Lưu trữ hồ sơ tài liệu ngành đường sắt - Một đề án cần được nhân rộng

Vừa qua, tại Đà Nẵng, Tổng công ty ĐSVN đã tổ chức hội nghị tổng kết công tác văn phòng 3 năm 2006- 2009. “Kinh nghiệm tổ chức quản lý hồ sơ hoàn công và nộp lưu hồ sơ hoàn công các công trình XDCB về lưu trữ Văn phòng Tổng công ty” của Ban QLDA ĐSKV2 là một trong những đề tài xuất sắc có thể nhân rộng “biện pháp” hữu hiệu này trong toàn ngành”. Như nhận xét của một chuyên gia đầu ngành ĐSVN… Tầm quan trọng và sự cần thiết phải lập, lưu trữ bảo quản hồ sơ hoàn công Kể từ khi Pháp lệnh lưu trữ quốc gia có hiệu lực thi hành từ ngày 1/7/2001, do tính chất và tầm quan trọng của nó mà tài liệu lưu trữ trở thành công việc không thể thiếu được của mỗi đơn vị trong một ngành. Bà Trần Thị Khánh- Phụ trách phòng nhân chính, Ban QLDAĐSKV2 cho biết, hồ sơ hoàn công là một bộ phận không thể thiếu được trong công tác quản lý thực hiện một công trình hay một dự án. Bởi vì nó sẽ mô tả được toàn bộ quá trình thực hiện đầu tư một dự án từ chi tiết đến tổng thể. Ví dụ: hầm Hải Vân được xây dựng thời Pháp thuộc mà hiện nay đã qua khai thác trên 100 năm nhưng hồ sơ hoàn công vẫn còn lưu trữ tại Viện lưu trữ Quốc gia. Đó sẽ là những thông tin quý giá khi quản lý sửa chữa công trình. Công tác quản lý và những kinh nghiệm Công tác lập, quản lý hồ sơ hoàn công các công trình xây dựng được Ban 2 tiến hành thực hiện song song và đồng bộ quá trình quản lý chất lượng xây dựng công trình. Anh Nguyễn Văn Dưỡng- Phòng nhân chính Ban 2 bày tỏ, đứng trước tình hình chung của công tác quản lý xây dựng, qua quá trình thực hiện đổi mới việc giám sát chất lượng công trình, với các dự án đang được triển khai thực hiện, để ngày càng chặt chẽ, đồng bộ, đầy đủ hơn, lãnh đạo Ban 2 đã thành lập tổ soạn thảo văn bản của phòng kỹ thuật nghiên cứu, rà soát, lập các danh mục quản lý hạng mục xây dựng, hồ sơ hoàn công. Kết quả đã xây dựng được tập “Hướng dẫn nội dung danh mục hồ sơ hoàn công công trình xây dựng”, thông báo rộng rãi đến các đơn vị nhà thầu xây lắp, các đối tác đang thực hiện các dự án xây dựng trong khu vực quản lý của Ban để áp dụng cụ thể tại các công trình đang được xây dựng. Nội dung trong tập hướng dẫn này bao gồm: Một là, danh mục tiến hành thực hiện công tác kiểm tra, giám sát chất lượng của các hạng công trình xây dựng về các dự án “Cầu, đường, kiến trúc, cống, hầm, đường sắt, bền vững cơ sở hạ tầng, thông tin tín hiệu, điện, xây dựng dân dụng…”. Hai là, mẫu biên bản nghiệm thu công việc, thiết kế, hoàn thành… và các mẫu thanh toán khối lượng, xử lý thi công được xây dựng trên cơ sở của các mẫu được ban hành theo Nghị định số 209/CP, Quyết định số 41/2006/QĐ-BXD về việc ban hành TCXDVN 371- 2006 của Bộ Xây dựng- Nghiệm thu chất lượng thi công công trình xây dựng của Bộ Xây dựng, Quyết định số 2578/QĐ/1998/GTVT-CGĐ của Bộ trưởng Bộ GTVT về việc ban hành nội dung danh mục hồ sơ hoàn công công trình GT cầu, đuờng bộ. Ba là, mẫu bảng tên, bìa hồ sơ hoàn công kèm theo danh mục hồ sơ, tài liệu hoàn thành hạng mục, công trình xây dựng. Bên cạnh đó, lãnh đạo Ban 2 có chủ trương lập lại các mẫu: Nhật ký công trình, nhật ký thi công cọc khoan nhồi, nhật ký đóng cọc BTCT, nhật ký thi công dầm thép. Các nhật ký này được ban hành rộng rãi kèm theo hướng dẫn việc ghi chép đảm bảo theo tiến trình theo dõi, quản lý chất lượng kỹ thuật xây dựng, giám sát tiến độ thi công… của các công trình. Kho lưu trữ hồ sơ được anh em trong Ban 2 xem như là một “thư viện sách”. Bà “chủ thư viện” Lâm Thị Bích Nga tâm sự, kho lưu trữ của Ban 2 là “thư viện” đầu tiên trong toàn ngành Đường sắt, do Giám đốc Đặng Sỹ Mạnh đề xuất, kiến nghị và tạo dựng nên. Bắt đầu hình thành từ tháng 2/2009 đến tháng 8/2009 hoàn thành với 120m giá tài liệu. Ban 2 hợp đồng với Trung tâm lưu trữ thành phố 7 người, làm việc trong 6 tháng, phối hợp với nhân viên Ban 2 (5 người) lập 1 tổ sắp xếp tài liệu từ năm 1988 cho đến nay. Thủ tục giống như một thư viện, có quy định kho lưu trữ như thế nào, người mượn như thế nào. Ban 2 trang bị đầy đủ bình cứu hỏa và đúng theo định kỳ là phun thuốc, diệt mối mọt. Rất quan tâm đến việc “điều tiết” kho lưu trữ sao cho nhanh chóng, thuận tiện, hiệu quả tối ưu nhất, sau khi “thư viện” đi vào hoạt động, Giám đốc Ban 2 đã cử “bà chủ thư viện” Lâm Thị Bích Nga học lớp nâng cao văn thư lưu trữ do Trung tâm dịch vụ chuyển giao công nghệ văn thư lưu trữ quốc gia tổ chức tại TP Hồ Chí Minh.