền thống thông qua cơ chế của người tốc ký/người ghi biên bản. Người tốc ký này chịu trách nhiệm ghi biên bản cuộc họp nên được bố trí ngồi ở vị trí trung tâm của Hội trường - phía trước chỗ ngồi của Chủ tịch Nghị viện và bục phát biểu. Với vị trí này, người tốc ký có thể quan sát được toàn bộ Hội trường, theo dõi được tổng thể nghị sĩ phát biểu, thậm chí có thể xác định được vị trí của từng nghị sĩ vỗ tay ủng hộ.

2. Ứng dụng công nghệ vào công tác ghi biên bản

Xuất phát từ ý nghĩa của việc lập biên bản nêu trên đòi hỏi công tác lập biên bản cần luôn luôn đổi mới để đáp ứng tiêu chí nòng cốt là tính trung thực và độ chính xác cao nhằm bám sát yêu cầu công khai, minh bạch hoạt động của nghị viện. Từ đó, Ban Thư ký Quốc hội phải thường xuyên đánh giá: Liệu các bản ghi âm và video hoặc phần mềm nhận dạng giọng nói tự động có thể thay thế toàn bộ hoạt động tốc ký của người ghi biên bản không?

Có thể thấy, trước sự phát triển của khoa học công nghệ, vị trí ghi biên bản của người tốc ký đã bị “lung lay”. Các công nghệ hiện đại như: thiết bị ghi âm; thiết bị ghi hình; công nghệ nhận diện, chuyển giọng nói thành chữ viết đã hỗ trợ đắc lực cho công tác lập biên bản hiện nay, đặc biệt là việc ứng dụng trí tuệ nhân tạo (AI) vào hoạt động ghi biên bản. Trí tuệ nhân tạo không chỉ giúp hỗ trợ công tác ghi biên bản mà còn giúp xuất bản, lưu trữ tập biên bản; đồng thời hỗ trợ nghị sĩ, công chức, người dân tìm kiếm, tiếp cận hồ sơ biên bản với quy trình tối ưu.

Các công nghệ hiện đại như: thiết bị ghi âm; thiết bị ghi hình; công nghệ nhận diện, chuyển giọng nói thành chữ viết đã hỗ trợ đắc lực cho công tác lập biên bản hiện nay. (hình minh họa)

* Ưu điểm/hạn chế của từng hình thức lập biên bản:

- Ghi biên bản bằng tốc ký:

Có thể khẳng định, ghi biên bản bằng tốc ký/biên bản giấy là hoạt động đang diễn ra hoặc đã từng diễn ra ở hầu hết Nghị viện/Quốc hội các nước. Ưu điểm là phản ánh khá chính xác diễn biến phiên họp do có sự quan sát trực quan của người tốc ký. Tuy nhiên, hoạt động này đòi hỏi người tốc ký phải rất tập trung; ngoài ra, còn phải huy động sự tham gia của nhiều người ngay ở giai đoạn lập biên bản và cả ở nhưng công đoạn khác nhau. Bởi lẽ, một người có thể theo dõi, phản ánh chính xác hoạt động phát biểu đơn thuần của các nghị sĩ; nhưng khi diễn biến phức tạp, có sự tranh luận gay gắt của hai hoặc nhiều nghị sĩ, của nhiều nhóm đảng hoặc khi có sự cố xảy ra thì một người tốc ký/ghi biên bản sẽ khó theo dõi, phản ánh kịp thời và dễ bỏ sót tình tiết. Công tác hiệu đính, phát hành biên bản cũng không nên giao phó hoàn toàn cho người lập biên bản.

- Ghi âm phiên họp:

Thời gian trước đây, bản ghi âm đã trở thành tiêu chuẩn trước khi có sự tham gia của các thiết bị ghi hình. Ưu điểm của ghi âm là phản ánh được diễn biến phiên họp xuyên suốt toàn bộ quá trình và có thể phát sóng trực tiếp. Hạn chế là khó xác định được nghị sĩ nào, đại diện cho cử tri ở địa phương nào đang phát biểu do bản ghi âm không thể hiển thị tên người phát biểu được? Hoạt động ghi âm phiên họp vẫn phải có sự hỗ trợ của con người với việc thuyết minh/liệt kê danh sách người phát biểu, bổ sung các thông tin bằng một văn bản giấy đối với trường hợp thiết bị ghi âm không thể thể hiện được (ví dụ như việc thể hiện tên của nghị sĩ vắng mặt; các nghị sĩ thuộc đảng khác bỏ về nhằm phản đối nghị sĩ đang phát biểu…).

Công tác lập, phát hành và lưu trữ biên bản đã trở thành chủ đề thu hút sự quan tâm đặc biệt của các Tổng Thư ký Nghị viện, Ban Thư ký Quốc hội các nước tại Hội nghị Hiệp hội Tổng Thư ký Nghị viện thế giới (ASGP). Ảnh: Khắc Phục

- Ghi hình phiên họp:

Hiện nay, ghi biên bản bằng hình ảnh (video) các phiên thảo luận, tranh luận tại Quốc hội và phát sóng trực tiếp đã trở nên phổ biến ở hầu hết mọi nơi và chiếm ưu thế so với các hình thức khác. Ưu điểm của việc sử dụng video thay vì âm thanh hay biên bản giấy là nét mặt và cử chỉ của người nói cũng như phản ứng của các nghị sĩ xung quanh đều được ghi lại. Vì thế, video gần như thay thế biên bản bằng giấy. Việc truyền phát và lưu trữ video cho phép cử tri và những người quan tâm đến hoạt động nghị viện được trực tiếp trải nghiệm các sự kiện của nghị viện; cơ hội truy cập, theo dõi dễ dàng hơn so với khai thác hồ sơ bằng văn bản. Ngoài ra, việc ghi hình phiên họp giúp những người quan tâm có thể tự lưu trữ thông tin bằng cách tải trên các trang web công khai để phục vụ cho hoạt động nghiên cứu của cá nhân.

- Biên bản điện tử:

Trái ngược với các bản ghi hình và ghi âm, văn bản điện tử có thể được tìm kiếm bằng các từ khóa; cử tri chỉ cần đọc lướt (scan) hoặc bỏ qua những phần không quan trọng để đến thẳng nội dung cần quan tâm. Biên bản điện tử có thể chèn các trích dẫn, liên kết đến các phương tiện truyền thông khác như page/cơ sở dữ liệu có chứa bản video, bản ghi âm (điều mà hình thức ghi âm, ghi hình đều không thể làm được). Vì vậy mà hồ sơ biên bản dạng văn bản (text) vẫn phải được duy trì ở nghị viện nhưng được xây dựng theo hướng biên bản điện tử.

Biên bản điện tử được xây dựng trên cơ sở chuyển đổi giọng nói thành văn bản trực tiếp tại phiên thảo luận. Mặc dù vậy, biên bản điện tử vẫn đòi hỏi phải chỉnh sửa hậu kỳ thông qua việc bổ sung các trường thông tin thiếu do máy nhận diện giọng nói không xác định và thể hiện được tên người phát biểu, nghị sĩ của địa phương nào. Người tốc ký/người lập biên bản có trách nhiệm bổ sung những thông tin hình ảnh trực quan vào biên bản điện tử bằng việc mô tả những dấu hiệu khác thường trong quá trình nghị sĩ phát biểu.

Phóng viên Truyền hình Quốc hội Việt Nam thực hiện ghi hình các phiên họp của Quốc hội. Ảnh: Phạm Thắng

Từ khi ChatGPT nổi lên, trí tuệ nhân tạo (AI) trong lĩnh vực văn bản được nhấn mạnh. AI đã mở ra những khả năng mới không chỉ khởi tạo văn bản mà còn liên quan đến việc phiên âm các bản ghi video hoặc âm thanh - cụ thể là chụp văn bản độc lập với nghị sĩ phát biểu. Không giống như phần mềm nhận dạng giọng nói truyền thống, các hệ thống dựa trên AI (ví dụ: phần mềm “whisper” hoặc “ctranslate2”) không còn bị ràng buộc bởi một micro cụ thể (thường thiết bị ghi âm – nhận diện giọng nói chỉ nhận diện phát biểu của một người; trường hợp tranh cãi giữa các nghị sĩ/phát biểu đan xen nhau thì phần mềm nhận diện giọng nói không xử lý được). Ngoài ra, AI xử lý biên bản trên cơ sở ngữ liệu văn bản chứ không phải từ điển. Điều này giúp tăng vốn từ vựng có sẵn và làm cho phần mềm cũng có thể nhận ra các từ ngữ chưa từng xuất hiện. Trong điều kiện lý tưởng, độ chính xác nhận dạng giọng nói, khuôn mặt đạt đến 95%.

Với việc đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin, AI vào công tác lập, phát hành, lưu trữ biên bản, tuy bảo mật công nghệ thông tin vẫn là vấn đề cần được đặt ra nhưng triển vọng là vô cùng hứa hẹn. Trong tương lai, việc phiên âm các tệp âm thanh hoặc video sẽ được tự động hóa và thực hiện trong khoảng thời gian tối thiểu. Mặc dù việc ứng dụng AI vẫn đòi hỏi hoạt động kiểm tra của con người, nhưng quy trình, thủ tục lập, phát hành và lưu trữ biên bản truyền thống như hiện nay sẽ sớm trở thành quá khứ.

1. Quy định về phiên họp của Quốc hội

1.1. Luật Tổ chức Quốc hội số 57/2014/QH13 được sửa đổi, bổ sung bởi Luật số 65/2020/QH14; Nội quy kỳ họp Quốc hội (ban hành kèm theo Nghị quyết số 71/2022/QH15 ngày 15/11/2022), Quy chế làm việc của Ủy ban Thường vụ Quốc hội (ban hành kèm theo Nghị quyết số 29/2022/UBTVQH15 ngày 12/12/2022), Quy chế làm việc mẫu của Hội đồng Dân tộc và các Ủy ban của Quốc hội (ban hành kèm theo Nghị quyết số 283/2021/NQ-UBTVQH15 ngày 27/8/2021) đều có quy định liên quan đến biên bản:

a) Các phiên họp tại kỳ họp Quốc hội (Điều 94 Luật Tổ chức Quốc hội, Điều 13 của Nội quy kỳ họp Quốc hội) gồm: phiên họp toàn thể của Quốc hội; phiên họp do Ủy ban Thường vụ Quốc hội tổ chức, phiên họp do Hội đồng Dân tộc, Ủy ban của Quốc hội tổ chức để thảo luận, xem xét về nội dung trong chương trình kỳ họp Quốc hội thuộc lĩnh vực phụ trách; phiên họp Đoàn đại biểu Quốc hội, phiên họp Tổ đại biểu Quốc hội thảo luận về nội dung trong chương trình kỳ họp Quốc hội; Cuộc họp do Chủ tịch Quốc hội mời Trưởng Đoàn đại biểu Quốc hội, Chủ tịch Hội đồng Dân tộc, Chủ nhiệm Ủy ban của Quốc hội và đại biểu Quốc hội khác có liên quan trao đổi về những vấn đề trình Quốc hội xem xét, quyết định.

Chủ tịch Quốc hội Vương Đình Huệ phát biểu tại Kỳ họp thứ 6, Quốc hội khóa XV.

b) Phiên họp của Ủy ban Thường vụ Quốc hội (phiên họp thường kỳ, chuyên đề, bất thường và phiên họp khác); Hội nghị đại biểu Quốc hội hoạt động chuyên trách; cuộc họp, hội nghị khác do Ủy ban Thường vụ Quốc hội tổ chức (theo Quy chế làm việc của Ủy ban Thường vụ Quốc hội).

c) Phiên họp toàn thể của Hội đồng Dân tộc, Ủy ban của Quốc hội (Điều 87 của Luật Tổ chức Quốc hội).

d) Phiên họp của Thường trực Hội đồng Dân tộc, Thường trực Ủy ban của Quốc hội (Nghị quyết số 283/2021/NQ-UBTVQH15).

1.2. Quy định về biên bản:

a) Điều 98 của Luật Tổ chức Quốc hội quy định trách nhiệm của Tổng Thư ký Quốc hội trong việc “tổ chức các nghiệp vụ thư ký tại kỳ họp Quốc hội, phiên họp Ủy ban Thường vụ Quốc hội; tập hợp, tổng hợp các ý kiến của đại biểu Quốc hội; ký biên bản kỳ họp, biên bản phiên họp” (điểm d khoản 1).

b) Điều 26 của Nội quy kỳ họp Quốc hội quy định:

“Điều 26. Biên bản kỳ họp Quốc hội

1. Kỳ họp Quốc hội và các phiên họp tại kỳ họp Quốc hội phải được ghi âm, ghi biên bản. Biên bản kỳ họp Quốc hội gồm biên bản tổng hợp và biên bản các phiên họp tại kỳ họp Quốc hội.

2. Biên bản phiên họp toàn thể của Quốc hội phải phản ánh đầy đủ ý kiến phát biểu tại phiên họp; ý kiến bằng văn bản của đại biểu Quốc hội; kết quả biểu quyết của Quốc hội tại phiên họp. Biên bản phiên họp toàn thể của Quốc hội do Chủ tịch Quốc hội hoặc Phó Chủ tịch Quốc hội được phân công điều hành phiên họp và thư ký phiên họp ký xác thực.

3. Biên bản phiên họp do Ủy ban Thường vụ Quốc hội tổ chức phải phản ánh đầy đủ ý kiến phát biểu, ý kiến bằng văn bản của đại biểu Quốc hội và do Chủ tịch Quốc hội hoặc Phó Chủ tịch Quốc hội được phân công điều hành phiên họp, Tổng Thư ký Quốc hội ký xác thực.

4. Biên bản phiên họp do Hội đồng Dân tộc, Ủy ban của Quốc hội tổ chức phải phản ánh đầy đủ ý kiến phát biểu, ý kiến bằng văn bản của đại biểu Quốc hội và do Chủ tọa phiên họp, thư ký phiên họp ký xác thực.

5. Biên bản các phiên họp Đoàn đại biểu Quốc hội, Tổ đại biểu Quốc hội phải phản ánh đầy đủ ý kiến phát biểu của đại biểu Quốc hội, ý kiến bằng văn bản của đại biểu Quốc hội và do Chủ tọa phiên họp, thư ký phiên họp ký xác thực.

6. Biên bản và bản ghi âm của các phiên họp phải được chuyển đến Tổng Thư ký Quốc hội để xây dựng biên bản kỳ họp Quốc hội. Biên bản kỳ họp Quốc hội phải được hoàn thành trong thời hạn 15 ngày kể từ ngày bế mạc kỳ họp Quốc hội, do Chủ tịch Quốc hội và Tổng Thư ký Quốc hội ký xác thực.

7. Mẫu biên bản tổng hợp, biên bản các phiên họp do Tổng Thư ký Quốc hội quy định.”.

Phiên họp thứ 31 của Ủy ban Thường vụ Quốc hội.

c) Điều 95 (khoản 1, 2) Quy chế làm việc của Ủy ban Thường vụ Quốc hội quy định:

“1. Phiên họp Ủy ban Thường vụ Quốc hội phải được ghi biên bản, ghi hình, ghi âm và gỡ băng; biên bản phải thể hiện đầy đủ thành phần, thời gian, địa điểm, diễn biến của phiên họp, ý kiến phát biểu, kết quả biểu quyết của Ủy ban Thường vụ Quốc hội (nếu có), có chữ ký của Chủ tọa và Tổng Thư ký Quốc hội.

Hội nghị, cuộc họp do Ủy ban Thường vụ Quốc hội tổ chức được ghi biên bản, ghi hình, ghi âm và gỡ băng theo yêu cầu của Chủ tọa.

2. Tổng Thư ký Quốc hội tổ chức việc ghi biên bản, ghi hình, ghi âm, gỡ băng phiên họp, hội nghị, cuộc họp của Ủy ban Thường vụ Quốc hội”.

d) Điều 16 (khoản 5) Quy chế làm việc mẫu của Hội đồng Dân tộc và các Ủy ban của Quốc hội quy định: “Phiên họp toàn thể Hội đồng Dân tộc, Ủy ban phải được ghi biên bản và có thể ghi âm khi cần thiết”.

1.3. Nhận xét chung

Như vậy, có thể thấy, tùy vào tính chất, mức độ, nội dung và mục đích đặt ra, Quốc hội Việt Nam có rất nhiều hình thức họp và được quy định tại ít nhất 04 văn bản quy phạm pháp luật khác nhau. Đi kèm theo đó là việc quy định về công tác biên bản cũng nằm rải rác tại các văn bản Luật, nghị quyết.

Có 2 nhóm chủ thể là (1) thư ký phiên họp lập biên bản và (2) Chủ tọa phiên họp xác thực biên bản. Tuy nhiên, cả 2 nhóm chủ thể này cũng rất phong phú. Tùy vào loại hình phiên họp mà: (i) thư ký phiên họp là công chức của Văn phòng Đoàn đại biểu Quốc hội và Hội đồng nhân dân hoặc công chức Văn phòng Quốc hội, Tổng Thư ký Quốc hội/thành viên Ban Thư ký; (ii) chủ tọa phiên họp ký xác thực là Chủ tịch Quốc hội, Phó Chủ tịch Quốc hội được phân công điều hành phiên họp, Chủ tịch Hội đồng Dân tộc, Chủ nhiệm Ủy ban của Quốc hội, Trưởng Đoàn đại biểu Quốc hội, Trưởng Đoàn đại biểu Quốc hội là Tổ trưởng Tổ đại biểu Quốc hội, Trưởng Đoàn đại biểu Quốc hội là Tổ phó Tổ đại biểu Quốc hội được ủy quyền…

Qua nghiên cứu các quy định cho thấy, các văn bản quy phạm pháp luật liên quan đến biên bản các phiên họp của Quốc hội đều không quy định cụ thể về thể thức, quy trình, thủ tục, cách thức lập biên bản mà chỉ quy định mang tính nguyên tắc về chủ thể có trách nhiệm lập biên bản và chủ thể có thẩm quyền ký xác thực biên bản. Mặc dù không quy định biên bản gồm hình thức nào (biên bản giấy, biên bản điện tử) nhưng đều được hiểu thuật ngữ “biên bản” tồn tại ở dạng văn bản.

2. Đề xuất, kiến nghị

Qua kinh nghiệm hoạt động của Tổng Thư ký Quốc hội, Ban Thư ký Quốc hội CHLB Đức cho thấy, Quốc hội nước bạn có hình thức phiên họp ít hơn so với Quốc hội Việt Nam. Công tác lập biên bản được thực hiện chuyên nghiệp với sự hỗ trợ của ghi âm, ghi hình, ứng dụng công nghệ thông tin (trí tuệ nhân tạo – AI, ChatGPT…). Việc nâng cao chất lượng hoạt động của Quốc hội sẽ bắt nguồn từ những hoạt động thuần túy mang tính nghiệp vụ như lập biên bản, ghi âm, ghi hình… phục vụ cho công tác tổng hợp ý kiến phát biểu để từ đó tiếp thu, chỉnh lý các dự thảo Luật, nghị quyết, pháp lệnh. Do đó, đề nghị nghiên cứu, học tập kinh nghiệm lập, phát hành biên bản của Ban Thư ký Nghị viện Đức phù hợp với điều kiện, tình hình của Quốc hội Việt Nam, theo đó:

2.1. Lập biên bản bằng hình thức điện tử, có chèn các đường link liên kết tới vị trí lưu trữ bản ghi âm, bản ghi hình từng phát biểu của đại biểu Quốc hội trên cơ sở dữ liệu của Quốc hội. Người lập biên bản vẫn phải có trách nhiệm bổ sung những thông tin hình ảnh trực quan vào biên bản điện tử như mô tả những dấu hiệu khác thường trong quá trình nghị sĩ phát biểu (số đại biểu có mặt, số đại biểu vắng mặt, danh sách đại biểu vắng mặt, chủ tọa phiên họp, khách mời phiên họp và các dấu hiệu khác như phát biểu bị gián đoạn do chủ tọa yêu cầu dừng, đại biểu Quốc hội khác phản đối, do thiết bị hỏng…).

2.2. Kinh nghiệm các nước cho thấy, công tác lập, phát hành và lưu trữ biên bản phiên họp của Quốc hội được giao cho một đơn vị chuyên trách thực hiện (đơn vị cấp vụ thuộc Ban Thư ký). Đơn vị này chịu trách nhiệm bố trí nhân sự: (1) theo dõi, lập biên bản trên cơ sở tận dụng tối đa các công cụ hỗ trợ như phần mềm nhận diện giọng nói, ghi âm, ghi hình, thiết bị nhận diện khuôn mặt, cơ sở dữ liệu về hồ sơ nghị sĩ; (2) hiệu đính, hoàn thiện biên bản với chữ ký xác nhận của Chủ tọa phiên họp (Chủ tịch Quốc hội/Tổng Thư ký Quốc hội); (3) thực hiện thủ tục công khai biên bản phiên họp trên các phương tiện thông tin như website của Quốc hội, kênh phát thanh, truyền hình của Quốc hội…

Các đại biểu tra cứu thông tin về Kỳ họp như tài liệu, biên bản kỳ họp trên các máy tính bảng được trang bị cho các ĐBQH.

Tại Việt Nam, biên bản các phiên họp công khai chưa được đăng tải do quy trình, thủ tục lập, phát hành biên bản chưa được quy định đầy đủ. Biên bản chủ yếu tồn tại ở dạng văn bản in và nộp lưu trữ truyền thống theo quy định. Ngoài ra, công tác lập biên bản là một trong số rất nhiều nhiệm vụ của đơn vị được giao chủ trì hoàn thiện biên bản (ngoài việc lập biên bản thì còn đảm nhiệm nhiều công viêc khác như xây dựng chương trình kỳ họp, phục vụ hoạt động điều hành của Chủ tịch, các Phó Chủ tịch Quốc hội…). Chủ thể lập biên bản tại Quốc hội Việt Nam rất phong phú: công chức Văn phòng Đoàn đại biểu Quốc hội, công chức Văn phòng Quốc hội. Chủ thể ký xác thực biên bản cũng phong phú (là tất cả những người đảm nhận vai trò Chủ tọa phiên họp): từ Chủ tịch Quốc hội, Phó Chủ tịch Quốc hội, Chủ tịch Hội đồng Dân tộc, Chủ nhiệm Ủy ban của Quốc hội, Trưởng Đoàn đại biểu Quốc hội, Tổ trưởng Tổ đại biểu Quốc hội… Chính vì loại hình phiên họp, chủ thể Chủ tọa phiên họp phong phú nên cần chuyên môn hóa công tác lập biên bản theo hướng giao một đơn vị cấp vụ chuyên trách hoạt động lập biên bản, phát hành biên bản và công khai biên bản.

2.3. Hoàn thiện quy định về yêu cầu đối với từng loại biên bản gồm: thể thức, chủ thể lập biên bản; điều kiện, yêu cầu của một biên bản; quy trình, thủ tục lập biên bản; quy trình, thủ tục phát hành biên bản, trong đó, phân loại biên bản được đăng tải trên Cổng Thông tin điện tử Quốc hội, biên bản được đăng tải trên trang nội bộ của Quốc hội - Intranet (vpqh.gov.vn). Trong đó, cần lưu ý triển khai biên bản điện tử với việc áp dụng chữ ký điện tử của người lập biên bản và chữ ký điện tử của Chủ tọa phiên họp.

2.4. Bên cạnh việc lưu trữ biên bản giấy như đang thực hiện thì cần thiết lập cơ sở dữ liệu lưu trữ biên bản điện tử trên môi trường mạng. Trong giai đoạn hiện nay, khi chưa đảm bảo được các điều kiện về công tác lập biên bản và thực hiện thủ tục đăng tải biên bản trên Cổng thông tin điện tử Quốc hội để khai thác chung thì nghiên cứu cấp quyền khai thác cho công chức Văn phòng Quốc hội có thể khai thác biên bản bằng tài khoản (account) nội bộ của mình ở bất cứ đâu có Internet.

Tài liệu tham khảo:

- “Keeping the permanent record of debates in parliament: what are the tools of today and tomorrow?”, Dr Georg KLEEMANN Deputy Secretary General of the German Bundesrat. (asgp.co)

- Luật Tổ chức Quốc hội số 57/2014/QH13 được sửa đổi, bổ sung bởi Luật số 65/2020/QH14.

- Nội quy kỳ họp Quốc hội (ban hành kèm theo Nghị quyết số 71/2022/QH15 ngày 15/11/2022).

- Quy chế làm việc của Ủy ban Thường vụ Quốc hội (ban hành kèm theo Nghị quyết số 29/2022/UBTVQH15 ngày 12/12/2022).

- Quy chế làm việc mẫu của Hội đồng Dân tộc và các Ủy ban của Quốc hội (ban hành kèm theo Nghị quyết số 283/2021/NQ-UBTVQH15 ngày 27/8/2021).

- Biên bản các phiên họp của Quốc hội, Ủy ban Thường vụ Quốc hội – Thực trạng và kiến nghị, (2018), Ths. Nguyễn Hạnh Thu, CN. Lê Tiến Dũng, VPQH, Trang Thông tin Nhà nước và Pháp luật của Viện Nhà nước và Pháp luật, Học viện Chính trị Quốc gia Hồ Chí Minh.