Nghĩa vụ chốt sổ Bảo hiểm xã hội đối với người lao động

Luật sư Trần Thị Khánh Hương

Luật sư Trần Thị Khánh Hương, Đoàn Luật sư TP. Hà Nội tư vấn như sau:

Sổ Bảo hiểm xã hội (BHXH) theo quy định tại Khoản 1, Điều 96, Luật Bảo hiểm xã hội năm 2014 đã nêu rõ:

1. Sổ bảo hiểm xã hội được cấp cho từng người lao động để theo dõi việc đóng, hưởng các chế độ bảo hiểm xã hội là cơ sở để giải quyết các chế độ bảo hiểm xã hội theo quy định của Luật này.

Theo đó, sổ BHXH là loại sổ dùng để ghi chép quá trình đóng, hưởng các chế độ BHXH. Đây cũng là căn cứ quan trọng để cơ quan BHXH giải quyết chế độ cho người tham gia. Những thông tin trong sổ gồm thời gian làm việc, quá trình đóng và hưởng BHXH.

Mỗi người lao động khi tham gia BHXH bắt buộc chỉ được cấp 1 sổ BHXH duy nhất. Đồng thời, mỗi người cũng chỉ được cấp 1 mã số BHXH là số định danh cá nhân duy nhất do cơ quan BHXH cấp và được ghi trên sổ BHXH, thẻ bảo hiểm y tế (theo điểm 2.13 khoản 2, Điều 2, Quyết định số 595/QĐ-BHXH).

Khi chấp dứt hợp đồng lao động, nhiều doanh nghiệp cố tình không thực hiện nghĩa vụ chốt sổ BHXH cho người lao động. Điều này ảnh hưởng tới việc làm chế độ Bảo hiểm thất nghiệp của người lao động cũng như cập nhật BHXH trong quá trình làm việc ở đơn vị mới.

Vấn đề chốt sổ bảo hiểm xã hội cho người lao động được quy định tại khoản 3, Điều 48, Bộ luật Lao động 2019 như sau:

Trách nhiệm khi chấm dứt hợp đồng lao động

...

3. Người sử dụng lao động có trách nhiệm sau đây:

a) Hoàn thành thủ tục xác nhận thời gian đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp và trả lại cùng với bản chính giấy tờ khác nếu người sử dụng lao động đã giữ của người lao động;

b) Cung cấp bản sao các tài liệu liên quan đến quá trình làm việc của người lao động nếu người lao động có yêu cầu. Chi phí sao, gửi tài liệu do người sử dụng lao động trả.

Như vậy, trong thời hạn 14 ngày làm việc kể từ ngày chấm dứt hợp đồng lao động, hai bên có trách nhiệm thanh toán đầy đủ các khoản tiền có liên quan đến quyền lợi của mỗi bên, trừ trường hợp: Người sử dụng lao động không phải là cá nhân chấm dứt hoạt động; người sử dụng lao động thay đổi cơ cấu, công nghệ hoặc vì lý do kinh tế; chia, tách, hợp nhất, sáp nhập; bán, cho thuê, chuyển đổi loại hình doanh nghiệp; chuyển nhượng quyền sở hữu, quyền sử dụng tài sản của doanh nghiệp, hợp tác xã; do thiên tai, hỏa hoạn, địch họa hoặc dịch bệnh nguy hiểm, thì có thể kéo dài, nhưng không được quá 30 ngày.

Tiền lương, BHXH, BHYT, BHTN, trợ cấp thôi việc và các quyền lợi khác của người lao động theo thỏa ước lao động tập thể, hợp đồng lao động được ưu tiên thanh toán trong trường hợp doanh nghiệp, hợp tác xã bị chấm dứt hoạt động, bị giải thể, phá sản.

Người sử dụng lao động có trách nhiệm sau đây: Hoàn thành thủ tục xác nhận thời gian đóng BHXH, BHTN và trả lại cùng với bản chính giấy tờ khác nếu người sử dụng lao động đã giữ của người lao động; cung cấp bản sao các tài liệu liên quan đến quá trình làm việc của người lao động nếu người lao động có yêu cầu. Chi phí sao, gửi tài liệu do người sử dụng lao động trả.

Khoản 5, Điều 21, Luật BHXH 2014 quy định trách nhiệm của người sử dụng lao động như sau: Phối hợp với cơ quan BHXH trả sổ BHXH cho người lao động, xác nhận thời gian đóng BHXH khi người lao động chấm dứt hợp đồng lao động, hợp đồng làm việc hoặc thôi việc theo quy định của pháp luật.

Doanh nghiệp chây lỳ không chốt sổ bị phạt ra sao?

Căn cứ tại khoản 2, Điều 12, Nghị định số 12/2022/NĐ-CP quy định:

Vi phạm quy định về sửa đổi, bổ sung, chấm dứt hợp đồng lao động

...

2. Phạt tiền đối với người sử dụng lao động có một trong các hành vi: Sửa đổi thời hạn của hợp đồng bằng phụ lục hợp đồng lao động; không thực hiện đúng quy định về thời hạn thanh toán các khoản về quyền lợi của người lao động khi chấm dứt hợp đồng lao động; không trả hoặc trả không đủ tiền trợ cấp thôi việc cho người lao động theo quy định của pháp luật; không trả hoặc trả không đủ tiền trợ cấp mất việc làm cho người lao động theo quy định của pháp luật; không trả hoặc trả không đủ tiền cho người lao động theo quy định của pháp luật khi đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động trái pháp luật; không hoàn thành thủ tục xác nhận thời gian đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp và trả lại cùng với bản chính giấy tờ khác đã giữ của người lao động sau khi chấm dứt hợp đồng lao động theo quy định của pháp luật; không cung cấp bản sao các tài liệu liên quan đến quá trình làm việc của người lao động nếu người lao động có yêu cầu sau khi chấm dứt hợp đồng lao động theo một trong các mức sau đây:

a) Từ 1.000.000 đồng đến 2.000.000 đồng đối với vi phạm từ 1 người đến 10 người lao động;

b) Từ 2.000.000 đồng đến 5.000.000 đồng đối với vi phạm từ 11 người đến 50 người lao động;

c) Từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng đối với vi phạm từ 51 người đến 100 người lao động;

d) Từ 10.000.000 đồng đến 15.000.000 đồng đối với vi phạm từ 101 người đến 300 người lao động;

đ) Từ 15.000.000 đồng đến 20.000.000 đồng đối với vi phạm từ 301 người lao động trở lên.

Vậy, khi doanh nghiệp cố tình không chốt sổ cho người lao động có thể bị xử phạt vi phạm hành chính từ 1 – 2 triệu đồng về hành vi không hoàn thành thủ tục xác nhận và trả sổ cho người lao động.

Ngoài ra, khoản 4, Điều 41, Nghị định số 28/2020/NĐ-CP quy định:

Vi phạm các quy định khác về bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp

...

4. Phạt tiền từ 2.000.000 đồng đến 4.000.000 đồng khi vi phạm với mỗi người lao động nhưng tối đa không quá 75.000.000 đồng đối với người sử dụng lao động có một trong các hành vi sau đây:

...

d) Không trả sổ bảo hiểm xã hội cho người lao động theo quy định tại khoản 5, Điều 21, Luật Bảo hiểm xã hội.

Như vậy, người sử dụng lao động không trả sổ cho người lao động theo quy định còn bị phạt tiền từ 2 – 4 triệu đồng khi vi phạm với mỗi người lao động và tối đa không quá 75 triệu đồng.

Người lao động có thể khiếu nại tại cơ quan nào khi doanh nghiệp cố ý không chốt sổ?

Căn cứ theo Điều 39, Nghị định số 24/2018/NĐ-CP quy định về giải quyết khiếu nại, tố cáo trong lĩnh vực lao động:

Thẩm quyền của Chánh Thanh tra Sở Lao động, Thương binh và Xã hội

Trường hợp sau khi chấm dứt hợp đồng lao động, doanh nghiệp không thực hiện nghĩa vụ trả lại giấy tờ cũng như sổ BHXH cho người lao động trong thời gian tối đa 30 ngày thì người lao động có thể thực hiện một trong 2 hai biện pháp sau:

Thứ nhất, thực hiện khiếu nại với cơ quan có thẩm quyền:

Căn cứ theo quy định tại Điều 15, Nghị định số 24/2018/NĐ-CP thì:

- Trường hợp doanh nghiệp không thực hiện việc chốt, trả sổ bảo hiểm cho người lao động khi chấm dứt hợp đồng lào động, hợp đồng làm việc, người lao động có thể gửi đơn khiếu nại lần đầu đến giám đốc của doanh nghiệp để được giải quyết.

- Trong trường hợp, sau 7 làm việc kể từ ngày nhận được đơn khiếu nại, doanh nghiệp không giải quyết khiếu nại hoặc giải quyết nhưng người lao động không đồng ý với quyết định giải quyết khiếu nại lần đầu thì người lao động có thể gửi đơn khiếu nại lần hai đến Chánh Thanh tra Sở Lao động, Thương binh và Xã hội, nơi người sử dụng lao động đặt trụ sở chính.

Thứ hai, gửi đơn khởi kiện trực tiếp đến Tòa án:

Trong trường hợp người lao động nhận định rằng không thể thực hiện khiếu nại đối với hoàn cảnh và tính chất của việc không trả sổ bảo hiểm thì căn cứ Điều 32, Bộ luật Tố tụng dân sự 2015 được sửa đổi bởi điểm a, khoản 2,, Điều 219 Bộ luật lao động 2019 về thẩm quyền giải quyết của Tòa án:

Tranh chấp lao động cá nhân giữa người lao động với người sử dụng lao động phải thông qua thủ tục hòa giải của hòa giải viên lao động mà hòa giải thành nhưng các bên không thực hiện hoặc thực hiện không đúng, hòa giải không thành hoặc hết thời hạn hòa giải theo quy định của pháp luật về lao động mà hòa giải viên lao động không tiến hành hòa giải, trừ các tranh chấp lao động sau đây không bắt buộc phải qua thủ tục hòa giải:

...
d) Về bảo hiểm xã hội theo quy định của pháp luật về bảo hiểm xã hội, về bảo hiểm y tế theo quy định của pháp luật về bảo hiểm y tế, về bảo hiểm thất nghiệp theo quy định của pháp luật về việc làm, về bảo hiểm tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp theo quy định của pháp luật về an toàn, vệ sinh lao động.

Như vậy, Chị Phương cần có đơn yêu cầu giám đốc công ty trả sổ BHXH theo quy định tại Khoản 5, Điều 21, Luật BHXH 2014 và Khoản 3, Điều 48, Bộ luật Lao động 2019. Nếu không thực hiện, chị có thể gửi đơn đến Phòng Lao động, Thương binh và Xã hội nơi công ty có trụ sở hoặc gửi đơn khởi kiện ra Tòa án quận/huyện nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính yêu cầu xử lý theo quy định của pháp luật để đòi lại quyền lợi khi doanh nghiệp không trả lại sổ bảo hiểm.

Thái Yến ghi