Có thể kể ra những ưu điểm mà Office 2010 đem lại cho người làm việc văn phòng như giảm thiểu được nhiều chi phí đi lại; Hỗ trợ việc tìm kiếm và chia sẻ thông tin, chuyên môn dễ dàng và nhanh chóng hơn; Thay thế được hệ thống tổng đài PBX truyền thống; Giảm chi phí từ việc phải trang bị những công cụ phần cứng và phần mềm đắt tiền từ các hãng thứ ba; Giảm chi phí lưu trữ và băng thông khi biến e-mail trở thành một công cụ làm việc cộng tác chủ chốt…
Giảm bớt được thời gian xử lý công việc
Với office 2010, thay vì sử dụng e-mail là phương tiện chủ yếu, nhiều người có thể làm việc trên cùng 1 tài liệu cùng lúc trong nhiều ứng dụng khác nhau trong bộ Office 2010 (như Word, PowerPoint, oneNote và Excel). Nếu bạn là chủ nhân của tài liệu, bạn có thể phân quyền cho ai được phép chỉnh sửa phần nào trên tài liệu của mình. Đây là chức năng mới “Co-authoring” trên Word 2010.
Mô tả tính năng cụ thể:
- Cho phép nhiều người cùng truy cập vào một Server document cùng 1 thời điểm làm việc trên những phần khác nhau của cùng 1 tài liệu
Bạn có thể thấy được tình trạng hiện thời của tài liệu với ai là người đang truy cập và họ đang chỉnh sửa phần nào của tài liệu từ đó có thể: Gọi điện thoại qua VoIP hoặc thực hiện một tin nhắn tức thì (IM) cho ai đó chỉ với 1 cú click chuột ngay trong tài liệu (yêu cầu phải cài đặt Communicator và Office Communication Server) hoặc khóa 1 đoạn văn bản để chỉ 1 người sửa vào cùng 1 thời điểm.
- Tài liệu cũng sẽ không tự động cập nhật thay đổi và các tác giả sau khi đã hoàn tất việc chỉnh sửa sẽ tiến hành đồng bộ thủ công để tránh sự phân tâm trong lúc soạn thảo.
- Bạn cũng có thể quyết định hạn chế số lượng người tham gia chỉnh sửa tài liệu một cách cụ thể, cho toàn bộ tài liệu hay chỉ cho từng phần nhất định
Ghi chú bổ sung
Chức năng co-authoring cũng có trên PowerPoint 2010 nhưng không hỗ trợ hiển thị thông tin về những người đang truy cập tài liệu.
Co-authoring cũng chạy được trên oneNote 2010 (và cả oneNote 2007) khi bạn tiến hành chia sẽ NoteBooks nhưng 1) chỉ có tên của các tác giả khác xuất hiện mà không có biểu tượng về tình trạng; 2) những thay đổi sẽ được cập nhật một cách tự động và gần như là “real time”.
Khả năng chia sẻ 1 ứng dụng
Người dùng sẽ không cần phải tốn thêm chi phí trang bị những công cụ đắt tiền và thời gian lắp đặt công phu mà vẫn có thể chia sẻ ứng dụng với những người khác dễ dàng.
Mô tả tính năng cụ thể:
Bạn có thể chia sẻ ứng dụng với vài cú click chuột
- Thông qua chức năng Backstage view mới của các ứng dụng Office 2010
- Thông qua Office Communicator 2010
Người xem sẽ có thể xem rõ ràng các ứng dụng mà bạn đang chia sẻ và những thay đổi mà bạn đang thực hiện
Lợi ích:
Không cần phải trang bị những công cụ đặc biệt. Điều này giúp
- Tiết kiệm chi phí
- Tránh được những vấn đề liên quan đến tương thích
Giảm bớt được thời gian setup hệ thống phức tạp
Cho phép các đồng nghiệp thấy được rõ ràng các tài liệu mà mình đang trình bày để tránh hiểu nhầm thông tin
Ghi chú bổ sung:
Để làm được bạn cần phải có OCS và SharePoint Server
Kiểm soát được e-mail và lịch làm việc
Outlook 2010 được tích hợp rất nhiều tính năng mới nhằm giúp mọi người kết nối được với nhau và tổ chức được thông tin một cách khoa học. Outlook 2010 được thiết kế giúp người dùng tiết kiệm được thêm thời gian và gửi đúng thông điệp cho đúng người nhận.
Mailtips
Mô tả tính năng cụ thể:
- Cảnh báo khi bạn dự định gửi 1 e-mail cho một nhóm hay một người bên ngoài công ty, hoặc cho một nhóm người rất lớn hoặc cho ai đó đang không ở văn phòng
- Bộ phận IT có thể định nghĩa lại MailTip tùy thuộc vào tình hình thực tế hoạt động của đơn vị mình
Lợi ích:
- Giảm đi số lượng e-mail dư thừa từ những cảnh báo vì ai đó không thể trả lời e-mail
- Tránh việc gửi đi những thông tin không đúng cho một nhóm người rất lớn
- Bảo vệ sở hữu trí tuệ hoặc thông tin khi gửi ra khỏi phạm vi doanh nghiệp
Custom Actions
Mô tả tính năng cụ thể:
- Tận dụng ưu điểm của những hành động thông dụng cho những lệnh hoặc cú click chuột khác nhau như forward 1 thư đến nhóm trong khi gắn thêm 1 tác vụ, điền thêm một ghi chú trong 1 thư mục và trả lời, tổ chức một cuộc họp nhóm hoặc nhiều hơn thế nữa…
Lợi ích:
- Tiết kiệm thời gian thao tác trong hộp inbox hoặc calendar bằng cách giảm số lượng click chuột cho các hành động
- Tránh tìm kiếm các lệnh bằng cách giữ những lệnh ưa thích ở ngay trung tâm và nhóm chúng lại với nhau.
Hiền Mai
