Doanh nghiệp bạn đã biết cách đòi nợ?

Chuyện là công ty tôi có khách hàng nợ gần 1 tỷ, quá thời hạn thanh toán 2 - 3 tháng mà vẫn không chịu trả. Vì là chỗ quen biết nên sếp tôi nghĩ chỉ cần nhắc khéo là có thể lấy được tiền. Nào ngờ càng quen biết, người ta lại càng “cù nhầy”. Năm lần bảy lượt, sếp tôi nhắc khéo và gửi cả thư thông báo, nhưng khách hàng – con nợ vẫn cố tình làm lơ. Vì mối quan hệ thân tình, sếp tôi không muốn trực tiếp làm lớn chuyện mà ủy quyền cho kế toán giải quyết việc này. Và không biết chị Hải (kế toán công ty tôi) đã làm cách nào mà chỉ sau 2 lần gặp, bên công ty khách đã gửi gần 1 tỷ vào tài khoản công ty tôi, thanh toán hết số tiền đang nợ. Sếp tôi hỏi làm thế nào lấy được nợ nhanh như thế, chị Hải nửa đùa nửa thật: “Em đã tham gia khóa học nghệ thuật đòi nợ cho doanh nghiệp đó sếp”... Thực tế, việc nợ đọng của doanh nghiệp là điều không thể tránh khỏi. Và việc đòi nợ cho doanh nghiệp là cả nghệ thuật mà không phải công ty nào cũng biết cách ứng dụng. Các chuyên gia tư vấn tài chính chuyên nghiệp đã nghiên cứu và rút ra một số cách thức quan trọng, giúp doanh nghiệp lấy được nợ mà không làm mất lòng khách hàng. Đòi nợ phải bắt đầu từ lúc cho vay Đây là quy tắc quan trọng nhất mà các công ty cần phải biết để áp dụng. Đơn giản là khi bán hàng nợ, bạn vẫn chưa có được người khách hàng đó. Người đó chỉ trở thành khách hàng của bạn khi nào anh ta trả tiền. Vì vậy, cần phải bắt đầu thu nợ từ khi bạn cho nợ và luôn luôn kiểm soát quá trình này. Hãy so sánh với việc bạn cho người nào đó vay tiền: rõ ràng là bạn không thể cho một người mới quen vay rồi. Đầu tiên bạn phải tìm hiểu xem anh ta là ai, vay tiền để làm gì và có khả năng trả lại không. Tùy thuộc vào số tiền mà bạn có thể chỉ lấy giấy biên nhận hoặc đòi đặt cọc. Và bạn kiểm soát người đó đến chừng nào anh ta trả hết nợ. Chẳng hạn, nếu anh ta bắt đầu tránh mặt, bạn sẽ tìm đến địa chỉ người thân của anh ta hoặc dùng cách khác nữa. Điều này là rất hợp lý. Và đối với cả một tổ chức cũng vậy. Phân loại khách hàng để thu nợ Chủ doanh nghiệp nên chia khách hàng thành hai nhóm theo tiêu chí: quan trọng và có thể chấm dứt hợp tác. Đối với nhóm khách hàng quan trọng, nhiệm vụ của bạn là thu nợ nhưng hãy cố gắng để không làm mất lòng họ. Nhưng đối với nhóm còn lại, bạn phải cứng rắn và cương quyết thực hiện nhiệm vụ của mình. Chia quy trình đòi nợ thành các giai đoạn Mỗi công ty có một cách đòi nợ khác nhau, nhưng tất cả đều được xây dựng theo một sơ đồ giống nhau. Các nhà tư vấn khuyên doanh nghiệp nên chia quá trình này làm 3 giai đoạn: lần nhắc nhở đầu tiên, lần nhắc nhở nghiêm khắc thứ 2 và cuối cùng là yêu cầu trả tiền. Sau đó, có thể có những giai đoạn khác, nhưng việc giải quyết lúc này đã thuộc về các luật sư. Và, mỗi một giai đoạn cũng cần cho khách hàng thời gian nhất định. Ví dụ, thời hạn để nhắc nhở lần đầu là 1 tuần. Bạn có thể gọi điện thoại nhắc khách hàng, nhưng cách hiệu quả nhất là gửi thư trực tiếp tới bạn nợ. Hãy gửi tới khách hàng một bức thư ngắn gọn, càng đúng tên tuổi càng tốt; và hãy nhớ sử dụng động từ trong khi viết thư, để khiến khách hàng thấy sự nghiêm trọng của tình trạng nợ nần và kích động họ trả nợ. Chọn người đòi nợ Chọn người đòi nợ cho doanh nghiệp cũng thật quan trọng. Trường hợp công ty tôi đã chứng minh điều này. Không phải ai cũng có khả năng đòi nợ, nên chủ doanh nghiệp phải chọn người phù hợp nhất trong số nhân viên để tới gặp khách hàng. Người đó có thể thuộc bộ phận kế toán hoặc một nhân viên có mối quan hệ tốt nhất với khách hàng. Và anh/ chị ta phải biết cách vận dụng linh hoạt các cách đòi nợ với từng đối tượng cụ thể. Chuyển từ đòi nợ sang hợp tác Nếu khách hàng có thể trả nợ nhưng cố tình “làm khó” thì bạn hãy vận dụng những cách thu nợ trên. Nhưng nếu khách hàng đang thật sự gặp khó khăn về tài chính, không thể trả nợ được dù rất muốn, bạn có thể chuyển sang hình thức hợp tác. Có nghĩa là, bạn có các mối quan hệ và bạn biết rằng công ty này không thể bán được hàng, trong khi có người đang cần mặt hàng đó, thì hãy làm người trung gian. Nói đơn giản hơn là nếu con nợ của bạn đang thất nghiệp thì hãy giúp anh ta tìm được việc làm. Và theo thống kê, cách đòi nợ mềm dẻo này có thể cải thiện tình hình thanh toán lên khoảng 30%. Nếu bạn hoàn thiện hệ thống này, phân nhóm khách hàng chuẩn, không cho phép khách hàng chơi trò lạm dụng vốn thì bạn có thể đạt tới 95% các khoản nợ được thực hiện, không muộn hơn trong vòng 1 tháng kể từ ngày gửi phiếu đòi tiền. Dạ Thy