Kỹ năng giao tiếp hiệu quả dành cho người chỉ huy

Nhìn chung, có thể quy ra ba kỹ năng cơ bản cho mọi người và bảy kỹ năng đặc biệt cần được quan tâm và trau dồi nếu bạn muốn là người chỉ huy giỏi.

Ba kỹ năng cơ bản

1. Nói chuyện thật rõ ràng, mạch lạc và súc tích

Nếu nắm vững kỹ năng trình bày trước công chúng, bạn sẽ vượt qua nỗi sợ giao tiếp, sợ trình bày ý tưởng, ý kiến hay thuyết trình.

Nhiều người đã biết về câu chuyện của vua Charles Đệ Lục của nước Anh - chuyện được chuyển thể thành phim The King’s Speech do Colin Firth đóng vai chính, kể lại sự phấn đấu của vị vua bị tật nói lắp bẩm sinh. Chín phút của bài diễn văn là một kỳ công vượt qua số phận làm xúc động người nghe và hơn cả vạn lời hùng biện châu ngọc. Vua Charles Đệ Lục đã chịu biết bao đau đớn và cả nhục nhã, để học kỹ năng nói. Ông đã vận dụng mọi nỗ lực và kỹ năng để vượt sự cản trở của số phận.

Các bạn là những người có điều kiện phát biểu tốt hơn vua Charles Đệ Lục rất nhiều nên sẽ thành công trong tự tin. Sự sợ hãi chỉ mạnh lên và trấn áp bạn nếu bạn cúi đầu trước nỗi sợ.

2. Thân thiện, vui vẻ, hòa đồng

Một câu chúc “vui vẻ nhé” luôn là một cái kết có hậu.

3. Đồng cảm

Bạn hãy đặt mình vào vị trí của người khác để hiểu rõ hơn và nhiều hơn. Lúc nào cũng phải bình tĩnh, lịch thiệp, nhã nhặn và kiên nhẫn.

Ba kỹ năng nói trên là cái nền tâm lý để phát triển bảy kỹ năng của người quản lý giỏi khi phải giao tiếp thường xuyên với đồng nghiệp, cấp trên, cấp dưới, đối tác và khách hàng.

Bảy kỹ năng phát triển thành người chỉ huy giỏi

(1) Lắng nghe - thấu hiểu (*)

Bạn nên luôn tập trung nghe, lắng nghe thực sự và lắng nghe tích cực. Đừng ngại nói những câu: “Tôi hiểu”; “Tôi rất cám ơn bạn đã nói cho tôi biết chuyện này”; “Xin vui lòng nói rõ hơn điểm này để tôi hiểu chính xác và rõ hơn”.

Quan sát cũng là một kỹ năng giúp bạn thấu hiểu.

(2) Sử dụng ngôn ngữ và ngôn ngữ cơ thể một cách thuần thục

Bạn hãy nói theo cách của bạn, nhưng có kỹ năng và nghệ thuật.

Ngôn ngữ và cử chỉ là những tín hiệu. Bạn cần biết rõ mình đang nhận và nên gửi những thông điệp gì. Nên suy nghĩ ít nhất hơn một lần trước khi nói; xem lại e-mail trước khi gửi; cân nhắc lúc nào nên điện thoại hay việc gì thì có thể gửi tin nhắn SMS. Nên sử dụng thêm bản đồ, các biểu đồ, trang web, sách, tạp chí và các công cụ hỗ trợ.

Tiếp xúc bằng mắt và giọng nói, âm vực luôn thể hiện cảm xúc của bạn. Bạn không nên nói quá nhiều nhưng cũng không nên quá kiệm lời. Chuỗi tín hiệu của bạn cần được đóng gói một cách dễ tiếp nhận và đẹp, theo nghĩa rộng nhất của các từ này.

(3) Sự tự tin rất quan trọng

Dĩ nhiên, sự tự tin có được là nhờ nắm vững thông tin, nắm vững sự việc và hướng giải quyết, cách xử lý cụ thể, chứ không phải tự tin tếu táo, thiếu cơ sở vững chắc. Sự tự tin luôn cần được vun đắp thì mới bền.

Là người lãnh đạo, người quản lý xuất sắc, bạn không nên để người khác xem thường sự tự tin chính đáng của bạn vì bạn sẽ phạm khuyết điểm “thích thể hiện quyền lực” chẳng hạn.

Xin đừng quên: lãnh đạo không phải là ra lệnh mà là tạo ảnh hưởng.

(4) Cởi mở trong tư duy

Đây là điều bổ sung cực kỳ quan trọng. Sự cởi mở trong thái độ ứng xử là thân thiện, vui vẻ, hòa đồng như đã đề cập ở phần kỹ năng giao tiếp cơ bản. Bạn sẽ giao tiếp hiệu quả khi “nghe bằng hai tai”, nghe nhiều chiều, nghe các phản biện một cách cầu thị. Cũng xin đừng quên chính “cấp trên” mới phải cần tinh thần cầu thị hơn ai hết, vì bạn là đầu tàu, sai một li sẽ đi ngàn dặm!

(5) Sự tôn trọng

Hãy thật lòng tôn trọng mọi người. Không ai muốn bị khinh hay xem thường cả. Sự tôn trọng không chỉ ở ngôn ngữ và cử chỉ mà phần lớn nằm ở thái độ đối xử. Hãy gọi tên riêng của thuộc cấp (ai cũng thích được nghe sếp nói tên của mình, nhất là trong cuộc họp và trước đối tác). Một lý lịch trích ngang nêu lên điểm son trong cuộc đời, công việc và tính cách của họ là lời động viên phát triển động lực. Hãy nói bằng ánh mắt và bằng trái tim.

(6) Tạo không gian và không khí phù hợp nhất

Là người quản lý, có nhiều khi bạn phải xử lý một vụ rắc rối, một trường hợp khẩn cấp hay một sự cố nghiêm trọng. Cũng có khi là cần uốn nắn một suy nghĩ lệch lạc về công việc của một thuộc cấp. Bạn hãy bình tĩnh và tự trả lời những câu hỏi: Nên giải quyết giữa hai người (tức là nguyên tắc bốn mắt nhìn nhau) hay giải quyết trước tập thể? Giải quyết từng bộ phận rồi ráp lại các mảnh ghép để ra bức tranh toàn cảnh hay phải giải quyết cấp tốc với những người có thẩm quyền chuyên môn và thẩm quyền quyết định?

Dù thế nào đi nữa, sự tế nhị và cách xử lý nhân văn là rất quan trọng. Một cú điện thoại, một thư điện tử hay tin nhắn, một phát ngôn trên mạng xã hội hay trên các phương tiện truyền thông đại chúng có thể nâng bạn lên hoặc dìm bạn xuống. Và cần nhớ có thể bạn sẽ bị dìm đến mức sau đó “ngóc đầu không nổi”.

(7) Kỹ năng phản hồi (feed-back)

Nhận và gửi phản hồi là một công việc quan trọng, không phải là một động tác làm cho có lệ. Hãy cập nhật tình trạng và tiến độ công việc ít nhất mỗi tuần một lần, trước khi quá trễ và không thể cứu vãn được nữa. Đừng phản hồi kiểu “chém gió” mà hãy viết và nói ngắn gọn như có thể, và như “đinh đóng cột”. Mệnh lệnh của bạn, đôi khi, nên là “bàn tay sắt trong chiếc bọc nhung” như Napoleon đã nói. Các phản hồi là những cột mốc trên đường tiến tới mục tiêu.

Tóm lại, khi đã nắm vững phương pháp và luôn có thái độ căn bản, dựa trên 10 kỹ năng nêu trên, người quản lý sẽ giao tiếp hiệu quả và phần thưởng lớn nhất cho họ là uy tín và sự mến phục. Mọi người không chỉ phục bạn, chịu ảnh hưởng của bạn mà còn yêu mến bạn.

(*) Mời xem thêm bài Thấu hiểu người khác của cùng tác giả: http://www.thesaigontimes.vn/158696/Thau-hieu-nguoi-khac.html

Nguyễn Thanh Lâm