Thay vì quản lý những tập hồ sơ giấy cồng kềnh, lo lắng về việc bảo quản, thất thoát và khi cần kiểm tra hay cập nhật thông tin phải tìm kiếm phức tạp thì nay chỉ cần một cú click chuột trên màn hình vi tính, lãnh đạo các cơ quan, đơn vị đã có đầy đủ thông tin về cán bộ, công chức, viên chức (CBCCVC) cần tìm kiếm thông qua “hồ sơ điện tử” - phần mềm quản lý hệ thống thông tin CBCCVC.

Khi ho so dien tu len 'san' - Anh 1

Hồ sơ điện tử góp phần giúp các cơ quan, đơn vị quản lý thông tin CBCCVC nhanh gọn, chính xác, khoa học.

Là một trong những đơn vị được chọn áp dụng thí điểm phần mềm từ tháng 7/2015, anh Dương Văn Tuấn – Chánh Văn phòng Sở TT&TT, người trực tiếp thực hiện phần mềm, cho biết: Việc ứng dụng phần mềm đã giúp cơ quan theo dõi tốt quá trình công tác của mỗi CBCCVC từ ngày vào cơ quan cho đến lúc nghỉ hưu như: quá trình công tác, đào tạo, bồi dưỡng, lương, khen thưởng - kỷ luật, điều động, luân chuyển, bổ nhiệm… Qua đó, giúp việc quản lý hồ sơ CBCCVC khoa học, hiệu quả hơn và bảo đảm tính chính xác, giảm chi phí, thời gian, công sức, thuận tiện trong việc tra cứu tìm kiếm hồ sơ CBCCVC mọi lúc, mọi nơi. Còn chị Hoàng Thị Thơ - công chức văn phòng UBND xã Cẩm Hà (Cẩm Xuyên) chia sẻ: “Bên cạnh mang đến hiệu quả tích cực trong quản lý hồ sơ, thông tin CBCCVC, việc sử dụng phần mềm còn giúp tôi nâng cao kỹ năng sử dụng tin học trong làm việc, giao dịch”.

Hà Tĩnh là một trong 4 tỉnh/thành của cả nước (cùng với Bắc Giang, Đà Nẵng, Cần Thơ) được hưởng lợi từ dự án tăng cường tác động cải cách hành chính tỉnh Hà Tĩnh do tổ chức Liên hợp quốc (UNDP tài trợ). Phần mềm bắt đầu đưa vào khai thác từ tháng 7/2015, với 4 đơn vị (Sở NN&PTNT, Sở Nội vụ, Sở TT&TT, UBND thị xã Hồng Lĩnh) và 6 xã, phường thuộc TX Hồng Lĩnh) đã được chọn thí điểm. Sau quá trình thí điểm, từ tháng 9/2015, BQL dự án đã phối hợp với Sở Nội vụ tổ chức nhân rộng phần mềm đến các đơn vị, địa phương trong tỉnh.

Tính đến ngày 15/8/2016, đã có 35.271 hồ sơ CBCCVC và người lao động thuộc 20 sở, ban, ngành; 13 huyện/thị/thành; 262 xã/phường/thị trấn và 7 đơn vị sự nghiệp trên toàn tỉnh được cập nhật, quản lý và khai thác trên phần mềm, đạt tỷ lệ 100%. Các thông tin chung của cá nhân được đơn vị, địa phương cập nhật hoàn thiện đến 90%. Qua đó, giúp cơ quan quản lý nhà nước theo dõi, quản lý đội ngũ cán bộ, công chức hiệu quả, thiết thực, nhằm góp phần xây dựng đội ngũ CBCCVC đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ trong giai đoạn mới.

Tuy nhiên, bên cạnh những hiệu quả mang lại, thì hiện nay, việc sử dụng phần mềm vẫn còn một số tồn tại như: việc tiếp cận và khai thác công nghệ thông tin của một số công chức xã còn hạn chế; việc khai thác ứng dụng của phần mềm chưa được thường xuyên; tình trạng cập nhật diễn biến tiền lương cũng như một số thông tin khác còn chậm. Bên cạnh đó, khi áp dụng tại Hà Tĩnh, phần mềm đã nảy sinh một số tồn tại như cập nhật quá trình công tác của các tổ chức đoàn thể thiếu cụ thể; chưa tách biệt được nội dung về danh hiệu thi đua và hình thức khen thưởng.

Trước thực trạng đó, để phát huy tối đa ứng dụng phần mềm, thời gian qua, Sở Nội vụ đã tổ chức 11 lớp tập huấn với sự tham gia của gần 500 học viên. Đồng thời, các đơn vị chưa khai thác hiệu quả phần mềm nếu có nguyện vọng muốn đào tạo lại hay hướng dẫn thêm thì có thể liên hệ Sở Nội vụ để được giải đáp, hướng dẫn. “Những hạn chế của phần mềm khi áp dụng tại Hà Tĩnh được phát hiện đến nay đã được khắc phục hoàn toàn, tính hoàn thiện của phần mềm tăng lên đáng kể. Phần mềm quản lý hồ sơ CBCCVC được chỉnh sửa, chuyển giao đã đáp ứng theo thiết kế kỹ thuật của dự án, đáp ứng đầy đủ các tiêu chuẩn theo quy định của Bộ TT&TT và đáp ứng các quy định đặc thù về công tác quản lý hồ sơ CBCCVC của tỉnh”, anh Trần Ngọc Nam - Phó Trưởng phòng Cải cách hành chính (Sở Nội vụ) cho biết.

Việc sử dụng, vận hành phần mềm quản lý CBCCVC thành công góp phần rất lớn trong công tác quản lý cơ sở dữ liệu và thông tin của CBCCVC trên toàn tỉnh theo hướng hiệu quả, khoa học và hiện đại. Hồ sơ điện tử sẽ thay thế bộ hồ sơ giấy, giúp công tác quản lý CBCCVC từng đơn vị, địa phương khách quan, kịp thời, chính xác; việc tra cứu, khai thác thông tin cũng nhanh gọn, khoa học hơn. Vì vậy, hơn hết, những người lãnh đạo cơ quan, đơn vị hoặc người chịu trách nhiệm quản lý phần mềm cần tích cực tiếp thu ứng dụng công nghệ thông tin, phát huy tối đa tiện ích vốn có. Đó cũng chính là góp phần nâng cao công tác cải cách hành chính tại đơn vị mình.

Thu Hà