Thiết lập tự động xóa tài khoản Google sau khi bạn qua đời

Tài khoản Google có một công cụ được ẩn sâu bên trong các thiết lập tài khoản được gọi là Inactive Account Manager. Mời bạn cùng VnReview tìm hiểu về công cụ này, cũng như cách để kích hoạt nó thông qua bài viết từ HowToGeek dưới đây.

Bạn vừa muốn để lại bộ sưu tập hình ảnh gia đình cho người thân sau khi bạn qua đời, vừa muốn chôn vùi tất cả lịch sử tìm kiếm của bản thân? Tất cả những điều này và hơn thế nữa đều có thể thực hiện được với công cụ Inactive Account Manager của Google.

Làm sao để kiểm soát thông tin sau khi bạn qua đời?

Cái chết là điều không ai muốn nghĩ đến, nhưng một ngày nào đó, bạn sẽ phải đối mặt với nó, cùng với tất cả những chìa khóa truy cập vào vương quốc trực tuyến của bạn. Và ngày nay, những tài khoản trực tuyến đó có thể lưu trữ rất nhiều thứ bạn có thể sẽ muốn chuyển giao lại cho người thân.

Tài khoản Google có một công cụ được ẩn sâu bên trong các thiết lập tài khoản được gọi là Inactive Account Manager. Mặc dù công cụ này đã có từ rất lâu, nó hầu như không được nhiều người dùng Google biết đến.

Inactive Account Manager là cái gì đó khiến những "tín đồ" của dòng phim điệp viên (spy movies) và dòng phim tâm lý ly kỳ (psychological thrillers) ngay lập tức liên tưởng đến khái niệm "dead man's switch" (công tắc an toàn) – một dạng công tắc tự động kích hoạt khi con người mất khả năng điều khiển do mất ý thức hay tử vong. Một khi công tắc được kích hoạt, nếu bạn không tương tác với tài khoản Google sau một khoảng thời gian X, các máy chủ của Google sẽ tự động hoặc thông báo cho các địa chỉ liên hệ tin cậy (trusted contacts) của bạn và/hoặc chia sẻ những dữ liệu nhất định với những địa chỉ liên hệ đó. Hoặc, theo chỉ thị của bạn, nó có thể xóa vĩnh viễn (wipe) tài khoản.

Bằng cách này, người thân có thể truy cập vào mọi thông tin của bạn như hình ảnh được lưu trên Google Photos. Đồng thời, họ cũng có đầy đủ quyền truy cập vào tài khoản của bạn để quản lý các hoạt động kinh doanh và nhiều hoạt động khác trên tài khoản của bạn.

Thiết lập Inactive Account Manager

Để thiết lập Inactive Account Manager, hãy chắc rằng bạn đã đăng nhập vào tài khoản Google và truy cập vào trang này .

Tại trang giới thiệu về Inactive Account Manager, nhấn nút Setup.

Tất cả các bước thiết lập sẽ diễn ra trên một trang màn hình duy nhất, nhưng chúng tôi sẽ chia nó ra thành các phần nhỏ để bạn dễ hiểu hơn. Đầu tiên là phần Alert me.

Bạn sẽ được thông báo 1 tháng trước khi các hành động bạn chọn có hiệu lực. Và bạn cần phải có ít nhất một số điện thoại di động để kích hoạt Inactive Account Manager. Bạn cũng cần phải xác nhận quyền sở hữu số điện thoại bằng cách nhập mã xác thực được gửi đến điện thoại của bạn.

Thêm vào đó, tại phần Alert me bạn nên thêm một địa chỉ email bạn thường sử dụng để dùng làm email phụ cho việc nhận thông báo từ Gmail.

Tiếp theo, bạn sẽ cần thiết lập khoảng thời gian chờ (timeout period).

Bạn có thể đặt khoảng thời gian chờ theo quý, dao động trong khoảng từ 3 tháng đến 18 tháng. Bất kể độ dài của thời gian chờ là bao nhiêu, bạn sẽ luôn nhận được thông báo 1 tháng trước khi nó hết hạn. Khoảng thời gian này được tính từ lần cuối bạn đăng nhập vào tài khoản Google.

Ở bước kế đến, Notify contacts and share data, bạn có hai thiết lập bao gồm: thêm các địa chỉ liên hệ tin cậy (trusted contacts) và tạo email trả lời tự động (auto-response) trên Gmail. Trước tiên, bạn hãy thực hiện việc thêm địa chỉ liên hệ tin cậy. Bạn có thể thêm 10 địa chỉ liên hệ tin cậy và thiết lập các mức độ truy cập khác nhau cho mỗi địa chỉ trong số chúng. Chọn Add trusted contacts để tiếp tục.

Nhập địa chỉ email của họ. Đánh dấu chọn vào mục Share my data with this contact nếu muốn. Nhấn Next.

Để bảo vệ thông tin của bạn khỏi các truy cập không mong muốn, địa chỉ liên hệ tin cậy cần một mã xác thực để truy cập vào dữ liệu của bạn. Địa chỉ liên hệ tin cậy sẽ nhận được một mã xác thực sau khi tài khoản của bạn ngừng hoạt động (inactive).

Bởi vậy, bạn cần phải cung cấp số điện thoại của địa chỉ liên hệ tin cậy bạn chọn. Đừng lo, họ sẽ không nhận được bất kỳ tin nhắn nào cho thấy bạn đã chọn họ làm địa chỉ liên hệ tin cậy, do vậy sẽ không có bất kỳ cuộc nói chuyện vụng về nào về cái chết được tạo ra bởi quá trình này. Sau đó, bạn cần chỉ định những dữ liệu Google nào bạn muốn chia sẻ với họ. Chúng tôi khuyến khích bạn thực hiện việc này một cách có chọn lọc, không đơn thuần chỉ nhấn Select all. Hầu hết chúng ta đều rất sẵn lòng chia sẻ bộ sưu tập hình ảnh trên Google Photos với người thân, nhưng lại muốn giữ tất cả lịch sử tìm kiếm cho riêng mình. Khi bạn hoàn thành việc lựa chọn, nhấn nút Next.

Trong phần cuối của bước thiết lập địa chỉ liên hệ, bạn sẽ cần phải gửi một tin nhắn đến các địa chỉ liên hệ tin cậy của bạn. Đây là bước bắt buộc và bạn phải tạo một tin nhắn có ít nhất một dòng tiêu đề (subject line).

Khi đã soạn xong email, nhấn nút Save và sau đó lặp lại quá trình như trên cho bất kỳ địa chỉ liên hệ tin cậy nào khác bạn muốn.

Nếu muốn, bạn cũng có thể tạo một tin nhắn trả lời tự động. Nó sẽ được gửi cho bất kỳ ai liên hệ với địa chỉ Gmail của bạn, bất kể họ có nằm trong danh sách địa chỉ liên hệ tin cậy hay không.

Bước cuối cùng là bước "nặng ký" nhất: lựa chọn xóa hoặc không xóa tài khoản Google sau khi thời gian chờ kết thúc.

Google không hỗ trợ bạn xóa dữ liệu từng phần. Chẳng hạn, bạn không thể xóa lịch sử tìm kiếm và email, trong khi giữ lại nội dung trên YouTube và các bài viết trên Blogger. Một khi thời gian đếm ngược kết thúc, mọi dữ liệu tài khoản của bạn sẽ ra đi mãi mãi. Do vậy hãy cẩn trọng khi thực hiện bước này.

Khi bạn đã hoàn thành tất cả các lựa chọn, hãy viết các địa chỉ liên hệ tin cậy ra giấy, thiết lập tự động trả lời, và…, bạn phải nhấn nút Enable ở dưới cùng màn hình để hoàn tất quy trình kích hoạt.

Khi được kích hoạt, bạn sẽ thấy màn hình như sau:

Bạn có thể bỏ chọn mục Receive email reminders…, nhưng chúng tôi để nó kích hoạt. Đây là một nhắc nhở rất hay, nó cho thấy dịch vụ đang được kích hoạt. Do đó, bạn có thể quay lại chỉnh sửa các thiết lập hoặc vô hiệu hóa nó nếu cần.

Lê Hiền