Trả lời tự động là tính năng cho phép bạn thiết lập sẵn một thông điệp trên hộp thư của mình. Thông điệp này sau đó sẽ được dùng để trả lời những email gửi đến bạn trong lúc bạn nghỉ phép, đi công tác hay không thể kiểm tra hộp thư liên tục.

Trả lời tự động là tính năng cho phép bạn thiết lập sẵn một thông điệp trên hộp thư của mình. Thông điệp này sau đó sẽ được dùng để trả lời những email gửi đến bạn trong lúc bạn nghỉ phép, đi công tác hay không thể kiểm tra hộp thư liên tục.

Thiet lap tra loi tu dong tren Outlook.com, Outlook 2016 va Gmail - Anh 1

Thông điệp phản hồi tự động thường bao gồm các thông tin như người liên hệ trong lúc bạn đi vắng, thông tin liên hệ trong trường hợp khẩn cấp, ngày bạn quay lại làm việc… Nó là công cụ rất quan trọng trong kinh doanh bởi nó giúp cho người gửi biết rằng bạn không thể trả lời email cho họ ngay.

Trên Outlook.com và Outlook 2016 chức năng này được gọi là Automatic replies hay Out-of-Office (hay OoO - Trả lời tự động). Trong khi đó, trên Gmail nó được gọi là Vacation reply.

Cho dù bạn sử dụng dịch vụ email nào, bạn đều có thể thiết lập email trả lời tự động dựa theo các hướng dẫn từ Laptop Magazine dưới đây.

Thiết lập Automatic replies cho Outlook.com

Bước 1: Truy cập vào Outlook.com , nhập địa chỉ email và nhấn nút Next.

Thiet lap tra loi tu dong tren Outlook.com, Outlook 2016 va Gmail - Anh 2

Bước 2: Nhập mật khẩu và nhấn nút Sign in.

Thiet lap tra loi tu dong tren Outlook.com, Outlook 2016 va Gmail - Anh 3

Bước 3: Nhấp vào biểu tượng bánh xe răng cưa ở phía trên góc phải để mở trình đơn cài đặt.

Thiet lap tra loi tu dong tren Outlook.com, Outlook 2016 va Gmail - Anh 4

Bước 4: Chọn Automatic replies từ danh sách xổ xuống.

Thiet lap tra loi tu dong tren Outlook.com, Outlook 2016 va Gmail - Anh 5

Bước 5: Đánh dấu chọn vào mục Send automatic replies.

Lưu ý: Nếu bạn chọn mục Send replies only during this time period, bạn cần chỉ định thời điểm bắt đầu (start time) và kết thúc (end time). Khi đó, phản hồi tự động sẽ chỉ được gửi trong khoảng thời gian bạn đã chỉ định.

Bước 6: Nhập thông điệp tin nhắn bạn muốn phản hồi tự động cho những người gửi email đến bạn.

Bước 7: Nhấn nút OK ở trên cùng để hoàn tất cài đặt.

Thiet lap tra loi tu dong tren Outlook.com, Outlook 2016 va Gmail - Anh 6

Đê tắt Automatic replies, bạn chỉ cần thực hiện lần lượt các bước như trên và chọn Do not send automatic replies.

Thiết lập Out-of-Office cho Outlook 2016

Bước 1: Mở Outlook 2016 bằng cách bấm phím Start, gõ outlook 2016 và nhấn Enter.

Thiet lap tra loi tu dong tren Outlook.com, Outlook 2016 va Gmail - Anh 7

Bước 2: Vào File, chọn Automatic replies (Out of Office).

Thiet lap tra loi tu dong tren Outlook.com, Outlook 2016 va Gmail - Anh 8

Bước 3: Đánh dấu chọn vào mục Send automatic replies.

Thiet lap tra loi tu dong tren Outlook.com, Outlook 2016 va Gmail - Anh 9

Lưu ý: Nếu bạn chọn mục Only send during this time range, bạn cần chỉ định thời gian bắt đầu (start time) và kết thúc (end time). Khi đó, phản hồi tự động sẽ chỉ được gửi trong khoảng thời gian bạn đã chỉ định.

Bước 4: Ở mục nhập nội dung thông điệp phản hồi, bạn có hai thẻ bao gồm:

- Inside My Organization: Chỉ gửi phản hồi tự động cho nội bộ công ty của bạn, chức năng này mặc định được bật khi bạn bật Send automatic replies.

Thiet lap tra loi tu dong tren Outlook.com, Outlook 2016 va Gmail - Anh 10

- Outside My Organization (On): Gửi phản hồi cho những người bên ngoài công ty của bạn. Tùy chọn này mặc định cũng được bật và nó có thêm hai tùy chọn nhỏ: My Contacts only (Chỉ những địa chỉ email có trong danh bạ); Anyone outside my organization (Bất kỳ ai gửi email cho bạn). Nếu muốn tắt nó, bạn chỉ cần bỏ chọn mục Auto-reply to people outside my organization.

Thiet lap tra loi tu dong tren Outlook.com, Outlook 2016 va Gmail - Anh 11

Bước 5: Chọn các thiết lập tương ứng với nhu cầu của bạn, nhập nội dung thông điệp vào nhấn nút OK.

Để tắt Automatic replies, bạn chỉ cần thực hiện lần lượt các bước như trên và chọn Do not send automatic replies.

Thiết lập Vacation reply cho Gmail

Bước 1: Truy cập vào Gmail.com và đăng nhập.

Thiet lap tra loi tu dong tren Outlook.com, Outlook 2016 va Gmail - Anh 12

Bước 2: Ở phía trên bên phải, nhấp vào biểu tượng hình bánh xe răng cưa và chọn Settings.

Thiet lap tra loi tu dong tren Outlook.com, Outlook 2016 va Gmail - Anh 13

Bước 3: Cuộn xuống đến phần Vacation responder và chọn Vacation responder on.

Thiet lap tra loi tu dong tren Outlook.com, Outlook 2016 va Gmail - Anh 14

Bước 4: Điền thời gian bắt đầu (first day), tiêu đề (subject) và thông điệp trả lời tự động (message) mong muốn. Bạn có thể chọn thời gian kết thúc nếu muốn tại mục Last day (optional).

Bước 5: Đánh dấu chọn vào mục Only send a response to people in my Contacts nằm bên dưới khung nội dung thông điệp nếu bạn chỉ muốn gửi phản hồi tự động cho những người trong danh bạ của bạn.

Bước 6: Nhấn nút Save changes ở dưới cùng của trang.

Thiet lap tra loi tu dong tren Outlook.com, Outlook 2016 va Gmail - Anh 15

Khi chức năng trả lời tự động được bật, bạn sẽ thấy một banner nhỏ ở trên cùng của hộp thư hiển thị tiêu đề của thông điệp trả lời tự động. Để tắt trả lời tự động, bạn chỉ cần nhấn End now.

Trả lời tự động của bạn sẽ bắt đầu có hiệu lực từ 12:00 AM của ngày bắt đầu và kết thúc lúc 11:59 PM của ngày kết thúc, trừ khi bạn kết thúc nó sớm hơn.

Trong hầu hết các trường hợp, trả lời tự động của bạn chỉ được gửi đến mọi người ở lần đầu tiên họ gửi email cho bạn.

Lưu ý: Những email được gửi đến thư mục Spam sẽ không nhận được email trả lời tự động.

Nga Nguyễn