Microsoft trên 3 trụ đỡ: Windows, Office 365 và Azure

Microsoft trên 3 trụ đỡ: Windows, Office 365 và Azure
Microsoft Office 365: những thử nghiệm đầu tiên
Office 2016 chính thức phát hành trên toàn cầu

Tiếp theo bài " Hướng dẫn chia sẻ tài liệu Office 365 ".

Cho đến nay, nhiều người đã học cách sử dụng ứng dụng OneDrive trong Office 2016 để có thể chia sẻ được nhiều loại tập tin hơn bên cạnh các tập tin Microsoft Office.

Truy cập OneDrive từ ứng dụng Office 2016

Các ứng dụng Office 2016 , cũng như các ứng dụng Microsoft khác, chẳng hạn như Outlook trên một số nền tảng, có thể truy cập trực tiếp OneDrive, cho phép bạn mở và lưu tập tin vào OneDrive ngay trong không gian lưu trữ đám mây này. Để làm điều này, bạn phải đăng nhập vào tài khoản OneDrive khi đang ở trong các ứng dụng.

Nếu bạn đăng nhập vào Office 2016 với một tài khoản công ty, quyền truy cập OneDrive hoặc SharePoint của bạn (từ cùng một tài khoản) thường cũng được tự động cấp cùng lúc. Tương tự như vậy, nếu bạn đăng nhập vào Office 2016 bằng tài khoản cá nhân, quyền truy cập OneDrive cá nhân của bạn cũng thường được cấp tự động. Nhưng dĩ nhiên bạn không muốn giới hạn mình trong từng quyền truy cập tài khoản OneDrive đơn lẻ như vậy.

Để thêm quyền truy cập vào tài khoản OneDrive khác, như hình 9 cho thấy, hãy bấm vào nút File trong thanh công cụ của các ứng dụng Office 2016, sau đó nhấn vào mục Account trong thanh sidebar. Trong phần Connected Services ở phía dưới cùng bên trái của cửa sổ chính, bạn sẽ thấy mục tài khoản lưu trữ Microsoft storage accounts (OneDrive và SharePoint) bạn đang có kết nối. Nhấn vào Add a Service, sau đó chọn Staorage và các loại tài khoản mong muốn để có thể mở thêm nhiều tài khoản lưu trữ Microsoft. Bạn sẽ cần phải đăng nhập vào từng tài khoản để hoàn tất việc thiết lập quyền truy cập.

Truy cap OneDrive tu moi thiet bi - Anh 1

Hình 9. Thêm truy cập Office 365 trong Office 2016 cho Windows.

Mẹo: Bạn cũng có thể sử dụng thêm các nút Add a Place trong cửa sổ “Open and Save As” trong Office 2016 (bản dành cho Windows) để thêm dịch vụ lưu trữ đám mây của Microsoft.

Lúc này, cửa sổ “Save As and Open” sẽ cho thấy các dịch vụ đám mây Microsoft đã được kết nối, nơi tài liệu của bạn có thể được lưu vào.

Việc thiết lập kích hoạt tài khoản OneDrive trong MacOS và iOS thì đơn giản hơn, như hình 10 cho thấy: Mở theo cửa sổ của File, hoặc nhấn nút Open trong thanh sidebar, rồi nhấn vào Add a Palce (iOS) hoặc + (MacOS) để thêm tài khoản OneDrive và SharePoint.

Truy cap OneDrive tu moi thiet bi - Anh 2

Hình 10. Thêm quyền các truy cập Office 365 trong Office 2016 cho MacOS; phiên bản iOS cũng vận hành giống vậy.

Trong Android, cách thiết lập cũng đơn giản: Đến mục File, nhấn chọn Save As trong thanh sidebar, và bấm vào Add a Place.

Truy cập OneDrive từ các ứng dụng khác

Nếu chỉ dùng duy nhất mỗi Office để làm việc thì người như bạn không nhiều. Bạn vẫn cần sử dụng các ứng dụng khác - như email, ít ra cũng dùng vài loại định dạng tập tin khác nhau. Có thể bạn sẽ muốn OneDrive hỗ trợ cho các ứng dụng này. Trong tất cả các hệ điều hành trừ Windows 10, nghĩa là cài ứng dụng OneDrive, như được diễn tả trong phần 1.

Cần hiểu rằng cơ chế kết nối của OneDrive có sự khác biệt trong hệ điều hành này so với hệ điều hành theo cách các ứng dụng và hệ thống tập tin gốc “nhìn thấy” OneDrive.

Nút File trong các ứng dụng Office trên các HĐH khác nhau

Việc mở được cửa sổ hay hộp thoại File trong các ứng dụng Office 2016 phụ thuộc vào hệ điều hành bạn đang sử dụng:

Truy cap OneDrive tu moi thiet bi - Anh 3

Các nút File của Office 2016, từ trái sang phải: Windows, MacOS, iOS và Android

• Windows: Bấm vào bên trái của thanh công cụ.

• MacOS: Nhấn vào nút File (biểu tượng giống hình trang web ở bên phải của nút Close) ở góc trên bên trái của thanh công cụ.

• iOS: Nhấn vào nút File (biểu tượng mũi tên trong một vòng tròn) ở phía bên trái của thanh công cụ.

• Android: Bấm vào nút File ở bên trái của thanh công cụ.

Trong Windows 7, 8 và 8.1 và MacOS, cài đặt OneDrive tạo ra một ổ đĩa ảo mà bạn có thể truy cập như bất kỳ ổ đĩa nào: trực tiếp từ File Explorer hay Finder, hoặc thông qua hộp thoại Open and Save as của các ứng dụng.

Trong Windows 10, OneDrive là thành phần cơ hữu có sẵn trong File Explorer và vì thế cũng có trong hộp thoại Open and Save as của các ứng dụng cho bất kỳ tài khoản OneDrive nào mà bạn đã đăng nhập. Bạn có thể cài đặt OneDrive, nhưng bạn không cần nó nếu chỉ dùng cho nhu cầu cơ bản.

Trong iOS, không có hệ thống tập tin có thể nhìn thấy, do đó, các ứng dụng phải sử dụng tính năng Open In hoặc/và Share để truy cập vào OneDrive. Nếu một ứng dụng không cung cấp truy cập trực tiếp, hãy sử dụng chức năng Open In trong iOS để lưu tập tin vào một dịch vụ lưu trữ. Sử dụng chức năng Save của các ứng dụng để mở bảng Locations, như trong hình 11. (Trong một số trường hợp, chẳng hạn như tập tin đính kèm email, hãy chạm và giữ cho đến khi bảng Location xuất hiện). Nó sẽ hiển thị ổ đĩa iCloud Drive theo mặc định, nhưng bạn có thể chuyển sang các dịch vụ lưu trữ khác bằng cách chọn Locations, sau đó chọn dịch vụ mong muốn. Nếu một dịch vụ không xuất hiện, nhấn vào More để kiểm tra xewm liệu nó đã được cài đặt nhưng lại bị vô hiệu hóa; nếu đúng như vậy, hãy kích hoạt bằng cách thiết lập chuyển trạng thái của ứng dụng sang On, rồi nhấn Done.

Truy cap OneDrive tu moi thiet bi - Anh 4

Hình 11. Bảng iOS Locations là cách để đa số các ứng dụng cung cấp kết nối truy cập vào dịch vụ lưu trữ đám mây như OneDrive.

Một số ứng dụng iOS sử dụng nút chia sẻ Share để chuyển dữ liệu đến cho các ứng dụng khác, bao gồm các ứng dụng lưu trữ đám mây. Sau khi nhấn Share trong các ứng dụng như vậy, một danh sách các địa điểm có sẵn sẽ xuất hiện. Nếu một dịch vụ mà bạn đã cài đặt một ứng dụng cho không được liệt kê ở đó, hãy nhấn vào mục More ở ngoài cùng bên phải (bạn có thể cần phải kéo cuộn) để mở bảng Activities để từ đó bạn có thể kích hoạt hoặc vô hiệu hóa đường truy cập vào các dịch vụ và ứng dụng tương thích.

Để có thể mở được tập tin lưu trữ trong OneDrive từ một ứng dụng iOS, ứng dụng đó phải hỗ trợ chức năng Open In (như GoodReader và của Apple Mail làm được) hoặc cung cấp truy cập trực tiếp từ nut hay mục Open trên menu (như Office 2016, Outlook và Apple iWork làm được).

Trên Android, bởi vì có một hệ thống tập tin, OneDrive hoạt động tốt như trong Windows và MacOS. Các ứng dụng có thể truy cập trực tiếp vào các vị trí lưu trữ có sẵn thông qua công cụ Open and Save As, hoặc họ có thể sử dụng trình duyệt tập tin File Browser của Android, như trong hình 12. Từng ứng dụng sẽ quyết định cách thức cung cấp truy cập vào File Browser, nhưng phương pháp phổ biến là thông qua một nút đính kèm Attach (như trong Gmail) hoặc nút chia sẻ chuẩn Share. Nếu bạn không thể nhìn thấy nơi ứng dụng lưu hoặc mở tập tin, hãy thử nhấn vào nút More (biểu tượng dấu ba chấm ...) hoặc nút Menu (biểu tượng ba dòng xếp chồng lên nhau hay còn được biết là biểu tượng bánh hamburger) để tìm.

Truy cap OneDrive tu moi thiet bi - Anh 5

Hình 12. File Browser của Android

Bất kể hệ điều hành, một khi đã được cài đặt và cấu hình, OneDrive lưu tập tin trong bộ đệm lưu trữ ẩn cục bộ, do đó bạn có thể làm việc với các tập tin này ngay cả khi bạn không có kết nối Internet. Chúng cũng sẽ đồng bộ chúng với các bản sao chính trong đám mây lưu trữ - nhưng lưu ý rằng việc đồng bộ hóa không diễn ra tức khắc, do đó, có thể mất vài phút trước khi việc đồng bộ hóa thực sự hoàn tất.

Mẹo: Nếu một tập tin không hiển thị thông báo đã được cập nhật trong hộp thoại Open của ứng dụng trên máy tính để bàn, hãy đóng hộp thoại và thử lại. Việc đó thường sẽ khiến hệ thống làm mới lại danh sách tập tin (cần đồng bộ hóa).

Truy cập các dịch vụ đám mây khác từ Office 2016

Để sử dụng các dịch vụ lưu trữ đám mây khác từ Office 2016, cài đặt ứng dụng trên máy tính PC của bạn để chúng hiển thị trong giao diện File Explorer chuẩn và xuất hiện như một ổ đĩa mạng khi cửa sổ Open and Save của các ứng dụng Office 2016. Đó là cách để Office 2016 nhìn thấy các dịch vụ lưu trữ mây đó.

Kỹ thuật tương tự cũng cần áp dụng trong MacOS: Chúng cần phải xuất hiện như là ổ đĩa mạng trong Finder cũng như thế trong hộp thoại Open and Save As. Cài đặt các ứng dụng để tạo được kết nối truy cập.

Trong iOS và Android, Office 2016 có thể trực tiếp tạo kết nối truy cập cho một số dịch vụ đám mây khác bằng cách sử dụng phương pháp Add a Place dùng để mở dịch vụ đám mây của Microsoft. Trong iOS, bạn cũng có thể truy cập vào Dropbox, Egnyte và Learnium theo cách này; trong Android, chỉ có thể làm được cho Dropbox.

Có một phương pháp riêng để truy cập vào các dịch vụ đám mây khác: thông qua các dịch vụ lưu trữ đám mây nguyên bản đòi hỏi phải cài các ứng dụng lưu trữ đám mây trước tiên. Trong iOS, bấm vào mục More trong cửa sổ Open để mở chức năng Open In, sau đó bấm vào mục Locations để chuyển sang dịch vụ đã được cài đặt. Bạn cũng nhấn vào iPad hoặc iPhone trong cửa sổ Open để lưu trữ vào cục bộ vào thiết bị. Trong Android, nhấn vào mục Browser trong cửa sổ Save As để chuyển sang dịch vụ đã được cài đặt hay lưu trữ cục bộ trên máy.

Còn tiếp phần cuối .

PC World VN 09/2016