Hệ thống tài chính trong doanh nghiệp được ví như hệ thống tuần hoàn máu trong cơ thể nuôi tất cả các bộ phận và toàn thể. Tài chính có thể nằm dưới dạng tiền, vật tư, nguyên liệu, tài sản phát sinh lúc hình thành nguồn vốn hoặc trong quá trình hoạt động như các khoản phải thu, phải trả.

Quản lý hệ thống tài chính sao cho có lợi nhuận đều quy về bài toán tài chính giản dị.

1. BÀI TOÁN TÀI CHÍNH: THU - CHI > 0

Tất cả bài toán tài chính đều quy về các dạng: doanh thu - chi phí, nguồn thu - vốn đầu tư, lợi nhuận = doanh thu - chi phí, thu nhập ròng = thực thu - thực chi...

Các khoản chi phân bổ cho các lĩnh vực là (1) nhân lực, công nghệ, tổ chức, quy trình; và (2) khách hàng (và đối tác), tài chính.

Trong khi đó, các khoản thu lại chỉ đến từ khách hàng và lĩnh vực tài chính mà thôi.

Khi tái cấu trúc tài chính doanh nghiệp, ta đừng bỏ sót khoản mục chi hoặc thu nào và mức độ ưu tiên giải quyết để tăng thu, giảm chi đến hết mức nhằm tối đa hóa lợi nhuận doanh nghiệp.

Các doanh nghiệp Việt Nam thường gặp phải bốn vấn đề khi giải bài toán tài chính. Đó là:

• Quản lý nguồn thu, nguồn chi căn cứ trên ước lượng, dự đoán, thiếu phân tích nên không thấy hết nguồn thu, không cắt giảm được chi phí.

• Kiểm soát công nợ chưa thường xuyên, chặt chẽ, chưa có chính sách xử lý nợ rốt ráo dễ dẫn đến thiếu tiền.

• Kiểm soát không chặt chẽ vật tư hàng hóa, xuất nhập tồn kho, trên đường đi, hàng gửi làm lãng phí vốn.

• Không có kế hoạch tài chính, thậm chí không kiểm soát được dòng tiền, kế hoạch thu trả nợ.

Công cụ kế toán kết hợp với các nguyên tắc thu chi, kiểm định nội bộ có thể giải quyết được các vấn đề này.

2. NGUYÊN TẮC THU CHI

Nguyên tắc thu chi cần đảm bảo vấn đề:

• Có kế hoạch (nhất là kế hoạch dòng tiền)

• Cân đối thu chi

• Chi đầu tư và ROI (thu lại vốn đầu tư)

“Tăng thu, giảm chi” nghe có vẻ đơn giản nhưng không có chi (đầu tư) làm sao có nguồn thu? Cần tách bạch giữa đầu tư (thu chi của dự án đầu tư) và các khoản chi cho hoạt động sản xuất kinh doanh thường xuyên của doanh nghiệp mới đánh giá được hiệu quả đầu tư cũng như lợi nhuận của doanh nghiệp. Nhiều khi mù quáng cắt hết khoản đầu tư cho phát triển, chỉ nhằm vào những hoạt động đẻ ra tiền ngay với lý do giảm chi để cắt lỗ mà không đánh giá kỹ kết quả đầu tư sẽ dẫn đến việc doanh nghiệp không còn sản phẩm sáng tạo, hoặc không có sản phẩm mới có tính cạnh tranh. Một nguyên tắc cố thủ khác: “Có thu mới có chi - liệu cơm gắp mắm” với lý do an toàn tài chính nhưng lúc muốn phát triển cũng dẫn đến bài toán cân đối đầu tư như trên.

3. KẾ HOẠCH TÀI CHÍNH

Lập kế hoạch tài chính là dùng một số giả định như dự báo doanh thu, chi phí... và các báo cáo tài chính (dòng tiền, bảng cân đối, thu nhập...) vài năm trước đó để đưa ra các báo cáo tài chính trong tương lai nhằm vào các mục tiêu và ưu tiên của doanh nghiệp. Nhưng tình hình thực tế thay đổi rất nhanh nên để có phản ứng linh hoạt hơn ta có thể lập mô hình tài chính.

Mô hình tài chính (financial model) là mô hình cho thấy tình trạng tài chính thực tế của doanh nghiệp. Nó bao gồm quá khứ, hiện tại và dự đoán nhiều năm liên tục cho các bản báo cáo tài chính (dòng tiền, bảng cân đối, thu nhập...). Quá trình lập mô hình tài chính như sau:

• Báo cáo tài chính của công ty trong quá khứ (doanh nghiệp khởi nghiệp không có).

• Các giả định bao gồm ý định của nhà đầu tư, thông tin về thị trường, tình hình cạnh tranh, các báo cáo về ngành kinh doanh, lợi thế cạnh tranh, mô hình kinh doanh, từ đó đưa ra hết các giả định về thu và chi (giá thành, giá bán...).

• Lập báo cáo dự đoán “kết quả hoạt động kinh doanh, bảng cân đối kế toán và báo cáo lưu chuyển tiền tệ”.

• Định giá doanh nghiệp bằng phương pháp chiết khấu dòng tiền.

• Định giá doanh nghiệp bằng phương pháp so sánh (lựa chọn các doanh nghiệp niêm yết hoạt động trong cùng ngành nghề để so sánh với doanh nghiệp cần định giá, thu thập và điều chỉnh các dữ liệu và chỉ số tài chính trước khi áp dụng định giá bằng phương pháp số nhân).

• Tổng hợp và liên kết hai phương pháp định giá để ra giá trị cuối cùng của doanh nghiệp, thể hiện bằng đồ thị định giá.

4. PHƯƠNG TIỆN QUẢN TRỊ TÀI CHÍNH

Hiện có nhiều mức quản trị tài chính:

• Mức thô sơ: Mục đích là để lập hóa đơn tài chính hoặc báo cáo thuế.

• Mức căn bản: Đưa ra tất cả các báo cáo tài chính và quản trị theo yêu cầu kiểm toán đòi hỏi hoặc nhu cầu quản lý căn bản của doanh nghiệp liên quan đến tiền hàng.

• Mức nâng cao: Ra được các báo cáo phân tích tài chính và mô hình tài chính trên quy mô tổng hợp nhiều chi nhánh và truy cập mọi lúc, mọi nơi trên thiết bị di động (điện toán đám mây/ di động). Có khả năng xử lý nhanh chóng khối lượng dữ liệu lớn và bảo vệ an toàn dữ liệu gần như tuyệt đối.

Dùng công cụ Excel có thể đáp ứng linh hoạt các mức căn bản và thô sơ nhưng sẽ mất nhiều thời gian, công sức hơn là dùng một phần mềm kế toán hoặc một công cụ chuyên phân tích dữ liệu. Hiện nay có rất nhiều phần mềm kế toán hiện đại, mạnh mẽ, linh hoạt, có thể tích hợp trong hệ thống ERP và có thể hoạt động trơn tru trên Internet như của Microsoft, Lạc Việt, Workday... Tốt nhất là nên chọn một hệ thống mà mỗi vai trò liên quan có thể xử lý dữ liệu tài chính theo thời gian thực trên thiết bị di động tại bất cứ nơi nào có Internet.

Là một doanh nghiệp chuyên kinh doanh thiết bị gia dụng và hàng thể thao, chỉ chưa đầy năm năm kể từ khi thành lập vào năm 2009, mạng lưới cửa hàng mang thương hiệu KingSport của Công ty Đông Dương đã mở rộng ra nhiều tỉnh thành. Và khi quy mô cũng như mạng lưới kinh doanh mở rộng, doanh nghiệp lập tức gặp phải vấn đề về quản lý. Việc kiểm soát số lượng hàng dự trữ tại các cửa hàng, cho đến quản lý số lượng và giá trị các đơn đặt hàng, quản lý công nợ và dòng tiền... trở nên khó khăn, phức tạp. Để thoát khỏi mớ bòng bong dữ liệu, tăng hiệu quả quản lý, công ty buộc phải tìm một công cụ hỗ trợ mới thay thế cho phương pháp thủ công thực hiện trên phần mềm Excel.

Đồng hành cùng chuyên trang:

Quan tri tai chinh doanh nghiep - Anh 1