Ứng dụng hệ thống quản lý chất lượng vào hoạt động của UBND cấp xã

UBND xã Tri Phú (Chiêm Hóa) hiện đang áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2015 đối với 111 thủ tục hành chính thuộc 11 lĩnh vực chuyên môn đã được xây dựng và áp dụng hệ thống quản lý chất lượng như: Văn hóa, thể thao; lao động - thương binh và xã hội; dân tộc; tư pháp, hộ tịch; địa chính; tài nguyên, môi trường; thanh tra, khiếu nại, tố cáo; giáo dục đào tạo; nông nghiệp… Chị Ma Thị Quan, cán bộ văn phòng UBND xã Tri Phú chia sẻ, quý I-2022, UBND xã tiếp nhận 1.802 hồ sơ, 100% hồ sơ được giải quyết trước và đúng hẹn. Trong xã nhiều người dân vẫn còn thói quen thực hiện hồ sơ giấy, nên để thay đổi thói quen đó, xã chú trọng tuyên truyền, cũng như trực tiếp hướng dẫn, “cầm tay chỉ việc” để người dân dần quen với dịch vụ công trực tuyến. Bên cạnh đó, người dân có thể theo dõi được quy định về thời gian xử lý hồ sơ, lệ phí một cách rõ ràng.

Cán bộ UBND xã Tri Phú (Chiêm Hóa) hướng dẫn người dân đến giao dịch hành chính tại bộ phận một cửa.

Xã Hoàng Khai (Yên Sơn) hiện đang áp dụng bộ công cụ này cho 117 quy trình thủ tục hành chính thuộc 11 lĩnh vực. Các thủ tục hành chính được cập nhật đầy đủ, đồng thời niêm yết công khai tại bộ phận một cửa UBND xã và nhà văn hóa các thôn. Đồng chí Triệu Hồng Kiên, Phó Chủ tịch UBND xã Hoàng Khai cho biết, qua hơn 2 năm áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2015, quy trình làm việc, giải quyết thủ tục hành chính được chuẩn hóa, hiển thị quá trình giải quyết công việc nội bộ rõ ràng, giúp người đứng đầu thuận lợi để kiểm soát, điều hành và quản lý; hệ thống hồ sơ, tài liệu được lưu trữ, sắp xếp khoa học, giúp cho việc kiểm soát chặt chẽ, tra cứu hiệu quả giúp thời gian giải quyết thủ tục hành chính giảm từ 15-30% so với quy định. Bên cạnh đó, việc niêm yết công khai thủ tục hành chính ở trụ sở giúp các tổ chức, doanh nghiệp, công dân chuẩn bị hồ sơ thủ tục đầy đủ khi cần và thực hiện theo quy trình nên tiết kiệm thời gian giao dịch. Nhờ đó, từ năm 2020 đến nay, 100% hồ sơ được tiếp nhận, xử lý, trả kết quả trước và đúng hẹn, 18% hồ sơ được giải quyết vượt thời gian.

Anh Ma Văn Hóa, thôn Bản Ba, xã Tri Phú (Chiêm Hóa) đến bộ phận một cửa xã làm thủ tục công chứng giấy tờ được giải quyết nhanh chóng, thuận tiện. Anh Hóa bày tỏ, việc UBND xã triển khai áp dụng ISO 9001:2015 vào hoạt động tạo sự hài lòng cho nhân dân khi đi làm thủ tục hành chính. Bởi, khi đến đây, anh được hướng dẫn, tiếp nhận giấy tờ, giải quyết thụ tục nhanh gọn, không phải chờ lâu. Bên cạnh đó, người dân như anh còn được minh bạch thông tin biết được quy trình, tiến độ giải quyết thủ tục mình đang ở bộ phận nào, cán bộ nào có trách nhiệm giải quyết theo thẩm quyền.

Đồng chí Nguyễn Đại Thành, Giám đốc Sở Khoa học và Công nghệ cho biết, hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2015 là phiên bản nâng cấp từ TCVN ISO 9001:2008 với những thay đổi đột phá, giúp nâng cao hiệu lực, hiệu quả thực hiện công vụ; bảo đảm hơn nữa nguyên tắc rõ người, rõ việc, rõ cách làm, rõ thời gian, rõ trách nhiệm trong quy trình giải quyết công việc. Theo đó, UBND tỉnh đã ban hành Kế hoạch số 98/KH-UBND ngày 01-11-2018 về triển khai việc chuyển đổi xây dựng, áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2015 vào hoạt động của các cơ quan, tổ chức thuộc hệ thống hành chính nhà nước trên địa bàn tỉnh. Sở đã chủ trì, phối hợp các sở, ban, ngành, địa phương tổ chức các lớp đào tạo, tập huấn cho lãnh đạo, cán bộ, công chức UBND các xã, phường, thị trấn. Đến nay, toàn tỉnh đã có 136/138 xã áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2015, đảm bảo 100% thủ tục hành chính thuộc thẩm quyền được cụ thể hóa, quy định rõ trách nhiệm và thời gian từng bước công việc đảm bảo tính khoa học, chặt chẽ, đúng quy định.

Bên cạnh những kết quả đạt được, việc áp dụng ISO 9001:2015 cấp xã vẫn còn gặp khó khăn như: Văn bản quy phạm pháp luật và bộ thủ tục hành chính thường xuyên thay đổi; đội ngũ cán bộ có hạn, kiêm nhiệm, thường xuyên luân chuyển nên công tác theo dõi, áp dụng và duy trì ISO đôi khi chưa sâu sát, kịp thời. Bên cạnh đó, một số UBND cấp xã còn khó khăn về cơ sở vật chất, phương tiện, nguồn nhân lực về công nghệ thông tin để kết hợp ISO với các công cụ công nghệ thông tin chưa đảm bảo gắn kết hệ thống quản lý chất lượng với công tác cải cách hành chính.

Để nâng cao hiệu quả áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO cấp xã, thời gian tới, Sở Khoa học và Công nghệ tiếp tục duy trì, cải tiến ISO 9001:2015; đẩy mạnh công tác đào tạo, tập huấn đội ngũ cán bộ trực tiếp tham gia vào ISO 9001:2015 để đảm bảo hệ thống quản lý chất lượng luôn được vận hành, duy trì liên tục, có hiệu quả. Các xã, phường, thị trấn tiếp tục duy trì hệ thống quản lý chất lượng; nâng cao nhận thức của cán bộ, công chức về hệ thống quản lý chất lượng, tầm quan trọng của việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO vào hoạt động của UBND xã để mang lại hiệu quả cho công việc, phục vụ công tác cải cách hành chính.

Bài, ảnh: Vân Anh