Quản lý chi phí bán hàng và đạo đức kinh doanh

Các sản phẩm của công ty dược này chia thành thuốc bày trên kệ (OTC, thuốc bổ, không cần toa bác sĩ) và thuốc bán theo toa (RX). Thuốc bán theo toa chia làm hai kênh phân phối chính: kênh nhà thuốc tây (bán thông qua các nhà thuốc tây) và kênh cơ quan (bán cho bộ y tế, sở y tế, bệnh viện, trạm vệ sinh phòng dịch...).

Ở đây đề cập tới kênh phân phối cơ quan.

Chi phí bán hàng được chia thành các loại chi phí chính sau đây:

a) Chi phí lương và phụ cấp, thưởng doanh số cho nhân viên bán hàng.

b) Chi phí văn phòng và các phương tiện làm việc (utilities).

c) Chi phí hội thảo, tập huấn, gồm các chi phí như thuê hội trường, thuê người thuyết trình, đặt tiệc...

d) Chi phí tài liệu phát cho khách hàng, chi phí quà.

c) Chi phí hàng mẫu, hàng khuyến mãi (FOC).

Nguyên tắc khi nhân viên làm việc với đối tác

Tất cả hoạt động liên quan tới chi trả (thanh toán), tặng hàng mẫu, hàng khuyến mãi, quà... đều được tiến hành dưới những nguyên tắc, quy trình chặt chẽ.

1. Nguyên tắc chi trả:

a) Tất cả chi phí đều phải thanh toán bằng chuyển khoản và có hóa đơn chính thức. Không được dùng tiền mặt, ngoại trừ dưới một giá trị rất thấp được công ty xác định hàng năm (thí dụ dưới 10 đô la Mỹ).

b) Nếu làm việc với cơ quan, chi phí phải gửi vào tài khoản cơ quan đó. Không được ký hợp đồng làm việc với cơ quan rồi chi trả vào tài khoản của bất kỳ cá nhân nào.

Công ty rất cần bảo vệ uy tín của mình trước khách hàng, bởi vì sự phát triển và/hay việc đứng được trên thương trường phụ thuộc vào lòng tin của khách hàng, của công chúng. Một quốc gia cũng vậy...

c) Nếu ký hợp đồng làm việc với cá nhân thì được chi trả vào tài khoản cá nhân đó. Không được trả vào tài khoản cá nhân khác.

2. Nguyên tắc tặng hàng mẫu, hàng khuyến mãi (Free Of Charge):

a) Hàng mẫu phải được in “hàng mẫu - không để bán” trên bao bì.

b) Khi trao hàng mẫu cho cơ quan nào, phải có giấy giao hàng mẫu với chữ ký nhận bởi người có thẩm quyền của bên giao và bên nhận. Giấy được lưu hồ sơ năm năm.

3. Nguyên tắc quà tặng (give away):

a) Quà tặng phải có giá trị kỷ niệm, nghệ thuật, không có giá trị thương mại.

b) Phải có giá trị quy ra tiền thấp hơn một giá trị được xác định hàng năm. Ví dụ: quà tặng cơ quan không được quá 200 đô la Mỹ, quà tặng cá nhân không được quá 20 đô la Mỹ/người.

c) Tặng quà phải mang tới cơ quan, không được tới nhà riêng.

Các nguyên tắc và quy trình nói trên nhằm mục đích phòng ngừa sự thông đồng giữa nhân viên công ty với bên ngoài; cũng nhằm mục đích không để xảy ra tiếng xấu gây bất lợi cho công ty, nếu sự việc như thế xảy ra. Công ty luôn căn dặn đội ngũ bán hàng rằng thương hiệu công ty có giá trị hàng chục tỉ đô la Mỹ, giá trị đó nuôi sống toàn bộ đội ngũ nhân viên công ty, do đó mỗi nhân viên có trách nhiệm bảo vệ và phát triển giá trị thương hiệu đó. Các nguyên tắc và quy trình như trên được trình bày cho đội ngũ bán hàng thảo luận hàng năm. Nhân viên bán hàng mới bắt buộc phải qua buổi huấn luyện này trước khi chính thức tiếp xúc với dược sĩ, bác sĩ để bán hàng.

Nhân viên có được nhận quà của đối tác?

Ngoài mục tiêu nói trên, công ty cũng có những nguyên tắc và quy trình phòng ngừa nhân viên công ty nhận quà có giá trị cao hay nhận tiền riêng. Theo kinh nghiệm của công ty, người nhận quà và/hay tiền như vậy về nguyên tắc sẽ phải làm điều gì đó có lợi cho bên đưa tiền và có hại cho công ty. Cho nên, công ty rất để ý tới việc phòng chống sự việc, xem đó là một mặt quan trọng của “đạo đức kinh doanh”. Đây là nói quà/tiền có liên quan tới việc kinh doanh của công ty, liên quan tới chức vụ của người được trao quà/tiền.

Các nguyên tắc chung được tóm tắt như sau:

1) Tuyệt đối không nhận quà tại nhà riêng.

2) Không nhận quà tại cơ quan rồi đem về nhà riêng mà không ai biết.

3) Tất cả quà tặng, cho dù được tặng cho cá nhân, đều được nộp cho nhóm “quản lý đạo đức kinh doanh” của công ty. Thông thường nhóm này gồm giám đốc tài chính kế toán, giám đốc nhân sự và kiểm tra nội bộ. Hoạt động của nhóm này độc lập với tổng giám đốc và dưới quyền trực tiếp của người phụ trách “quản lý đạo đức kinh doanh” châu Á - Thái Bình Dương.

4) Bộ phận “quản lý đạo đức kinh doanh” sẽ quyết định làm gì với quà tặng.

Một ví dụ là khoảng 20 năm trước, hàng năm vào dịp Tết, các công ty đối tác tặng rất nhiều quà cho công ty và cho riêng tổng giám đốc. Nói riêng về rượu, tổng cộng gần trăm chai. Người tổng giám đốc nộp tất cả cho nhóm “quản lý đạo đức kinh doanh”. Nhóm này quyết định:

1) Lô rượu được dùng cho liên hoan cuối năm, trong đó,

2) Một số chai dùng uống trong buổi tiệc.

3) Một chai tặng riêng cho tổng giám đốc.

4) Các chai còn lại tổ chức bắt thăm, ai trúng thì được mang về xem như quà của công ty. Mỗi nhân viên công ty, từ tổng giám đốc có ngạch trật cao nhất tới người có ngạch trật thấp nhất, đều có một vé giá trị ngang nhau.

Nhân viên trong công ty vui lòng vì họ thấy tính bình đẳng, họ biết cấp trên của họ không “ăn trên đầu trên cổ” họ. Cấp quản lý toàn cầu cũng yên tâm vì sự minh bạch về phân chia quyền lợi loại bỏ các nghi ngờ nội bộ và gắn kết nhân viên. Sự minh bạch tới từng chi tiết và tới mọi người về phân chia quyền lợi rất quan trọng. Nó trao cho quần chúng phương tiện để kiểm soát người có quyền! Không có sự minh bạch này, không quần chúng nào kiểm soát được tệ nạn trong giới có quyền!

Từ quản trị công ty đến quản trị quốc gia

Theo tôi, các nguyên tắc về quản lý chi phí bán hàng, cũng như quản lý việc cho và nhận quà giúp ích cho việc bảo vệ một giá trị cốt lõi của đạo đức kinh doanh: tính trung thực và liêm chính. Lợi ích cụ thể của nó là giúp công ty bảo vệ tên tuổi, uy tín, từ đó bảo vệ và phát triển giá trị thương hiệu.

Công ty rất cần bảo vệ uy tín của mình trước khách hàng, bởi vì sự phát triển và/hay việc đứng được trên thương trường phụ thuộc vào lòng tin của khách hàng, của công chúng.

Một quốc gia cũng vậy, nhất là trong thời đại thị trường ngày càng tự do hóa và thế giới ngày càng... phẳng. Hai mươi năm trước, nhiều nhà kinh doanh Việt Nam có hùng tâm đã nhìn thấy nếu Việt Nam phát triển được thương hiệu quốc gia thì các công ty Việt Nam sẽ dần mở rộng thị phần trên thị trường thế giới. Lúc đó, nền kinh tế Việt Nam vừa mới “nổi”, môi trường kinh doanh còn đang được mở rộng, chưa nhiều tệ nạn. Tiếc thay, giờ đây, Việt Nam bị thế giới nhìn như một nước sản xuất hàng chất lượng thấp và thiếu an toàn thực phẩm. Nhiều sản phẩm nông nghiệp Việt Nam còn phải xuất qua trung gian Thái Lan, Đài Loan... Việt Nam mất một thời cơ có thể đưa tăng trưởng GDP lên hai con số, đồng thời phát triển đất nước lành mạnh, bền vững.

Lê Học Lãnh Vân