Microsoft Word (MS Word) là một trong những ứng dụng văn phòng được sử dụng nhiều nhất nhưng không phải người dùng nào cũng biết hết các tính năng của nó. Bài viết này sẽ tổng hợp mốt số mẹo giúp ích cho người dùng khi thao tác trên MS Word.

Bên cạnh hệ điều hành Windows, phần mềm nổi tiếng và được sử dụng nhiều nhất của Microsoft có lẽ là MS Word. Kể từ khi ra mắt vào tháng 10/1983, hầu như MS đã xuất hiện trong tất cả các văn phòng hay gia đình sử dụng máy tính.

MS Word được tích hợp nhiều tính năng giúp quá trình xử lý văn bản trở nên dễ dàng và thuận tiện. Mặc dù vậy, không phải ai cũng có thể sử dụng nó sao cho hợp lý và tận dụng được hết tính năng của phần mềm này. Bài viết dưới đây sẽ trang bị cho người dùng một số kiến thức bổ ích khi sử dụng MS Word.

1. Thêm nhanh ngày hoặc giờ hiện tại

8 meo giup ban tro thanh cao thu Microsoft Word - Anh 1

Giống như Excel, các bạn cũng không cần phải xem đồng hồ hay xem lịch rồi gõ tay vào văn bản như vẫn thường làm. MS Word có hỗ trợ phím tắt giúp bạn chèn ngay giờ hoặc ngày hiện tại vào văn bản bằng tổ hợp phím: Shift + Alt + D để chèn ngày hiện tại và Shift + Alt + T để chèn giờ hiện tại.

2. Chụp ảnh màn hình trên máy tính và chèn ảnh này vào văn bản

8 meo giup ban tro thanh cao thu Microsoft Word - Anh 2

Theo cách thủ công, các bạn sẽ phải bấm nút Print Screen trên bàn phím để chụp ảnh toàn bộ màn hình, sau đó mở một ứng dụng sửa ảnh và bấm Ctrl + V để dán ảnh chụp màn hình vào rồi cắt cúp cho đẹp sau đó xuất ra hình để chèn vào MS Word.

Quá dài dòng, MS Word 2013 có hỗ trợ các bạn chèn nhanh hình ảnh hiện tại của 1 cửa sổ ứng dụng đang chạy trên máy vào văn bản, cách làm như sau: Chọn thẻ Insert > ScreenShot > Chọn 1 cửa sổ mà bạn muốn chụp. Lập tức hình ảnh mà bạn chọn sẽ được chèn ngay vào văn bản.

3. Chỉnh sửa file PDF

Thông thường, các phần mềm xem file PDF thông dụng như Adobe Acrobat Reader hay Foxit Reader chỉ cho phép các bạn xem nội dung file PDF, vậy muốn chỉnh sửa nội dung của chúng thì sao?

Đơn giản, chỉ cần mở file đó bằng MS Word 2013 và chỉnh sửa nó như một văn bản MS Word bình thường.

4. Kiểm tra khả năng tương thích ngược với các phiên bản MS Word cũ

8 meo giup ban tro thanh cao thu Microsoft Word - Anh 3

Để chắc chắn rằng văn bản của các bạn không bị lỗi font hay không thể xem được trên các máy cài Word phiên bản cũ hơn, hãy mở thẻ File > Info và chọn Check Compatibility trong mục Inspect Document.

5. Dịch toàn bộ văn bản bằng Bing Translator

8 meo giup ban tro thanh cao thu Microsoft Word - Anh 4

MS Word được tích hợp sẵn bộ công cụ dịch tự động của Bing, dù Google Translate vẫn tốt hơn, nhưng nếu các bạn cần dịch nhanh 1 văn bản Word để đọc qua thì Bing cũng tương đối tốt. Điều quan trọng là các bạn không cần phải copy nội dung sang trình duyệt để dịch mà có thể dùng trực tiếp trên Word 2013 bằng cách chọn thẻ Review > Translate > Translate Document.

6. Chuyển đổi nhanh cả một đoạn văn từ chữ viết thường sang chữ viết IN HOA

8 meo giup ban tro thanh cao thu Microsoft Word - Anh 5

Chắc chắn đã có lúc, bạn gõ xong cả 1 đoạn văn bản dài ngoằng, nhưng khi đọc lại yêu cầu thì họ lại muốn phải viết hoa toàn bộ những dòng này, với hầu hết người sử dụng Word không chuyên thì cách làm là xóa đi bật Caps Lock và gõ lại.

Nhưng MS Word có 1 cách nhanh hơn rất nhiều lần đó là bôi đen đoạn văn bản và bấm Shift + F3. Phần mềm sẽ tự chuyển đổi giữa chữ thường/CHỮ HOA/Chỉ Viết Hoa Chữ Đầu.

7. Ẩn nội dung trong văn bản bí mật

8 meo giup ban tro thanh cao thu Microsoft Word - Anh 6

Với các phiên bản MS Word trước đây, người ta thường biến đoạn văn bản muốn ẩn thành font chữ màu trắng để che giấu nó. Nhưng cách đó quá cổ điển và dễ bị phát giác chỉ bằng cách bôi đen văn bản, đồng thời vị trí đó cũng sẽ xuất hiện 1 khoảng trắng bất thường khiến trẻ con cũng phải nghi ngờ.

Để ẩn nội dung văn bản cao siêu hơn, các bạn hãy bôi đen đoạn văn bản đó và nhấn Ctrl + D, sau đó tích vào nút Hidden như trong hình. Đoạn văn bản đó sẽ biến mất không để lại dấu vết.

8. Bắt đầu gõ văn bản từ bất kì vị trí nào trong trang

Rất nhiều người trong số các bạn sẽ cười nhếch mép vì chỉ cần đặt con trỏ đến dòng mình muốn rồi ấn nút cách cho đến khi con trỏ ở vị trí mình muốn là được, quá đơn giản.

Nhưng chắc ít bạn biết rằng, chỉ cần nhấp đúp chuột vào vị trí mong muốn là con trỏ sẽ được đặt ở đúng vị trí và Word sẽ tự thêm khoảng trắng cho các bạn.

Lê Kha (tổng hợp)