Lẽ thường khi tổ chức hội nghị, hội thảo, đặc biệt là những chương trình xúc tiến du lịch, thương mại, đơn vị tổ chức thường mong muốn đem càng nhiều càng tốt thông tin mới, cần thiết đến với khách hàng.

Hoi nghi va nhung day ghe trong - Anh 1

Quang cảnh trống trơn tại một hội nghị. Khách tham dự đã về gần hết khi diễn giả vẫn đang còn trình bày. - Ảnh: Đào Loan

Thế nhưng, thực tế thì không bao giờ như kỳ vọng. Nhiều sự kiện chỉ đông đúc từ khi hội nghị chưa mở màn đến phần đầu của chương trình; còn sau đó, người tham dự từ từ rút lui hoặc có ở lại thì cũng dành thời gian để làm việc riêng thay vì lắng nghe diễn giả trình bày và trao đổi ý kiến.

Thậm chí, ở một số sự kiện, ban tổ chức còn phải mời những người ngồi rải rác ở các hàng ghế sau dồn lên "cho đẹp đội hình khi quay phim".

Cuối tuần rồi, người viết bài này vừa dự một hội nghị lớn tại một khách sạn năm sao ngay ở trung tâm TPHCM. Cũng tương tự như "quy trình không mong muốn" vừa kể trên, đến gần cuối chương trình, khi diễn giả vẫn còn đang trình bày thì người nghe đã ra về gần hết và buổi tiệc tối, đáng lẽ để dành cho chủ nhà cùng khách mời tiếp tục trao đổi thông tin cũng không còn mấy khách ở lại tham dự, vẫn là "ta với ta". Tốn kém mà không hiệu quả.

Lý do mà một số doanh nghiệp, những khách mời chính của chương trình đưa ra để giải thích cho việc về sớm là chương trình không hấp dẫn, thông tin được gọi là mới, đưa ra trong chương trình gọi là xúc tiến này, đã quá cũ. Thêm vào đó, phần trình bày dài dòng, chiếm gần như hết cả buổi chiều diễn ra hội nghị nên thời gian dành cho phần hỏi - đáp còn rất ít và càng đến cuối thì người tham dự càng mệt, hội trường lại vắng vẻ nên dù có vài thắc mắc, người tham dự cũng cho qua.

Tìm hiểu từ khách sạn, để tổ chức hội nghị tại đây, đơn vị tổ chức phải trả 22 đô la Mỹ/người cùng 15% thuế gia trị gia tăng và phí phục vụ, chưa tính tiền tiệc tối và một số phí khác như thuê máy chiếu, in tài liệu phát cho khách. Vậy là, nhà tổ chức phải bỏ ra hàng chục triệu đồng, chưa tính tiền vé máy bay đi lại giữa hai miền Nam - Bắc cho các thành viên trong ban tổ chức để làm một sự kiện không gây hứng thú cho người tham dự.

Một doanh nghiệp tham gia hội nghị này cho rằng, phải thay đổi cách làm hội thảo, hội nghị thì mới có thể đem lại sức sống và hiệu quả cho những chương trình này. Nhà tổ chức nên gửi tài liệu trước qua e-mail để người tham dự biết nội dung, tìm ra những điều cần thắc mắc, cần trao đổi khi hội nghị diễn ra hoặc nếu chỉ được phát tài liệu ngay trong chương trình thì dứt khoát không để cho các diễn giả đọc lại những bài viết đã được in ấn thành tập, thậm chí in thành cuốn sách to, tốn rất nhiều chi phí in ấn. Điều quan trọng là nội dung phải mới, chứ không phải là những phần giới thiệu nhàn nhạt, những bài nói chuyện chung chung, dài lê thê không thuyết phục.

Có như thế, những người tham gia mới có hứng thú tìm hiểu thông tin, đặt câu hỏi để phần hỏi - đáp mới được đẩy lên cao hơn, góp phần đưa nhiều thông tin đến đích mà nhà tổ chức muốn.

Đã không ít lần, sau khi sự kiện diễn ra, đơn vị tổ chức thường thở dài sượt sượt, cho rằng khách dự hội nghị, hội thảo giờ "hơi kém ý thức" bởi thường bỏ về sớm hoặc có ở lại thì cũng không phản hồi gì khi chủ tọa nhắc đến phần trao đổi. Thực tế này có, cũng có những người tham gia hội nghị một cách thụ động nhưng đó không phải hoàn toàn lỗi ở khách mời. Nếu đơn vị tổ chức làm nên một chương trình hấp dẫn, sinh động, có nhiều thông tin hữu ích thì người nghe sẽ không còn phải ngáp ngắn ngáp dài, đến cho có lệ và ở lại vì lịch sự, mà phải bỏ tiền ra để được tham dự.

Hiện tại chưa có nhiều đơn vị tổ chức được những sự kiện như thế và những dãy ghế trống trong các buổi hội nghị, hội thảo thì vẫn còn hiện diện ở nhiều nơi.