Gánh hậu quả khi 'quên' nộp báo cáo tuân thủ

Điển hình, một vụ việc xảy ra tại Công ty A có trụ sở chính ở tỉnh X. Vào tháng 10-2021, Sở Kế hoạch và Đầu tư tỉnh X ra thông báo yêu cầu Công ty A báo cáo bằng văn bản về kết quả góp vốn điều lệ, tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh, và việc tuân thủ quy định của pháp luật về đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp của công ty. Thời hạn thực hiện trong vòng 60 ngày kể từ ngày ra thông báo. Vì nhiều lý do, Công ty A không hề hay biết sự tồn tại của thông báo trên và đã không thực hiện báo cáo theo yêu cầu.

Cho đến tháng 11-2022, khi Công ty A nộp hồ sơ đăng ký thay đổi thành viên góp vốn và tăng vốn điều lệ thì không thể thực hiện được trên Hệ thống thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp (https://dangkyquamang.dkkd.gov.vn/).

Bối rối và lúng túng không hiểu nguyên nhân tại sao lại không thể thực hiện được thủ tục, Công ty A đã liên hệ phòng Đăng ký kinh doanh – Sở Kế hoạch và Đầu tư tỉnh X thì biết được lý do là: Công ty A đã vi phạm nghĩa vụ nộp báo cáo theo yêu cầu của Sở Kế hoạch và Đầu tư nên bị hạn chế việc tiến hành các thủ tục đăng ký/thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp.

Thẩm quyền yêu cầu báo cáo của cơ quan đăng ký kinh doanh và nghĩa vụ của doanh nghiệp

Điểm c, khoản 1, điều 216 Luật Doanh nghiệp 2020 quy định về nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan đăng ký kinh doanh, trong đó, cơ quan đăng ký kinh doanh có quyền: “c) Yêu cầu doanh nghiệp báo cáo về việc tuân thủ quy định của Luật này khi xét thấy cần thiết; đôn đốc việc thực hiện nghĩa vụ báo cáo của doanh nghiệp”.

Đồng thời, khoản 5, điều 15 Nghị định 01/2021/NĐ-CP về đăng ký doanh nghiệp quy định phòng Đăng ký kinh doanh có nhiệm vụ, quyền hạn: “Yêu cầu doanh nghiệp báo cáo về việc tuân thủ các quy định của Luật Doanh nghiệp theo quy định tại điểm c, khoản 1, điều 216 Luật Doanh nghiệp”.

Theo các quy định trên, người viết thấy rằng phòng Đăng ký kinh doanh thuộc Sở Kế hoạch và Đầu tư tỉnh X có thẩm quyền và cơ sở pháp lý để yêu cầu doanh nghiệp báo cáo về việc tuân thủ các quy định của Luật Doanh nghiệp.

Về phía doanh nghiệp, khoản 2, điều 8 Luật Doanh nghiệp 2020 quy định nghĩa vụ của doanh nghiệp: “Thực hiện đầy đủ, kịp thời nghĩa vụ về đăng ký doanh nghiệp, đăng ký thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp, công khai thông tin về thành lập và hoạt động của doanh nghiệp, báo cáo và nghĩa vụ khác theo quy định của Luật này”. Theo đó, thực hiện báo cáo đầy đủ, kịp thời là một trong các nghĩa vụ luật định của doanh nghiệp.

Phạm vi thông tin phải báo cáo

Theo nghiên cứu, người viết thấy rằng phạm vi thông tin thuộc diện báo cáo không được quy định cụ thể ở Luật Doanh nghiệp 2020 và các văn bản hướng dẫn thi hành, thay vào đó chỉ có quy định nguyên tắc chung về các thông tin phải báo cáo thuộc phạm vi “tuân thủ các quy định của Luật Doanh nghiệp”.

“Các quy định của Luật Doanh nghiệp” là một khái niệm rộng, có thể hiểu là bao gồm những vấn đề, những nội dung mà Luật Doanh nghiệp 2020 quy định trực tiếp, quy định dẫn chiếu (đến các văn bản pháp luật khác) mà liên quan đến hoạt động của doanh nghiệp và đặc biệt không bó hẹp ở một phạm vi lĩnh vực cụ thể nào.

Như vậy có thể hiểu, quy định về báo cáo của Luật Doanh nghiệp 2020 đang trao quyền cho cơ quan đăng ký kinh doanh quyết định việc sẽ yêu cầu doanh nghiệp báo cáo những nội dung cụ thể gì.

Qua vụ việc thực tế như đã nêu ở phần mở đầu, phạm vi thông tin doanh nghiệp phải báo cáo tuân thủ gồm báo cáo về việc góp đúng và góp đủ vốn điều lệ đã đăng ký, về việc thực hiện nghĩa vụ đăng ký thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp, tuân thủ quy định về việc tham gia bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp.

Doanh nghiệp “gánh” hậu quả khi “quên” nộp báo cáo?

Doanh nghiệp được yêu cầu phải nộp báo cáo đúng hạn và báo cáo phải có thông tin đầy đủ, chính xác. Khi vi phạm nghĩa vụ, doanh nghiệp có thể bị xử phạt vi phạm hành chính theo quy định tại khoản 1, điều 48 Nghị định 122/2021/NĐ-CP, với hình thức xử phạt chính từ 10-15 triệu đồng cho một vi phạm.

Ngoài ra, doanh nghiệp còn bị buộc áp dụng các biện pháp khắc phục hậu quả là gửi báo cáo hoặc bổ sung đầy đủ, chính xác nội dung báo cáo theo quy định tại điểm a và điểm b, khoản 3, điều 48 Nghị định 122/2021/NĐ-CP.

Nghiêm trọng hơn, ngoài bị xử phạt vi phạm hành chính, doanh nghiệp còn có thể đối mặt với hậu quả bị “thu hồi giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp”. Vì theo quy định tại điểm d, khoản 1 điều 212 Luật Doanh nghiệp 2020, một trong các trường hợp doanh nghiệp bị thu hồi giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp là: “Doanh nghiệp không gửi báo cáo theo quy định tại điểm c, khoản 1, điều 216 của Luật này đến Cơ quan đăng ký kinh doanh trong thời hạn 06 tháng kể từ ngày hết hạn gửi báo cáo hoặc có yêu cầu bằng văn bản”.

Bên cạnh các hậu quả pháp lý kể trên, một “hậu quả thực tế” có thể gặp phổ biến đó là bị giới hạn quyền đăng ký thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp trên Hệ thống thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

Bài học cần ghi nhớ:

Qua một vụ việc thực tế như trên, doanh nghiệp cần ghi nhớ:

Bố trí nhân sự hoặc công cụ nhận thư liên tục, thông suốt tại trụ sở chính để đảm bảo không bỏ lỡ bất kỳ thư từ, bưu phẩm nào, đặc biệt là bưu phẩm đến từ các cơ quan đăng ký kinh doanh, cơ quan thuế.

Khi nhận được yêu cầu nộp báo cáo tuân thủ thì cần nhanh chóng thực hiện nghĩa vụ báo cáo thông tin một cách đầy đủ, chính xác và đúng hạn. Trường hợp vì bất kỳ lý do nào mà doanh nghiệp không thể nộp báo cáo đúng hạn thì cần gửi văn bản giải trình đến cơ quan đăng ký kinh doanh trong thời hạn báo cáo để xin gia hạn thời hạn nộp báo cáo.

Khi phát hiện không thể nộp hồ sơ trên Hệ thống thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp thì cần hiểu rằng doanh nghiệp đang bị Cảnh báo/Vi phạm/Thu hồi, phổ biến thường là tồn tại sai phạm về thuế (theo yêu cầu của cơ quan quản lý thuế), liên quan đến vụ án hình sự đang được điều tra (theo yêu cầu của cơ quan cảnh sát điều tra), khi doanh nghiệp đang thực hiện thủ tục giải thể/tuyên bố phá sản, và cả vi phạm nghĩa vụ nộp báo cáo tuân thủ.

Do vậy khi rơi vào tình huống bị hạn chế đăng ký thay đổi thông tin đăng ký doanh nghiệp, doanh nghiệp cần nhanh chóng kiểm tra và loại trừ các nguyên nhân, một trong số đó là cần kiểm tra xem doanh nghiệp có bỏ lỡ yêu cầu báo cáo tuân thủ nào từ cơ quan đăng ký kinh doanh hay không.

(*) Công ty Luật TNHH MTV Lawlink Việt Nam

LS. Nguyễn Thị Kim Thanh - Mai Hà Phương (*)