Trước đó, tại Đà Nẵng đã diễn ra hội nghị Bộ trưởng Ngoại giao ASEAN
Theo Bộ Ngoại giao, về công tác bảo vệ, đã được Ban Tổ chức phối hợp triển khai trên quy mô lớn, với mức độ bảo vệ ở mức cao nhất để bảo đảm an ninh tuyệt đối cho hội nghị và các đại biểu trong suốt thời gian tham dự hội nghị với sự huy động tối đa các lực lượng, phương tiện bảo đảm an ninh, an toàn tại Trung tâm Hội nghị, các khách sạn; bảo đảm giao thông, phòng ngừa các sự cố cháy, nổ, mất điện, nước cho đến việc bảo đảm an toàn vùng biển, vùng trời, biên giới và an toàn y tế.
Đây là Hội nghị cấp cao đầu tiên trong năm Chủ tịch 2010 của Việt Nam, là dịp để Việt Nam và ASEAN tiếp tục triển khai thực hiện Hiến chương ASEAN, đưa hiến chương đi vào cuộc sống, hướng tới việc hình thành Cộng đồng ASEAN vào năm 2015. Đây cũng là dịp để ta đề cao hình ảnh Việt Nam trong vai trò Chủ tịch ASEAN và cũng là cơ hội quảng bá về đất nước, con người và tiềm năng phát triển của Việt Nam. Bộ Ngoại giao cho biết, dự kiến trong dịp Hội nghị cấp cao lần thứ 16 sẽ có sự tham dự của khoảng trên 1.000 đại biểu, bao gồm những người đứng đầu Nhà nước, Chính phủ các nước ASEAN và phu nhân, phu quân, các Bộ trưởng trụ cột các cộng đồng ASEAN, Tổng thư ký ASEAN, đoàn ngoại giao tại Hà Nội, đại biểu các nước ASEAN và phóng viên báo chí quốc tế. Do tầm quan trọng của Hội nghị cấp cao lần này, chúng ta đã xác định rõ quyết tâm tổ chức thành công hội nghị, cụ thể: Triển khai tốt công tác tổ chức, điều hành hội nghị, tạo dấu ấn Việt Nam cả về nội dung, tổ chức, lễ tân, hậu cần và an ninh, y tế phục vụ hội nghị, phù hợp với thông lệ ASEAN.
Cho đến nay, về cơ bản, tất cả các công việc chuẩn bị liên quan đã hoàn tất về nội dung. Dự kiến ngoài Tuyên bố của Chủ tịch Hội nghị, sẽ có hai văn kiện do ta đề xuất là “Tuyên bố về phục hồi và phát triển bền vững” và “Tuyên bố về ứng phó với biến đổi khí hậu”. Tại Hội nghị cấp cao ASEAN 16, những người đứng đầu Nhà nước, Chính phủ ASEAN sẽ dành thời gian thảo luận nhiều vấn đề quan trọng và cấp bách đối với hiệp hội, trong đó có việc thực hiện Hiến chương và Lộ trình xây dựng Cộng đồng ASEAN; kết nối ASEAN; phục hồi và phát triển bền vững; biến đổi khí hậu và những thách thức toàn cầu khác; tình hình khu vực và quốc tế...
Với phương châm trọng thị, chu đáo, an toàn, tiết kiệm và phù hợp với thông lệ ASEAN, công tác lễ tân, hậu cần được chuẩn bị rất kỹ với những đề án lễ tân chi tiết cho từng hoạt động của hội nghị; huy động được 125 tình nguyện viên, 88 sĩ quan liên lạc phục vụ hội nghị. Chúng ta đã tổ chức đón và làm việc với đoàn tiền trạm các nước ASEAN từ 10 - 12-3, thông báo sơ bộ với các nước về chương trình HNCC 16, khảo sát thực tế tại Trung tâm Hội nghị Quốc gia, khách sạn và sân bay, cơ bản thống nhất với các nước thành viên ASEAN về công tác tổ chức Hội nghị cấp cao 16. Các bộ, ngành và TP. Hà Nội đã thống nhất về việc phối hợp, triển khai hiệu quả các vấn đề liên quan, quán triệt yêu cầu phối hợp đồng bộ, nhịp nhàng của nhiều cơ quan, đơn vị. Một trong những điểm mới trong việc tổ chức các sự kiện trong năm Chủ tịch ASEAN 2010 này là các đơn vị liên quan đã tích cực áp dụng công nghệ thông tin trong việc đăng ký đại biểu, xây dựng được phần mềm lưu trữ số liệu đăng ký các đại biểu cũng như phóng viên báo chí để sử dụng cho các hội nghị khác nhau trong cả năm, giảm tải nhiều việc đăng ký đại biểu và cấp phát thẻ. Về thông tin - tuyên truyền, những thông tin về Hội nghị cấp cao ASEAN 16 đã được phổ biến rộng trên các website và các báo đài Trung ương, địa phương. Theo kế hoạch, Đài truyền hình Trung ương sẽ truyền hình trực tiếp Lễ khai mạc hội nghị.
Với vai trò Chủ tịch, cho đến nay Việt Nam đã thống nhất với các nước về công tác tổ chức Hội nghị cấp cao ASEAN 16, thu xếp bố trí đầy đủ cơ sở vật chất phục vụ hội nghị như nơi họp, xe ôtô, bố trí chu đáo nơi ăn nghỉ của các đại biểu tham dự hội nghị.