Giải pháp nào thay thế các tổng đài cố định truyền thống?

Với xu hướng “di động hóa” đang diễn ra mạnh mẽ tại Việt Nam trong vài năm gần đây, điện thoại di động đã gần như trở thành một thiết bị không thể thiếu của mỗi cá nhân. Từ cách đây 2 năm, số lượng thuê bao di động có phát sinh cước đã cao gấp 1,1 - 1,3 lần tổng dân số cả nước. Hiện nay, để liên lạc với nhau, phần lớn người dùng lựa chọn gọi trực tiếp vào số di động của nhau dù có thể điện thoại bàn để ngay bên cạnh.

Bắt nhịp xu hướng đó, cùng với những tiến bộ của công nghệ, các nhà cung cấp dịch vụ viễn thông đã cho ra mắt dịch vụ tổng đài di động ví dụ như dịch vụ MEG (VNPT VinaPhone), One Contact (MobiFone)… với nhiều lợi ích hơn cho doanh nghiệp.

Tiết kiệm chi phí

Nếu như với tổng đài cố định, ngoài các khoản phí thuê bao hàng tháng, doanh nghiệp sẽ phải chi một khoản để đầu tư ban đầu như chi phí đầu tư tổng đài. Với tổng đài di động doanh nghiệp hoàn toàn có thể tận dụng các số máy di động nghiệp vụ hoặc số thuê bao di động đang có của nhân viên, không mất phần chi phí này. Ngoài ra, doanh nghiệp cũng không cần quan tâm tới các chi phí bảo trì, sửa chữa phát sinh sau đó.

Mô hình tổng đài di động MEG VNPT VinaPhone hiện đang cung cấp.

Các cuộc gọi và tin nhắn giữa các số máy lẻ trong hệ thống sẽ được miễn phí với số lượng phút gọi/sms miễn phí rất lớn, giúp tiết kiệm tới 50% cước phí so với tổng đài cố định. Ví dụ, người quản lý hệ thống của doanh nghiệp có thể cài đặt để hẹn giờ gửi tin nhắn nhóm miễn phí cho một số thuê bao khi cần nhắc họp.

Linh hoạt

Nếu như với tổng đài cố định, cuộc gọi sẽ chỉ kết nối được khi nhân viên ngồi tại bàn thì với tổng đài di động, việc kết nối với người cần gặp sẽ cực kỳ linh động bởi đi đâu nhân viên cũng sẽ mang theo máy di động, đảm bảo các vấn đề của khách hàng sẽ đến đúng người cần gặp một cách nhanh chóng.

Với tổng đài cố định, doanh nghiệp chỉ có thể sử dụng tại một địa điểm cố định còn với tổng đài di động, đúng như tên gọi của nó, mang đi đâu doanh nghiệp cũng có thể sử dụng được. Việc đổi trụ sở làm việc không còn là vấn đề cần phải quan tâm.

Ngoài ra, việc quản lý hệ thống tổng đài cũng vô cùng dễ dàng. Doanh nghiệp có thể hoàn toàn linh động trong việc gán các số máy lẻ định danh cho các số liên lạc của nhân viên mà không làm ảnh hưởng tới hệ thống. Số lượng máy nhánh không bị giới hạn, có thể lên tới ba con số.

Hỗ trợ nhiều tính năng mới

Ngoài hai yếu tố trên thì việc hỗ trợ rất nhiều tính năng quản lý nâng cao phục vụ cho doanh nghiệp như thoại hội nghị, ghi âm cuộc gọi, quản lý lịch sử cuộc gọi và cước theo thời gian thực, xây dựng danh bạ dùng chung… cũng là lý do khiến hàng nghìn doanh nghiệp trên cả nước đã lựa chọn sử dụng tổng đài di động để thay thế tổng đài cố định truyền thống trước đây.

Ví dụ, với tính năng thoại hội nghị, doanh nghiệp có thể thiết lập cuộc gọi để nhiều số có thể cùng nói chuyện vào một thời điểm (lên tới 256 số một lúc), tất cả các số kết nối sẽ đều nghe và nói cho nhau nghe, giống như một cuộc họp trực tuyến chỉ có điều là không có hình.

Hay với tính năng xây dựng danh bạ toàn công ty. Với việc truy nhập cổng thông tin dịch vụ hoặc ứng dụng trên di động, các số máy lẻ có thể thấy được các nhánh khác trong công ty hoặc số liên lạc của khách hàng. Vì vậy, không cần phải lưu số của đồng nghiệp/khách hàng trong danh bạ, nhân viên của doanh nghiệp cũng hoàn toàn có thể thực hiện các cuộc gọi khi cần.

Với các cuộc gọi đi từ số máy lẻ, dù cuộc gọi được thiết lập từ di động thông qua Ứng dụng hay trên Webportal, nhật kí cuộc gọi sẽ được lưu lại trên Webportal. Qua đó, doanh nghiệp có thể quản lí được hiệu quả việc liên lạc của nhân viên trong công ty.

Ngoài ra, tổng đài di động còn hỗ trợ nhiều tính năng tương tự như một thuê bao di động bình thường như: thiết lập danh sách đen, chuyển tiếp cuộc gọi, từ chối cuộc gọi nặc danh…

Theo VNPT VinaPhone, sau hơn 2 năm cung cấp dịch vụ, hiện doanh nghiệp này đang có hàng trăm doanh nghiệp sử dụng dịch vụ này, với số lượng máy lẻ lên tới hàng chục nghìn và lượng doanh nghiệp chuyển đổi sang sử dụng dịch vụ này đang ngày càng gia tăng.

Hoàng Vũ - Cách Tân