Nhiều cơ quan Nhà nước đang triển khai mô hình văn phòng không giấy tờ

Tiết kiệm, Hiệu quả và Chuyên nghiệp

Với định hướng của Chính phủ, nhiều cơ quan nhà nước và các bộ ngành tại các tỉnh thành trên cả nước đã đưa vào sử dụng Hệ thống phần mềm Quản lý văn bản và điều hành để hình thành mô hình văn phòng điện tử không giấy tờ. Phần mềm này cho phép các cơ quan tổ chức quản lý thông tin nội bộ hiệu quả, trao đổi dữ liệu và chia sẻ thông tin một cách dễ dàng đồng thời tiết kiệm thời gian, chi phí, nhân lực cho việc in ấn, lưu trữ, chuyển phát văn bản theo như cách thức thủ công trước kia.

Chị Dung, nhân viên tại UBND huyện Nam Trực, Nam Định cho biết phần mềm này đã giúp chị thực hiện công việc hiệu quả và năng suất hơn rất nhiều. Nếu như trước kia, khi nhận được một văn bản, chị phải thực hiện vào số văn bản, sau đó chuyển phát tới đơn vị theo đường bưu điện, khá mất thời gian. Từ khi sử dụng phần mềm này, khi muốn chuyển văn bản đi, tất cả những gì chị cần làm là tích chọn nơi nhận trên hệ thống.

Còn anh Nguyễn Văn Sinh, Chánh văn phòng UBND huyện Nam Trực, Nam Định thì cho biết với phần mềm này anh có thể chủ động hơn nhiều trong việc nhắc nhở các đơn vị xử lý văn bản. Nếu như trước đây sau khi công văn giấy được gửi đi, việc đơn vị xử lý như thế nào quản lý rất kém hiệu quả. Tuy nhiên hiện tại anh có thể ngồi tại văn phòng và kiểm tra được ai đã nhận công văn, ai đã đọc và ai đã xử lý văn bản đó.

Ngoài tác động chung, phần mềm Quản lý văn bản và điều hành còn mang lại nhiều lợi ích cho từng vị trí công việc. Đối với lãnh đạo cơ quan, phần mềm giúp quản lý công việc một cách rõ ràng, minh bạch, mọi lúc mọi nơi; nắm bắt đầy đủ thông tin, đưa ra quyết định chính xác tạo môi trường làm việc dân chủ, trao đổi công khai. Đối với các chuyên viên, phần mềm giúp dễ dàng quản lý, tìm kiếm tra cứu các văn bản liên quan đến công việc đang xử lý; nắm bắt nhanh chóng công việc được giao; báo cáo công việc kịp thời; dễ dàng sắp xếp công việc cá nhân; Tra cứu, điều hành văn bản trên các thiết bị cầm tay thông minh như điện thoại, máy tính bảng... Đối với văn thư, giúp phân phối văn bản nhanh và đơn giản, không phải photo, in ấn, đi lại nhiều lần; dễ dàng quản lý, tra cứu thông tin, tìm kiếm bản gốc nhanh chóng; truyền đạt các thông báo, chỉ thị của lãnh đạo tới các đơn vị nhanh chóng, kịp thời...

Ông Ngô Hữu Thệ, Chủ tịch UBND huyện Chợ Gạo, Tiền Giang cho biết sau khi đưa và sử phần mềm này đã làm thay đổi một cách căn bản lề lối làm việc của cán bộ công chức từ trước tới nay. Vừa nâng cao ý thức trách nhiệm của cán bộ vừa nâng cao tính hiệu quả, chuyên nghiệp trong xử lý công việc.

Gần 50 tỉnh thành phố trên cả nước đang dùng phần mềm của VNPT

Là một trong những doanh nghiệp chủ lực trong lĩnh vực VT-CNTT, VNPT đã nhanh chóng xây dựng và triển khai phần mềm quản lý văn bản và điều hành VNPT iOffice để góp phần hiện thực hóa mục tiêu xây dựng văn phòng không giấy tờ. Ngoài tính năng về nghiệp vụ quản lý, phần mềm VNPT iOffice còn được đánh giá cao với khả năng đáp ứng yêu cầu liên thông các cấp. Phần mềm hiện có thể liên thông 4 cấp chính quyền, từ cấp xã phường tới quận huyện, tỉnh thành phố và các cơ quan chính phủ.

Ngoài đảm bảo các tính năng theo yêu cầu của khách hàng, phần mềm còn hỗ trợ chạy trên nhiều thiết bị đầu cuối khác nhau, từ máy tính cá nhân tới các thiết bị di động như máy tính bảng, smartphone, mang lại tính chủ động và linh hoạt cho người sử dụng.

Một trong những điểm nổi bật nữa của VNPT iOffice là được xây dựng trên nền tảng điện toán đám mây, đáp ứng các yêu cầu cao về bảo mật, các tiêu chuẩn, yêu cầu của cơ quan nhà nước về công tác văn thư lưu trữ, đảm bảo tính chính xác và độ tin cậy; giao diện thân thiện với người dùng.

Với những ưu thế vượt trội kể trên, hiện VNPT iOffice đang được gần 50 UBND tỉnh thành phố với 1.400 UBND phường, xã, thị trấn trên cả nước tin dùng. Trong đó có nhiều khách hàng lớn như Văn phòng quốc hội, Văn phòng Chính phủ, Văn phòng TW Đảng, Trung Ương hội Phụ nữ Việt Nam, Bộ Xây dựng. Vừa qua, VNPT đã thực hiện kết nối, liên thông thành công hệ thống Quản lý văn bản với Bộ Xây dựng và 10 tỉnh thành trên cả nước (Tiền Giang, Hà Giang, Nam Định, Sơn La, Cao Bằng, Phú Thọ, Lào Cai, Sóc Trăng, Tuyên Quang, Ninh Bình).

Ông Trần Thanh Đức, Phó chủ tịch UBND Tiền Giang cho biết: “Tiền Giang đã triển khai phần mềm quản lý điều hành văn bản VNPT iOffice và hiện xem đây như một công cụ điều hành cán bộ công chức. Hiện tại Tiền Giang đã có khoảng 18.000 công chức, viên chức tại 1.000 cơ quan đơn vị sử dụng phần mềm này cho công việc hàng ngày. Phần mềm đã liên thông được cả 3 cấp, từ cấp xã phường, tới cấp huyện và các cơ quan ban ngành cấp tỉnh.”

Cùng với giải pháp này, VNPT hiện còn có nhiều dịch vụ, giải pháp khác cho chính phủ điện tử như kênh truyền số liệu chuyên dùng, Giải pháp một cửa liên thông VNPT iGate, VNPT Meeting…., góp phần từng bước hoàn thành cách mảnh ghép trong bức tranh về chính quyền điện tử tại Việt Nam.

Hoàng Vũ