Về việc triển khai ERP (Enterprise Resources Planning - Hoạch định nguồn lực doanh nghiệp) cho doanh nghiệp.

Quan tri nguon luc doanh nghiep - Anh 1

Sơ đồ quy trình sản xuất trong ERP ngành may.

TẠI SAO CẦN PHẢI CÓ ERP?

ERP là giải pháp sản xuất kinh doanh, quản lý cho doanh nghiệp (DN) bao gồm các quy trình nghiệp vụ được triển khai trên các ứng dụng tích hợp dữ liệu từ mọi đơn vị của DN để thu thập, lưu trữ, quản lý, biểu diễn thông tin của các nguồn lực dưới đây theo thời gian thực, nhằm giúp cho hoạt động sản xuất kinh doanh (SXKD) được thông suốt để hoàn thành các mục tiêu ngắn hạn và dài hạn của DN.

Nguồn lực (resources) đó là:

1. Nhân lực: Toàn bộ lực lượng lao động của DN. Phần tính thu nhập và BHXH cần tuân thủ luật pháp và đặc thù SXKD của DN.

2. Tổ chức/Văn hóa: Các đơn vị trong công ty thực hiện các nhóm nhiệm vụ được phân công, phân nhiệm bằng các thể chế (quy định) của công ty và luật pháp.

3. Công nghệ: Công nghệ SXKD, CNTT ứng dụng vào điều hành DN như phần mềm ERP.

4. Khách hàng: Các khách hàng và đối tác của DN, chủ yếu được bộ phận tiếp thị bán hàng, dịch vụ sau khi bán chăm sóc bằng phần mềm CRM (thuộc ERP).

5. Tài chính: Bao gồm các loại tiền và hàng hóa/ nguyên vật liệu/ thành phẩm thuộc sở hữu của DN thường do bộ phận tài chính - kế toán hoặc mua hàng/bán hàng/kho hàng chăm sóc. Tài chính cần đáp ứng các yêu cầu hạch toán của Bộ Tài chính, quy định đóng thuế; hoặc thông lệ tài chính quốc tế như IAS, IFRS.

6. Quy trình/Quy chế tiếp thị/mua hàng/nhập khẩu, bán hàng/phân phối/xuất khẩu, sản xuất, hoạch định sản xuất, tồn kho.

ERP giúp DN tự kiểm soát, khai thác các nguồn lực hợp lý nhất nhờ vào các quy trình/quy chế nghiệp vụ thiết lập trong hệ thống. Các quy trình này được sinh ra từ khảo sát nhu cầu của các DN và chắt lọc những thực hành tốt nhất (best practices) từ những DN ứng dụng ERP thành công nên còn cung cấp cho các DN một hệ thống quản lý với quy trình hiện đại, giúp nâng cao nhanh chóng khả năng quản lý điều hành DN cho lãnh đạo cũng như tác nghiệp của nhân viên.

CHỌN ĐÚNG ERP CHO DN

Chọn đúng sẽ tiết kiệm chi phí, thời gian, công sức và nhất là tránh được xáo trộn trong SXKD, nguy cơ bất mãn trong nhân viên. Không cần thiết trang bị ERP hàng hiệu, đắt tiền hoặc giá rẻ nhất là tiêu chí quan trọng với DN.

Tiêu chí

- Đáp ứng yêu cầu nghiệp vụ SXKD của DN và có thể mở rộng dễ dàng trong tương lai. DN nên làm một bản khảo sát các nguồn lực kể trên, phân tích ưu nhược điểm và mong muốn thay đổi (6) nguồn lực này.

- Tích hợp thông tin xuyên suốt qua các đơn vị, chi nhánh SXKD, quy trình, vị trí (các nhà kho, văn phòng..) thể hiện qua luồng thông tin xuyên suốt giữa các phân hệ CRM, SXKD, quản trị nhân lực.

- Xây dựng các báo cáo phân tích quản lý kịp thời, có ý nghĩa giúp cho cán bộ quản lý từng đơn vị không những thấy được cụ thể tình trạng đã và đang diễn ra, chỉ ra được những điểm tắc nghẽn, nhìn thấy xu hướng sắp tới, giúp thông suốt luồng thông tin và công việc SXKD không chỉ ở đơn vị mình mà toàn cục của DN.

- Giao diện (UI) và trải nghiệm người dùng (UX) thân thiện, dễ dàng, hợp lý; thông tin bố trí theo vai trò người dùng cuối không thiếu cũng không thừa thông tin trên màn hình nhập liệu cũng như màn hình xử lý với đầy đủ các trợ giúp (tìm kiếm, thêm, xóa, sửa...) tinh vi, dễ thao tác, kiểm tra tính toán bên trong chặt chẽ.

- Sử dụng công nghệ CAMSI (Cloud, Analytics, Mobile, Security/Social, IoT - đám mây, phân tích dữ liệu, di động, bảo mật/mạng xã hội, Internet của vạn vật) sẽ giúp truy cập dữ liệu ERP mọi lúc, mọi nơi, trên mọi thiết bị máy tính (Windows, iPad/iPhone với iOS, Android).

- Chi phí tổng sở hữu (TCO) cần được tính trên tính năng, quy mô dự án, thời gian triển khai. Giải pháp ERP phải có khả năng chọn lựa ưu tiên, triển khai từng giai đoạn.

- Về năng lực, chiến lược phát triển ERP của nhà cung cấp ERP: chứng minh năng lực thể hiện qua các dự án đã nghiệm thu trong thời gian của hợp đồng. DN cũng cần thấy rõ lộ trình phát triển sản phẩm của DN trong những tháng năm sắp đến.

DN có thể thuê tư vấn hoặc chuyên gia để lập Bản mô tả yêu cầu (tiêu chí) chi tiết để xét chọn và đánh giá sản phẩm ERP - gọi là “Blue Print”, tuy tốn kém nhưng giảm bớt rủi ro của việc chọn lựa sai lầm.

Quy trình để chọn được ERP đúng

Lập Ban quản lý dự án ERP bao gồm những đối tượng sau: người có quyền lực nhất trong công ty (như tổng giám đốc), những người có quyền tác động vào các quy trình của công ty (như trưởng các phòng ban), nhân viên nghiệp vụ chính yếu (key users) đội ngũ CNTT (nếu có) để làm các công việc sau đây: (1) Lập danh sách chi tiết hóa các tiêu chí ở trên; (2) Buổi trình diễn giải pháp và sản phẩm: đánh giá giải pháp đối chiếu với danh sách các yêu cầu; (3) Chọn ra một danh sách ngắn (2-3 giải pháp) để yêu cầu chạy thử. Dùng một bộ dữ liệu hoàn chỉnh, ví dụ của một đơn hàng đã thực hiện để xem phần mềm ERP xử lý phần nhập liệu cũng như ra báo cáo như thế nào; (4) Kiểm tra một số khách hàng xem công ty triển khai giải pháp ERP đối đãi với khách hàng như thế nào trong việc lắng nghe, thấu hiểu yêu cầu, trong quá trình triển khai, bảo trì và nhất là ERP đó có mang lại lợi ích cụ thể, thiết thực hay không.

Chọn sai có nghĩa là DN mất đi cơ hội, lòng tin, chi phí, thời gian (thường là hai năm trở lên, rồi sẽ mất chừng ấy thời gian để chọn lựa, triển khai lại với yêu cầu khác trước vì điều kiện SXKD cũng thay đổi nhiều).

Chi phí cho ERP

Tuy rằng chi phí không nên là tiêu chí (chọn) hàng đầu nhưng cũng rất quan trọng để hiểu TCO của hệ thống ERP là bao nhiêu để hoạch định đầu tư và hoàn vốn, bao gồm chi phí trang bị hạ tầng và nền tảng (hệ điều hành, hệ CSDL...): mua hết hay thuê (xu hướng hiện tại là thuê vì chi phí minh bạch hàng tháng/quí/năm; khỏi cần đội ngũ IT cũng như chi phí phát sinh do máy móc hư cũ); chi phí mua hoặc thuê phần mềm ERP; chi phí triển khai; chi phí duy trì.

TRIỂN KHAI ERP ĐÚNG ĐỂ THÀNH CÔNG

Nguyên tắc triển khai

- Triển khai ERP thường mất 6 tháng trở lên. Lãnh đạo DN nếu bỏ mặc cho các trưởng phòng ban và nhân viên “đánh vật” với ERP rồi cả tháng mới đáo qua họp, hoặc tệ hơn chỉ có mặt vào lúc tình hình tồi tệ thì đoán chắc có làm gì đi nữa đề án cũng đi vào thất bại (theo định luật Murphy: “Việc gì có thể diễn tiến xấu, sẽ nhất định xảy ra xấu - Anything that can go wrong, will go wrong”). Vì vậy phương pháp linh hoạt (agile) đang được sử dụng hiệu quả và phổ biến.

Phương pháp linh hoạt là phương pháp thực thi đạt “thắng lợi từng bước”:

- Chỉ định một người làm “chủ nhiệm sản phẩm”: Lập danh sách các mục tiêu cần đạt, công việc cần làm. Chia ra nhiều giai đoạn nhỏ, mỗi giai đoạn khoảng 1-2 tuần. Một người làm điều phối viên - không cần chức danh “quản trị dự án” để tránh tình trạng một người chỉ việc cho tất cả.

- Giai đoạn số 0: xác định mục tiêu của từng giai đoạn, cho mỗi thành viên dự án nhận công việc cụ thể.

- Cuối mỗi giai đoạn 1, 2,..., n: trình diễn phần mềm và kết quả đạt được, phân công giai đoạn kế tiếp.

- Cuối mỗi tháng, sửa chữa và bổ sung khiếm khuyết của phương pháp triển khai.

- Nhập liệu xong chu kỳ nào (tháng, quí) phải có kết quả thụ hưởng cho mọi đối tượng.

- Tất cả những thành viên của dự án phải tham gia đầy đủ các cuộc họp của các giai đoạn, huấn luyện khi được yêu cầu; khi có quyết định, mọi thành viên phải tuân thủ.

Có hệ thống liên lạc tức thời và ghi được nội dung trao đổi.

Xây dựng quy trình mới và cấu hình ERP

- Doanh nghiệp phải xác định mục tiêu, phạm vi dự án; Phân tích xem ERP có đáp ứng được mục tiêu và quy trình mong ước hay không; Cấu hình ERP: đưa các quy trình mong ước vào vận hành trong ERP; Kế hoạch triển khai.

Chuẩn bị triển khai

- Doanh nghiệp cần thành lập đội dự án, tổ chức kick-off; Huấn luyện phương pháp triển khai, phương thức liên lạc, phối hợp; Kiểm nghiệm hạ tầng, nền tảng.

Huấn luyện sử dụng ERP

Đó là sử dụng quy trình ERP; Nhập liệu, xử lý dữ liệu tròn một tháng/quí; Kiểm nghiệm kết quả

Triển khai xuống cơ sở

Doanh nghiệp thực hiện các bước: Nhập liệu; Sử dụng kết quả của nhân viên, cấp quản lý trung gian, BGĐ và HĐQT DN.

Đánh giá việc triển khai ERP

Việc triển khai ERP được gọi là thành công khi mang đến các lợi ích:

- Cung cấp chính xác, kịp thời mọi thông tin tổng hợp, chi tiết, nhiều chiều theo thời gian thực của tình hình SXKD.

- Giảm thời gian xử lý do các quy trình đã được tự động hóa, liên thông, tích hợp xuyên suốt các đơn vị trong DN.

- Giảm chi phí, đây là lợi ích ít thấy rõ nhất của DN. Chi phí hoạt động thường không giảm và còn tăng thêm (cho phần cứng, phần mềm) nhưng có thể ngăn ngừa những thiệt hại nhờ tránh được các rủi ro và khắc phục kịp thời những lỗ hổng do ERP chỉ ra mà làm tay kiểu excel thì không khắc phục nổi.

Nếu sau khi triển khai ERP mà doanh nghiệp không nhận được những lợi ích vừa kể thì xem như đã gánh một khoản thiệt hại “khủng” đó mất thêm lòng tin; mất quá nhiều cơ hội, mất thế cạnh tranh khi các đối thủ khác vươn xa, mất chi phí.

Quan tri nguon luc doanh nghiep - Anh 2