Theo đó, mỗi cơ sở giáo dục phải thiết lập hệ thống thư điện tử có cấu trúc theo mẫu chung, đồng thời cung cấp miễn phí hộp thư điện tử cho các đơn vị trực thuộc, cán bộ, giảng viên, sinh viên, học viên cao học, nghiên cứu sinh...
Thông qua hệ thống thư này, trong công tác đào tạo, các đơn vị trực thuộc cơ sở giáo dục đại học gửi các thông tin, thông báo, tài liệu cho giảng viên, người học có liên quan; trao đổi thông tin giữa giảng viên và người học; thăm dò, lấy ý kiến về chương trình đào tạo và các nội dung hoạt động khác sau khi người học tốt nghiệp.
Đối với trang thông tin điện tử của cơ sở giáo dục đại học, Bộ GD – ĐT nhìn nhận đây là tiêu chí quan trọng để tự thể hiện năng lực, trách nhiệm công khai thông tin của cơ sở giáo dục đại học đối với xã hội và phải chịu trách nhiệm trước pháp luật (thông tin trên trang thông tin điện tử của cơ sở giáo dục đại học có giá trị pháp lý).
Theo quy định, nội dung thông tin trên website bao gồm: thông tin về tổ chức hành chính; thông tin về công tác đào tạo; tra cứu thông tin thi và kết quả học tập của sinh viên; trang thông tin thi và tuyển sinh; thông tin về thư viện sách và thư viện học liệu điện tử...
Đặc biệt, phần thông tin tư vấn hỗ trợ học tập và sinh hoạt sẽ tư vấn hỗ trợ việc làm, tư vấn hướng nghiệp; học bổng, tín dụng vay vốn và các dịch vụ hỗ trợ khác cho sinh viên; giải đáp theo yêu cầu của sinh viên về các vấn đề có liên quan đến cơ sở giáo dục đại học.
Việc triển khai hệ thống email theo tên miền của các trường để cung cấp cho tất cả sinh viên và cán bộ quản lý của trường đã từng được yêu cầu trong Chỉ thị về các nhiệm vụ trọng tâm của giáo dục đại học, năm học 2008 – 2009. Khi đó, Bộ trưởng Nguyễn Thiện Nhân đã yêu cầu hoàn thành cơ bản việc này trước 31/10/2008.
Tuy nhiên, đến nay, hầu hết sinh viên đều vẫn phải sử dụng các hình thức thư điện tử miễn phí theo tên miền của các nhà cung cấp dịch vụ nước ngoài như Yahoo hay Google.
K.H