Giải pháp cải thiện truyền thông nội bộ trong doanh nghiệp

Ảnh minh họa. Nguồn: Internet

Khái quát về truyền thông nội bộ trong doanh nghiệp

Truyền thông là một lĩnh vực khá điển hình và đang được quan tâm nghiên cứu tại Việt Nam hiện nay. Truyền thông doanh nghiệp (DN) là một công cụ của hoạt động quản trị thông qua các phương tiện nhằm phục vụ cho hoạt động đối nội và đối ngoại của DN. Trong bài viết này tác giả tập trung nghiên cứu về truyền thông nội bộ trong DN.

Theo Argenti (1996), truyền thông nội bộ là quá trình chia sẻ thông tin với các cá nhân khác. Quá trình này liên quan đến việc thu thập, xử lý, phổ biến và lưu trữ thông tin. Truyền thông nội bộ không chỉ là các kênh truyền thông trong tổ chức, chẳng hạn như bản tin nội bộ, bảng thông báo hoặc các cuộc họp nhân viên. Nó không phải là một quá trình diễn ra từ đầu. Thay vào đó, truyền thông nội bộ đề cập đến sự tương tác gần như không đổi trong tổ chức. Vì vậy, truyền thông nội bộ bao gồm cả thông tin liên lạc công khai như các cuộc họp, bản ghi nhớ, và các hình thức nhiều hơn bình thường của truyền thông.

Mary Welch và Paul R.Jackson (2007) đã định nghĩa: Truyền thông nội bộ là thông tin liên lạc giữa các nhà quản lý chiến lược của tổ chức và các bên liên quan trong nội bộ tổ chức, được đưa ra nhằm thúc đẩy sự cam kết với tổ chức, sự gắn kết với tổ chức, nhận thức sự thay đổi môi trường và thấu hiểu về mục tiêu phát triển của nó”

Truyền thông nội bộ là một khái niệm không mới, đã được đề cập cách đây nhiều năm, nhưng vẫn chưa được các DN quan tâm và chưa có tính hệ thống. Trong DN, truyền thông nội bộ là một trong những “vũ khí” tạo nên thành công. Truyền thông nội bộ có vai trò cực kỳ quan trọng trong toàn bộ hoạt động của tổ chức; nó vừa là động lực vừa là công cụ triển khai chiến lược kinh doanh. Truyền thông nội bộ hiệu quả giúp gia tăng giá trị của DN và thúc đẩy tăng trưởng.

Theo Cutlip (1985), mục tiêu của truyền thông nội bộ là để xây dựng, thiết lập và duy trì mối quan hệ có lợi giữa tổ chức và nhân viên - người quyết định sự thành công hoặc thất bại của DN. Sự cần thiết có một hệ thống thông tin liên lạc rất quan trọng trong bất kỳ một tổ chức thành công.

Việc truyền thông nội bộ tốt có thể làm cho: nhân viên làm việc chăm chỉ, có trách nhiệm, năng suất cao hơn; nhân viên hài lòng với mức lương vừa phải/thỏa đáng, để đảm bảo nguồn vốn được chi tiết kiệm mà vẫn giữ được người giỏi; Hạn chế tối đa việc nhân sự nghỉ việc không theo quy định, ốm đau, nhân sự giỏi bị dụ dỗ, lôi kéo; Hạn chế nhân sự nghỉ việc nói xấu, chỉ trích, gây hại đến uy tín tổ chức. Vì vậy, truyền thông nội bộ là một bộ phận “kết dính” trong tổ chức, có nhiệm vụ nắm bắt các vấn đề và liên hệ chặt chẽ với các bộ phận khác.

Vai trò chính của truyền thông nội bộ là tạo ra của tương tác thường xuyên đối xứng, góp phần nâng cao mối quan hệ nội bộ và nâng cao nhận thức về những thay đổi từ môi trường kinh doanh (Dolphin, 2005, Welch và Jackson, 2007). Truyền thông nội bộ sẽ làm nhiệm vụ chuyển tải những thông tin về mục tiêu, kế hoạch thực hiện của DN tới các nhân viên, đồng thời, gắn kết các bộ phận liên quan, biểu dương và điều chỉnh kịp thời những sai sót và bất hợp lý trong quá trình thực hiện.

Theo Boswell (2006) và Welch (2012), truyền thông nội bộ hiệu quả thiết lập mối quan hệ đối tác lâu dài, đáng tin cậy giữa nhà quản lý và nhân viên, giữa tổ chức và thành viên, điều này mang lại lợi ích lớn hơn trong tương lai cho DN. Truyền thông nội bộ là công tác quản trị nhằm tạo dựng và phát triển mối quan hệ gắn bó và bền vững giữa các thành viên trong nội bộ DN. Truyền thông nội bộ quan tâm đến việc xây dựng mối quan hệ tốt giữa các bộ phận, giữa cấp lãnh đạo quản lý với nhân viên để toàn DN đều có chung một tầm nhìn, một ý chí phát triển

Truyền thông nội bộ góp phần xây dựng văn hóa DN (Argenti, 1996). Văn hóa DN là môi trường của DN dựa trên các giá trị, nhiệm vụ và quy trình làm việc. Khi tất cả các thành viên của nó đều nắm giữ, hiểu được các chính sách, công việc và thủ tục một cách thống nhất, cùng tập trung hướng đến mục tiêu chung của DN, văn hóa DN sẽ thúc đẩy việc sử dụng các nguồn lực hiệu quả hơn. Chính vì vậy, truyền thông nội bộ có hiệu quả sẽ góp phần quan trọng trong sự thành công và phát triển bền vững của một DN.

Lợi ích và bất cập truyền thông nội bộ trong các doanh nghiệp Việt Nam hiện nay

Lợi ích của truyền thông nội bộ

Không thể phủ nhận sự ảnh hưởng mạnh mẽ và lợi ích to lớn mà truyền thông mang lại cho các DN hiện nay, chính vì vậy mà nó ngày càng được tận dụng và khai thác mạnh mẽ nhằm giúp DN đạt được mục tiêu mà họ đề ra. Theo Lê Xuân Tùng, 2005; Nguyễn Văn Dũng, 2006, một số lợi ích cụ thể mà truyền thông nội bộ trong quản trị mang lại gồm:

- Nhân viên có thể đưa ra quyết định kể từ khi họ có các công cụ và kiến thức để biết “quyền” quyết định phù hợp với mục tiêu của DN.

- Nhân viên có thể xác định tốt hơn các mục tiêu, nhiệm vụ, thủ tục của DN và tăng cường nỗ lực, hiệu quả.

- Các chương trình, bộ phận chia sẻ các nguồn tài nguyên và thông tin kết quả trùng lặp công việc, nó tác động mạnh mẽ hơn là một tổ chức toàn bộ.

- Xung đột có thể được giảm khi nhờ có truyền thông mà các bộ phận làm việc có sự kết nối, tương tác và hiểu nhau hơn. Mối quan hệ giữa ban lãnh đạo và nhân viên cũng tốt hơn nhờ hoạt động truyền thông nội bộ hiệu quả.

Truyền thông nội bộ hiệu quả có thể không mang lại tất cả những lợi ích này cho tất cả các DN, nhưng nhờ có hoạt động này mà DN có thể đi một chặng đường dài hướng tới xây dựng một nền văn hóa tổ chức, nơi mọi người làm việc cùng nhau hiệu quả cùng hướng tới một mục tiêu chung.

Bất cập của truyền thông nội bộ

Truyền thông thời “Đồ đá" - phản ánh một phần sự "thô sơ" trong cách truyền thông nội bộ của nhiều DN cho đến thời điểm hiện nay. Ở đó, các công cụ giao tiếp hiện đại, như email, website, chat đã không được tận dụng hoặc bị khước từ. Các nhà quản trị ở các DN này vẫn sử dụng các phương cách truyền thông nội bộ cũ như triệu tập họp, chủ yếu là sử dụng bảng thông báo công cộng dán hay viết lên đó những thông tin muốn truyền đạt đến tất cả nhân viên. Tuy nhiên, do không nhận thức hết tầm quan trọng của công tác truyền thông nội bộ, nên các bảng thông báo này đôi khi không được quan tâm.

Một trong những điểm yếu của nhiều nhà quản lý DN hiện nay là kỹ năng nói chuyện và truyền đạt bằng lời kém. Các buổi họp nội bộ DN buồn tẻ, nặng nề một phần lớn do sự hạn chế kỹ năng này của người điều hành. Khi không thể giao tiếp, truyền thông một cách nhẹ nhàng cả ở nói và viết, mối quan hệ giữa người với người trong DN sẽ khô cứng, đơn điệu, thiếu sự sinh động, thân thiện và thiếu tinh thần chia sẻ. Điều này không thể tạo nên sự thấu hiểu, vui vẻ và đoàn kết tập thể. Chỉ khi nào cả 2 bên, ban lãnh đạo DN và nhân viên, hiểu rõ những mục tiêu và vấn đề của nhau thì mỗi bên mới chắc chắn nhận được sự hợp tác tự nguyện và thành thực từ phía bên kia. Sự chân thành hợp tác của 2 bên là cần thiết để hoạt động của DN đạt được mục tiêu mong muốn.

Sự cần thiết đổi mới truyền thông nội bộ doanh nghiệp

Cách tiếp cận mới về truyền thông nội bộ

Thay vì sử dụng các thiết bị, các công ty sử dụng công nghệ điện toán đám mây có thể truy cập tài nguyên máy tính và thông tin qua mạng. Điện toán đám mây cho phép các doanh nghiệp kiểm soát nhiều hơn các tài nguyên máy tính và có thể ít tổn kém hơn so với phần cứng hoặc phần mềm. Các doanh nghiệp thậm chí có thể tích hợp các khía cạnh của phương tiện truyền thông xã hội vào mạng nội bộ, cho phép nhân viên đăng các bình luận và hình ảnh, tham gia vào các cuộc thăm dò ý kiến và tạo lịch nhóm. Tuy nhiên, tăng cường truy cập vào Internet tại nơi làm việc cũng tạo ra nhiều vấn đề, bao gồm việc nhân viên lạm dụng email của công ty và truy cập Internet cho mục đích cá nhân.

Đổi mới truyền thông nội bộ nhằm thu hút mọi người cùng tham gia thảo luận, đóng góp cho công ty tốt hơn. Truyền thông nội bộ cần làm tốt cuộc đối thoại từ 2 phía mới là mục tiêu cốt lõi. Sự khác biệt rõ rệt chính là việc thông tin từ trên xuống một cách nhàm chán như: gửi hàng loạt email mà không ai đọc, dán thông báo không ai nhìn và các cuộc tương tác, đàm thoại đầy tính xây dựng giữa 2 bên. Truyền thông nội bộ hiệu quả là cần khơi gợi để tạo ra những tương tác như: Đặt những câu hỏi đáng suy nghĩ tại các cuộc trao đổi; Chung tay, nhận xét bản cập nhật tin tức quan trọng được đăng trên bảng tin nội bộ của công ty; Chia sẻ những gì cá nhân hoặc team đang làm với những người còn lại trong công ty; Giao tiếp nội bộ tốt sẽ tạo ra không gian cho những hành động nhỏ nhưng đầy ý nghĩa; DN cần tạo ra những đánh giá, ghi nhận cho sự đóng góp tích cực của các thành viên. Để nhân viên cảm thấy rằng tiếng nói của họ quan trọng, những ý tưởng của họ đáng được lắng nghe, sẽ có nhiều khả năng vượt lên trên hơn và vượt xa hơn khi tổ chức cần họ.

Truyền thông nội bộ tạo ra một không gian khác cho nơi làm việc trong doanh nghiệp

Rất nhiều người cảm thấy công việc của họ buồn tẻ. Họ đi làm, nói chuyện với một hoặc hai đồng nghiệp, tham gia các cuộc họp, hoàn thành công việc của mình, và sau đó ra về càng nhanh càng tốt. Điều đó hoàn toàn ổn đối với nhiều người nhưng đối với những người khao khát được tham gia nhiều hơn vào nơi làm việc của họ và muốn đóng một vai trò trực tiếp hơn trong sự phát triển văn hóa thì phong cách làm việc này chưa thỏa mãn. Lúc này, cần phát huy vai trò của truyền thông nội bộ. Truyền thông nội bộ thúc đẩy các khóa học, diễn thuyết, các chương trình đào tạo lãnh đạo, chia sẻ phản hồi của khách hàng và phạm vi truyền thông, đồng thời tạo cơ hội cho mọi người tham gia nhiều hơn nếu họ muốn.

Để phát triển truyền thông nội bộ tại các doanh nghiệp Việt Nam hiện nay

Ngày nay, DN cần có một kế hoạch truyền thông nội bộ hợp lý và đầy đủ để tạo ra một "không gian" an toàn cho các nhân viên tiếp cận với những người họ tin tưởng để bày tỏ ý kiến nhằm sớm vượt qua sự xáo trộn trong trong tâm lý và công việc. Do đó, nhóm tác giả đưa ra một số khuyến nghị giúp DN tối ưu hóa truyền thông nội bộ:

Nguồn: Nhóm tác giả tổng hợp

Một là, xây dựng một chiến lược truyền thông nội bộ đón đầu xu hướng. DN cần tập trung xây dựng một chiến lược truyền thông nội bộ lâu dài với mục tiêu tạo dựng một môi trường mở, nhằm thu hút và giữ chân những ứng viên tiềm năng. Thực tế cho thấy, nhân viên tại các DN, phần lớn đều sở hữu ít nhất một tài khoản mạng xã hội và có nhu cầu kết nối, mở rộng mạng lưới thông tin mọi lúc mọi nơi. DN cần đón đầu xu thế và xây dựng hệ thống truyền thông nội bộ với những công nghệ phù hợp nhằm đáp ứng kỳ vọng của nhân viên.

Hai là, “số hóa” các kênh truyền thông nội bộ. Nhằm tối ưu hóa việc quản lý, truyền tải thông tin đến nhân viên, DN cần tích hợp công nghệ điện toán đám mây vào các kênh truyền thông nội bộ. Nhân viên văn phòng thường mất nhiều thời gian của mình để tìm kiếm thông tin dưới định dạng giấy tờ. Do đó, bằng giải pháp “số hóa” kênh truyền thông nội bộ sẽ giúp DN đơn giản hóa và giảm thiểu tối đa thời gian tìm kiếm và truy xuất dữ liệu cho đội ngũ nhân viên.

Ba là, tối ưu hóa tốc độ truyền tải thông tin đến nhân viên. Hiện nay, nhân viên có xu hướng muốn được tiếp cận nhanh chóng và tức thời với các nguồn thông tin. Việc phải chờ đợi quá lâu trước khi nhận được phản hồi từ cấp trên hoặc đồng nghiệp sẽ khiến họ cảm thấy khó chịu và ảnh hưởng nghiêm trọng đến hiệu quả công việc. Thông tin phản hồi giúp nhân viên nhìn lại chính mình và tiếp tục thực hiện công việc theo cách tích cực hơn. Chính vì lý do này, để có thể tiếp cận và tăng hiệu suất cũng như sự gắn kết giữa bộ phận nhân viên trẻ, DN cần thay đổi phương thức truyền tải thông tin. Cụ thể, DN cần thay thế việc sử dụng email bằng cách phát triển truyền thông nội bộ theo mô hình Enterprise Social Network (E.S.N) nhằm truyền tải những thông điệp chính xác, ngắn gọn và tức thời đến nhân viên. Bên cạnh đó, lãnh đạo DN cũng cần tập trung thông tin phản hồi vào cách ứng xử hoặc vào kết quả thay vì vào con người và nhấn mạnh vào những gì là quan trọng và trong khả năng thay đổi của con người. Một trong những vấn đề chính của truyền thông hiệu quả là nhận được phản hồi. Nếu phản hồi không được cung cấp thì truyền thông sẽ không hiệu quả và có thể làm giảm hiệu suất tổng thể. Các nhà quản lý doanh nghiệp nên luôn khuyến khích phản hồi. Bởi hầu hết các nhân viên lắng nghe nhiều hơn là họ tích cực giao tiếp với người khác, do đó, các nhà quản lý doanh nghiệp nên khuyến khích nhân viên đưa ra phản hồi –cho dù là tiêu cực bao gồm cả những lo ngại và thách thức về các vấn đề. Điều này sẽ cho phép tổ chức xác định điểm mạnh và điểm yếu và điều chỉnh khi cần thiết. Đồng thời, các cơ chế phản hồi mạnh mẽ giúp phát huy năng lực của nhân viên khi họ cảm thấy tiếng nói của họ được lắng nghe.

Nguồn: Nhóm tác giả tổng hợp

Một số giải pháp khác nhằm tăng cường sự liên lạc 2 chiều giữa các nhóm hoạt động trong DN sẽ giúp cho các bên tăng cường sự hiểu biết lẫn nhau, qua đó có sự hợp tác hiệu quả hơn trong công việc. Các giái pháp này được thể hiện qua Bảng 2.

Truyền thông nội bộ là cần thiết trong việc giúp đỡ mọi thành viên của tổ chức hiểu được những gì mong đợi từ họ. Thậm chí các chiến lược kinh doanh tốt nhất cũng ít được sử dụng nếu những người giám sát các chiến lược đó không thể hiểu nó dùng để làm gì. Truyền thông có thể không phải là mối lo ngại quan trọng với nhà quản lý như tài chính, nhân sự và tiếp thị, nhưng trên thực tế nó có thể tạo sự khác biệt giữa thực hiện thành công các hoạt động kinh doanh hay thất bại.

Kết luận

Truyền thông nội bộ là lĩnh vực đang thu hút sự chú ý và quan tâm của các nhà quản trị DN. Trong xã hội thông tin, công nghệ phát triển với tốc độ nhanh, vai trò của truyền thông nội bộ ngày càng quan trọng hơn bao giờ hết. Truyền thông nội bộ hiệu quả là phương tiện để tăng cường sự hợp tác của các thành viên, khuyến khích sự đóng góp nhiều hơn của các thành viên vào sự cải tiến các hoạt động của DN trong tương lại. Chính vì vậy, truyền thông nội bộ đang dần dần được đánh giá như một hệ thống công cụ quản lý hiệu quả và phù hợp với xu hướng của thời đại.

Tài liệu tham khảo:

Lưu Đan Thọ, Tôn Thất Hoàng Hải, Cao Minh Nhựt, (2016), “Quản trị truyền thông marketing tích hợp”, NXB Tài chính;Jim Cockrum (2013), “ Free marketing: 101 ý tưởng phát triển DN với chi phí thấp, NXB Lao động – xã hội;Dave Kerpen (2013), “Truyền thông xã hội”, NXB Lao động – xã hội;Argenti, P.A. (1996), "Corporate communication as a discipline". Management Communication Quarterly, Vol. 10 No. 1, pp. 73-97;Cutlip, S. M., Center, A. H., & Broom, G. M. (1985), Effective public relations, Publisher: Prentice – Hall;Mary Welch & Paul R. Jackson, 2007. Rethinking internal communication: a stakeholder approach, Corporate Communications: An International Journal, CCIJ, Vol. 12 No. 2, 2007.

Bài đăng trên Tạp chí Tài chính kỳ 1 số tháng 5/2023

Dương Thị Thúy Nương, Trịnh Đức Duy, Ngô Thế Sơn - Trường Đại học Thương mại