Để thay thế các phương pháp làm việc truyền thống vừa mất thời gian, lãng phí tiền của nhà nước cũng như công sức người lao động, từ năm 2015 đến nay, VNPT các tỉnh, thành đã giúp nhiều cơ quan, tổ chức trên địa bàn triển khai phần mềm Quản lý văn bản điện tử (VNPT-iOffice).

Phần mềm VNPT – iOffice do Tập đoàn Bưu chính Viễn thông Việt Nam sản xuất và cung cấp. Là hệ thống phần mềm sử dụng công nghệ điện toán đám mây - công nghệ tiên tiến và phổ biến nhất hiện nay; bảo đảm kết nối liên thông văn bản 4 cấp, giữa Chính phủ - UBND tỉnh - UBND cấp huyện và UBND cấp xã theo yêu cầu của Chính phủ; dữ liệu được lưu trữ tại hệ thống Trung tâm dữ liệu của Tập đoàn VNPT, tính bảo mật cao, đảm bảo an toàn thông tin. Khi triển khai phần mềm, hầu hết các văn bản không mật của cơ quan nhà nước các cấp đều được chuyển dưới dạng văn bản điện tử, giúp tiết kiệm chi phí văn phòng phẩm; tiết kiệm nguồn nhân lực khai thác, vận hành hệ thống máy chủ, quản lý, khai thác hệ thống...

Để triển khai được tốt hệ thống phần mềm này, VNPT các tỉnh, thành có trách nhiệm khảo sát hạ tầng viễn thông, nâng cấp, tăng tốc độ đường truyền Internet giữa các cơ quan nhà nước từ tỉnh đến cấp huyện, cấp xã ít nhất từ 10Mb, đáp ứng yêu cầu trao đổi thông tin, liên thông đa chiều, đa cấp khi phần mềm được triển khai.

VNPT-iOffice ưu việt và an toàn

Theo các chuyên gia kỹ thuật, VNPT-iOffice là phần mềm được xây dựng trên nền tảng điện toán đám mây, an toàn bảo mật với chức năng mật khẩu xác thực một lần - OTP, chữ ký số, thông báo văn bản công việc đến qua SMS, email…, điều hành và quản lý mọi lúc, mọi nơi. Phần mềm cho phép cấu hình đa quy trình, phân công, phân quyền sử dụng đến từng cá nhân một cách khoa học, hợp lý; cho phép thiết lập người sử dụng với nhiều vai trò khác nhau; liên thông văn bản 4 cấp từ Văn phòng Chính phủ xuống UBND tỉnh, huyện, xã; giám sát quy trình luân chuyển văn bản 3 cấp: Tỉnh, huyện, xã. Các chức năng phần mềm phong phú, đơn giản, dễ sử dụng, tích hợp chức năng điều hành, quản lý lịch họp và lịch công tác…. vì vậy sẽ giúp các cơ quan nhà nước thực hiện hóa các mục tiêu xây dựng một văn phòng điện tử không giấy tờ.

Phan mem VNPT – iOffice duoc trien khai rong rai o nhieu tinh thanh - Anh 1

Khi VNPT-iOffice được ứng dụng và triển khai sử dung tại tỉnh Tuyên Quang, Anh Lê Anh Sơn, Bí thư Đoàn khối Doanh nghiệp tỉnh cho biết: nắm bắt được tính ưu việt của phần mềm VNPT-iOffice, Đoàn Khối Doanh nghiệp tỉnh đã phối hợp với Trung tâm Kinh doanh VNPT - Tuyên Quang nhanh chóng đưa phần mềm sử dụng thử nghiệm trong tháng 5 và chính thức triển khai ứng dụng đến các cơ sở đoàn trực thuộc từ tháng 6-2016 đến nay. Hiện tất cả số văn bản đến, văn bản đi, các chỉ đạo của Ban chấp hành Đoàn khối Doanh nghiệp tỉnh đều được quét và đưa vào phần mềm hệ thống sau đó chuyển đến địa chỉ của từng đơn vị, cá nhân trực thuộc đoàn khối có liên quan để triển khai công việc ngay trong ngày. Từ khi thực hiện điều hành, chỉ đạo công việc qua phần mềm này, mọi thao tác liên quan đến văn bản đều được xử lý trên mạng, không còn qua phương pháp thủ công như trước đây. Vì vậy, Đoàn khối Doanh nghiệp tỉnh không chỉ tiết kiệm được nhân lực, chi phí văn phòng phẩm mà quan trọng hơn là thời gian xử lý công việc được nhanh hơn. Cán bộ, công chức, viên chức chủ động trong công việc, công tác lưu trữ được khoa học, việc tra cứu văn bản trong hệ thống nhanh và thuận lợi hơn.

Được triển khai rộng rãi ở nhiều tỉnh, thành

Để tạo môi trường làm việc điện tử, nhanh chóng, chính xác, tiết kiệm thời gian và tiết kiệm chi phí văn phòng phẩm; đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin (CNTT) trong hoạt động cơ quan Nhà nước, trong năm 2015 và đầu năm 2016, UBND nhiều tỉnh, thành phố như Cao Bằng, Ninh Bình, Tuyên Quang, Hà Giang, Quảng Bình, Bắc Giang… đã quyết liệt chỉ đạo các sở, ngành, đơn vị trong tỉnh, thành phố triển khai phầm mềm Quản lý văn bản điều hành VNPT-iOffice. Đến nay, nhiều đơn vị đã triển khai, áp dụng và mang lại hiểu quả thiết thực trong công việc quản lý và điều hành cho đơn vị mình.

Theo y kiến của các đơn vị hành chính trên đia bàn tỉnh Kiên Giang, việc đẩy mạnh các ứng dụng CNTT của VNPT Kiên Giang, giúp họ cải thiện rất nhiều trong hoạt động quản lý, điều hành và mang lại hiệu quả thiết thực cho các đơn vị, thay vì theo phương pháp truyền thống là văn thư nhận văn bản, trình ký lãnh đạo duyệt rồi mới photo, phát hành, qua rất nhiều khâu, mất nhiều thời gian và tốn nhiều giấy mực lẫn yêu cầu về thiết bị photo, máy in,…

Phan mem VNPT – iOffice duoc trien khai rong rai o nhieu tinh thanh - Anh 2

Ban đầu, VNPT Kiên Giang triển khai thí điểm phần mềm VNPT-iOffice cho 6 đơn vị. Qua năm 2016, đơn vị bắt đầu triển khai rộng phần mềm này cho các Sở, Ngành, UBND các huyện, thành phố và hiện đã có 1.070 tài khoản người dùng đăng ký sử dụng, với 160.108 lượt đăng nhập, đã xử lý 19.741 công văn đến và 8.795 công văn đi, cũng như thực hiện luân chuyển 136.704 lần để chỉ đạo xử lý văn bản đến.

Với phần mềm VNPT-iOffice, đã giúp cho đội ngũ cán bộ công chức của tỉnh Kiên Giang làm việc chuyên nghiệp và năng động hơn, góp phần thúc đẩy công tác cải cách hành chính và từng bước thay đổi lề lối làm việc của cán bộ công chức trong tỉnh.

Trong những năm qua, VNPT đã đẩy mạnh ứng dụng CNTT trong hoạt động của các cơ quan quản lý Nhà nước, trong các lĩnh vực chủ chốt như Y tế, Giáo dục… đã góp phần hữu hiệu thúc đẩy phát triển KT-XH, nâng cao hiệu quả và hiệu lực quản lý Nhà nước của các cơ quan, bộ, ngành, qua đó góp phần cải thiện không nhỏ chất lượng cuộc sống toàn dân… Cùng năng lực sẵn có, thế mạnh từ cơ sở hạ tầng tân tiến, hiện đại, cũng như hệ thống những giải pháp VT-CNTT không ngừng được nâng cấp, phát triển, Công nghệ VNPT nói riêng, Tập đoàn VNPT nói chung luôn khẳng định rõ vị thế đi đầu trong phát triển công nghệ: “Góp phần thay đổi cuộc sống - Thúc đẩy phát triển KT-XH”…

P.V