Truyền thông hợp nhất, hay còn được gọi là dịch vụ tin nhắn hợp nhất (UM) là một thuật ngữ mới trong ngành CNTT, nhưng thực sự thì nó là gì?
Trong một số trường hợp, câu trả lời tùy thuộc vào người bạn hỏi là ai; các nhà cung cấp sẽ có xu hướng đưa ra câu trả lời xoay quanh những gì mà họ đang muốn bán cho bạn. Nhưng đa số các định nghĩa đều cho rằng truyền thông hợp nhất UC chỉ khả năng tích hợp nhiều công nghệ truyền thông bao gồm thoại (voicemail), email, fax, tin nhắn nhanh (IM) và hội nghị truyền hình (videoconfering) vào một thiết bị hay sử dụng một giao diện người dùng chung duy nhất.
Hiện nay, có khá nhiều cách để triển khai một giải pháp truyền thông hợp nhất tại công ty của bạn. Ở hình thức đơn giản nhất, nó sẽ cung cấp cho người dùng khả năng truy cập vào tài khoản fax và hộp thư thoại thông qua tài khoản email của họ. Ở mức độ phức tạp hơn ta có những tính năng cao cấp hơn như khả năng đọc email cho bạn qua điện thoại, cũng như trả lời email, tin nhắn nhanh, fax hay tin nhắn thoại bằng chính giọng nói của bạn.
VoIP không thực sự cần thiết đối với triển khai hệ thống truyền thông hợp nhất, thay vì vậy bạn có thể dùng một hệ thống điện thoại thông thường. Tuy nhiên, mọi việc sẽ dễ dàng hơn nhiều nếu có VoIP. Lý do là VoIP đã bao gồm các cơ cấu chuyển tiếp thư thoại vào email, chức năng Tìm Tôi và Theo Tôi (Find Me Follow Me-FMFM), và các chức năng khác sử dụng trong hệ thống UC. Thêm vào đó, bạn sẽ có thể dễ dàng mở rộng hệ thống và tích hợp hệ thống UC trên nền VoIP tốt hơn là dựa vào dịch vụ điện thoại truyền thống.
Việc kết hợp các phương thức truyền thông không đồng bộ như kết hợp email với một phương thức truyền thông theo thời gian thực như điện tín thực sự tiềm ẩn nhiều thách thức. Tuy nhiên, nó sẽ giúp cho người dùng có được sự linh hoạt và cho phép mỗi phương thức có thể nhận, xử lý, và gửi tin nhắn đi một cách tối ưu nhất.
Sử dụng UC trong môi trường doanh nghiệp
Không quá ngạc nhiên khi UC đã tiến sâu vào trong môi trường doanh nghiệp lớn hơn là giới các doanh nghiệp vừa và nhỏ. Mặc dù nó làm cho mọi thứ trở nên dễ dàng hơn, giảm chi phí hoạt động, bảo dưỡng và tổng chi phí nói chung nhưng việc triển khai bước đầu có thể là hơi quá sức và phức tạp đối với những doanh nghiệp nhỏ. Tuy nhiên, khi môi trường cạnh tranh ngày càng tăng lên và chi phí cho các thiết bị UC cũng giảm đi thì hệ thống UC trên nền VoIP đã bắt đầu được nhiều doanh nghiệp vừa và nhỏ để mắt đến.
Một số tính năng tiêu chuẩn của một hệ thống UC có thể làm tăng đáng kể năng suất lao đông, nhất là đối với các công ty phải phụ thuộc nhiều vào các liên lạc hàng ngày với khách hàng, đối tác, nhà cung cấp và trong nội bộ công ty. Một hệ thống UC có thể mang lại cho người dùng những khả năng như:
Có thể sử dụng một thiết bị và giao diện sử dụng chung cho cả email, tin nhắn thoại, fax,..
Đặt ưu tiên cho các tin nhắn hoặc người gọi đến do đó người dùng có thể nhận được những tin nhắn có mức độ ưu tiên cao do đó có thể quyết định hành động nhanh chóng hơn. Trả lời một tin nhắn mà không phải thoát khỏi hệ thống, hoặc chuyển tiếp một tin nhắn cho ai đó chi trong khi vẫn đang thực hiện cuộc gọi. Gửi tin nhắn thoại như là một file đính kèm trong email, bao gồm cả việc thiết lập chế độ tự động chuyển tiếp để trợ lý hay các nhân vật có liên quan khác luôn luôn có thể nhận được một bản copy của tin nhắn đó. Gửi tin nhắn đến nhiều người chỉ bằng một cuộc điện thoại Sử dụng công nghệ text-to-speech (đọc văn bản) để đọc tin nhắn cho người nghe qua điện thoại Trả lời email bằng cách đọc nội dung cần gửi qua điện thoại Lấy thông tin về tin fax mới qua điện thoại Xem tin fax qua email tại bất kỳ một máy tin hay thiết bị di động nào. Chuyển tiếp tin nhắn qua fax dưới dạng tin đính kèm trong email Tự động thông báo tin nhăn thoại mới, email mới và tin fax mới qua máy nhắn tin hoặc điện thoại di động.