Theo đó, các sở, ban ngành của thành phố như: Sở Xây dựng, Sở Giao thông Vận tải, Sở VH-TT&DL, Sở Y tế, Công ty Điện lực Hà Nội… đang khẩn trương thực hiện các nhiệm vụ hậu cần, vật chất cho hội nghị. Trong thời gian diễn ra hội nghị, các đơn vị sẽ đảm bảo cung cấp đủ điện, nước sạch, đảm bảo giao thông thuận tiện và các tuyến phố đều được chỉnh trang cho phong quang, sạch đẹp, đảm bảo mỹ quan, môi trường đô thị; công tác y tế, đảm bảo vệ sinh an toàn thực phẩm được thực hiện nghiêm ngặt.
Đây là một trong những hoạt động lớn của Thủ đô trong năm 2010, nhằm khẳng định vai trò, nâng cao vị thế của Hà Nội; qua đó thể hiện hình ảnh đất nước Việt Nam thân ái, mến khách, năng động trong vai trò là nước Chủ tịch ASEAN.