Đưa hoạt động công chứng đi vào nền nếp
Từ khi gỡ bỏ quy hoạch tổng thể phát triển tổ chức hành nghề công chứng, hoạt động công chứng trên địa bàn tỉnh có sự phát triển khá nhanh. Nhiều tổ chức hành nghề công chứng được thành lập, đáp ứng nhu cầu tăng cao của các tổ chức, cá nhân. Tuy nhiên, bên cạnh những mặt tích cực, hoạt động công chứng vẫn còn có những tồn tại, hạn chế. Sở Tư pháp phối hợp với các cấp, ngành có liên quan, chính quyền địa phương triển khai các giải pháp để đưa hoạt động của các văn phòng công chứng đi vào nền nếp, đúng quy định của pháp luật.
Công chứng viên, nhân viên Văn phòng công chứng Hoàng Thuận tư vấn về các thủ tục công chứng hồ sơ cho khách hàng
Theo thống kê của Sở Tư pháp, trên địa bàn tỉnh hiện có 27 tổ chức hành nghề công chứng, gồm 1 phòng công chứng và 26 văn phòng công chứng. Các tổ chức hành nghề công chứng được phân bố ở 9/9 huyện, thành phố, với 57 công chứng viên, cơ bản đáp ứng nhu cầu thực hiện các giao dịch của tổ chức, cá nhân trên địa bàn.
Năm 2021, các tổ chức hành nghề công chứng đã thực hiện công chứng gần 85 nghìn hợp đồng, giao dịch, bản dịch và các loại việc khác; chứng thực hơn 111 nghìn bản sao, chữ ký, với tổng phí công chứng, chứng thực hơn 20 tỷ đồng, nộp ngân sách nhà nước gần 2 tỷ đồng.
Tuy nhiên, bên cạnh những mặt tích cực, hoạt động công chứng trên địa bàn tỉnh vẫn còn những tồn tại, hạn chế. Nhiều văn phòng công chứng thực hiện chưa đúng quy định về việc mua bảo hiểm trách nhiệm nghề nghiệp cho công chứng viên, lập sổ sách, lưu trữ hồ sơ, không niêm yết đầy đủ phí công chứng; không chia sẻ thông tin lên phần mềm cơ sở dữ liệu công chứng...
Trong đó, có một số sai sót về nghiệp vụ công chứng như: Phiếu yêu cầu công chứng không thể hiện được hồ sơ gồm những loại giấy tờ nào, không ghi hoặc ghi nhầm thời gian thụ lý hồ sơ; không lưu hồ sơ gốc hợp đồng ủy quyền để làm căn cứ ký hợp đồng chuyển nhượng; tên hợp đồng và lời công chứng ghi sai, không đầy đủ theo quy định.
Để hoạt động công chứng đi vào nền nếp, Sở Tư pháp xây dựng kế hoạch, phối hợp với các cấp, ngành có liên quan, chính quyền địa phương đẩy mạnh công tác thanh tra, kiểm tra các tổ chức hành nghề công chứng nhằm kịp thời phát hiện và xử lý nghiêm các hành vi vi phạm.
Từ năm 2021 đến nay, sở đã tiến hành kiểm tra đối với 5 tổ chức hành nghề công chứng và phát hiện một số vi phạm. Trên cơ sở kết quả kiểm tra, Chánh Thanh tra Sở Tư pháp đã ban hành 6 quyết định xử phạt vi phạm hành chính, với tổng số tiền xử phạt là 56 triệu đồng. Đồng thời, hướng dẫn và yêu cầu 5 tổ chức hành nghề công chứng trên nghiêm túc rút kinh nghiệm, chấn chỉnh, khắc phục ngay những hạn chế, thiếu sót và thực thi đúng quy định của pháp luật về công chứng.
Cùng với công tác thanh tra, kiểm tra, sở tham mưu cho UBND tỉnh ban hành Quy chế quản lý, khai thác và sử dụng cơ sở dữ liệu công chứng, Quyết định về Tiêu chí xét duyệt hồ sơ đề nghị thành lập văn phòng công chứng trên địa bàn tỉnh; tích cực ứng dụng công nghệ thông tin, số hóa trong hoạt động công chứng để tích hợp, trao đổi các thông tin về nguồn gốc tài sản, ngăn ngừa các giao dịch xấu, hạn chế rủi ro cho các công chứng viên nói riêng và các tổ chức hành nghề công chứng nói chung.
Đồng thời, siết chặt việc cấp thẻ và đăng ký hành nghề cho các công chức viên hành nghề tại các tổ chức hành nghề công chứng; đẩy mạnh công tác tuyên truyền về Luật Công chứng năm 2014 và các văn bản hướng dẫn thi hành bằng nhiều hình thức phong phú, đa dạng nhằm nâng cao nhận thức của các cấp, ngành, các tổ chức, cá nhân có liên quan và toàn xã hội về vị trí, vai trò của hoạt động công chứng và giá trị pháp lý của văn bản công chứng.
Tổ chức các lớp tập huấn, bồi dưỡng kiến thức pháp luật về công chứng để nâng cao trình độ chuyên môn, nghiệp vụ cho đội ngũ công chứng viên, cán bộ, công chức trên địa bàn tỉnh.
Nhờ triển khai các giải pháp, đến nay, các tổ chức hành nghề công chứng trên địa bàn tỉnh đã có ý thức trong việc chấp hành các quy định của pháp luật về công chứng. Văn bản công chứng là một công cụ hữu hiệu để bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của công dân, phòng ngừa tranh chấp, tạo ra sự ổn định trong quan hệ dân sự, tài sản.
Được thành lập cuối năm 2000, đến nay, trung bình mỗi tháng, Văn phòng công chứng Hoàng Thuận, thị trấn Đạo Đức, huyện Bình Xuyên thực hiện công chứng từ 100 - 150 hợp đồng giao dịch dân sự, trong đó, chủ yếu là công chứng hợp đồng mua bán, chuyển nhượng, tặng, cho nhà ở và quyền sử dụng đất.
Ông Hoàng Quốc Thuận, Công chứng viên, Phó trưởng Văn phòng công chứng Hoàng Thuận cho biết: Để đảm bảo giải quyết nhanh, gọn, đúng quy định của pháp luật các vụ việc mà các tổ chức, cá nhân đến công chứng, chứng thực, lãnh đạo văn phòng đã quan tâm đầu tư trang thiết bị và đào tạo nâng cao năng lực cho đội ngũ công chứng viên và nhân viên; phân công nhiệm vụ tư vấn, thụ lý hồ sơ và giải quyết công việc phù hợp với chuyên môn của từng người. Đồng thời, quán triệt tới đội ngũ nhân viên nâng cao tinh thần, trách nhiệm trong công việc, tuyệt đối không để xảy ra sai sót.
Trưởng phòng Bổ trợ tư pháp (Sở Tư pháp) Dương Thị Minh Lượng cho biết: Thời gian tới, ngành Tư pháp sẽ tiếp tục phối hợp với các cấp, ngành liên quan, chính quyền địa phương đẩy mạnh công tác tuyên truyền, phổ biến giáo dục pháp luật về hoạt động công chứng để các tổ chức, cá nhân hiểu rõ quyền, nghĩa vụ của mình khi thực hiện công việc nhằm hạn chế những tổn thất do hành vi công chứng sai quy định gây ra.
Tăng cường công tác thanh tra, kiểm tra, phát hiện và xử lý nghiêm các hành vi vi phạm pháp luật, những biểu hiện tiêu cực trong hoạt động công chứng. Đồng thời, tham mưu UBND tỉnh ban hành Đề án tăng cường quản lý nhà nước về hoạt động công chứng trên địa bàn.
