90% tài liệu quan trọng của cơ quan nhà nước chưa được số hóa

Tùy theo từng loại tài liệu sẽ được "số hóa" bằng thiết bị phù hợp. Ảnh: N.Đ.

Theo thông tin được ông Nguyễn Hùng Sơn, Tổng Giám đốc Công ty FSI đưa ra tại hội thảo “Giải pháp số hóa trong chính quyền điện tử và văn phòng điện tử” diễn ra tại Hà Nội ngày 20/4, tại các cơ quan nhà nước, hiện có đến 90% thông tin quan trọng được thể hiện trên giấy và chủ yếu được lưu trữ theo phương pháp truyền thống là để trên các giá kệ, kho lưu trữ.

Thực tế trên đang gây khó khăn trong công tác tìm kiếm, khai thác tài liệu dẫn tới việc ảnh hưởng đến kết quả công việc. Tài liệu có thể bị hư hỏng do các yếu tố khách quan như nhiệt độ, độ ẩm, côn trùng, nấm mốc.

Bên cạnh đó, ông Nguyễn Hùng Sơn nhận định trong khối doanh nghiệp cũng có đến 80% đang quản lý tài liệu theo hình thức thủ công, gây tốn chi phí địa điểm, nhân sự để bảo quản tài liệu.

“Ước tính một nhân viên tốn đến 30-40% thời gian để tìm thông tin, 67% dữ liệu bị mất liên quan đến việc tìm kiếm và sử dụng tài liệu”, ông Sơn cho hay.

Đặt trong thực tế nói trên, việc giải bài toán bằng giải pháp số hóa tài liệu chuyên nghiệp đang được đặt ra cấp bách, nhất là trong bối cảnh các doanh nghiệp đang dẩy mạnh năng lực cạnh tranh như hiện nay.

Đối với các cơ quan nhà nước, thực hiện Nghị quyết 36a của Chính phủ về Chính phủ điện tử, Quyết định số 714 của Thủ tướng Chính phủ, hiện nay các cơ quan nhà nước cũng đẩy mạnh xây dựng cơ sở dữ liệu dùng chung (như về dân cư, bảo hiểm, đăng ký kinh doanh…) và cơ sở dữ liệu chuyên ngành (cơ sở dữ liệu về tài nguyên môi trường, người có công…).

“Đặc biệt trong đối tượng doanh nghiệp, áp lực cạnh tranh trong thời đại số, áp lực từ việc nâng cao chất lượng đáp ứng nhu cầu của khách hàng, nâng cao doanh thu, tiết kiệm chi phí để gia tăng lợi nhuận cũng đang đẩy mạnh số hóa tài liệu”, ông Sơn cho hay.

Số hóa tài liệu về bản chất là hình thức chuyển đổi các dữ liệu truyền thống bên ngoài thành dạng dữ liệu số mà máy tính có thể hiểu được thông qua việc ứng dụng phần mềm.

Lấy ví dụ với công nghệ của FSI, quy trình số hóa tài liệu được thực hiện khép kín thông qua phần nền tảng phần mềm số hóa dữ liệu Docpro do chính công ty này phát triển.

Phần mềm áp dụng công nghệ nhận dạng ký tự quang học (OCR), bóc tách thông tin tự động giúp giảm thiểu nhân lực và thời gian thực hiện. Bên cạnh đó, phần mềm sử dụng các công cụ kiểm soát, đối chiếu dữ liệu gốc và dữ liệu số hóa tại tất cả các khâu, giúp đảm bảo độ chính xác của dữ liệu đầu ra. Đáng chú ý, dữ liệu số hóa có thể kết xuất ra nhiều định dạng, dễ tích hợp với các hệ thống cơ sở dữ liệu và phần mềm khác.

Tài liệu sẽ được thực hiện trên các loại máy quét khác nhau như máy quét tự động cho bàn giấy thông thường khổ A4 – A0; máy quét phẳng cho tài liệu mỏng, giấy rách; máy quét A4-A0 cho tài liệu dạng quyển hoặc tài liệu không tháo gáy… Với những tài liệu chuyên biệt như film ảnh, hộ chiếu sẽ được thực hiện quét trên máy chuyên dụng.

Nguyên Đức